Suốt loạt bài mua hàng, mỗi lần cần thêm tính năng — so sánh RFQ, quy tắc tái đặt — ta lại bật một công tắc đâu đó. "Đâu đó" chính là màn hình Cài đặt của app Mua hàng. Hiểu bảng công tắc này, bạn quyết định quy trình mua của mình chặt chẽ (phải duyệt, khoá đơn) hay thoáng, nhanh — thay vì để mặc định.
Vào Mua hàng → Cấu hình → Cài đặt. Đi lần lượt từng khối.
Khối "Đơn hàng" — kiểm soát ai được mua, mua rồi có sửa được không
Hình 1: Khối Đơn hàng. Vài công tắc đáng để ý: Phê duyệt đơn mua hàng (đơn quá một mức tiền phải có sếp duyệt — chặn chi lố), Khoá đơn hàng đã xác nhận (đơn đã chốt thì không sửa lén được nữa), Nhắc nhở nhận hàng (đã bật — tự nhắc nhà cung cấp về ngày giao), và Hợp đồng mua hàng (đã bật) với mục con Đơn mua hàng dự trù — chính là tính năng "liên kết các RFQ với nhau và so sánh chúng" đã dùng ở bài so sánh báo giá.
Với công ty lớn, bật Phê duyệt rất đáng: nhân viên đặt hàng to phải qua sếp. Quán nhỏ một người thì để tắt cho nhanh.
Khối "Xuất hoá đơn" — và một tính năng chỉ có ở bản trả phí
Hình 2: Khối Xuất hóa đơn có Đối chiếu 3 bước — tự động chặn trả tiền cho hàng chưa nhận (nhắc lại bài ba khớp). Nhưng để ý nhãn tím Doanh nghiệp: đây là tính năng chỉ có ở bản Enterprise. Bản Community kiểm ba khớp bằng mắt được, nhưng không tự chặn. Phía dưới, khối Sản phẩm (Biến thể, Đơn vị tính & bao bì — đang bật) và khối Logistics (Dropship — nhờ nhà cung cấp giao thẳng cho khách; MTO — mua theo đơn bán).
Community hay Enterprise — nhìn nhãn mà biết
Như bên app Bán hàng, nhiều ô ở đây gắn nhãn "Doanh nghiệp" (Enterprise) — bật cũng không dùng được trong Community. Cách phân biệt vẫn thế:
- Không nhãn → dùng được ngay (phê duyệt, khoá đơn, hợp đồng mua, nhắc nhận hàng...).
- Nhãn "Doanh nghiệp" → cần bản trả phí (đối chiếu 3 bước tự động...).
Biết trước để không đi tìm một nút không có trong bản mình dùng.
Vài công tắc đáng cân nhắc
- Phê duyệt đơn mua: thêm một lớp kiểm soát chi tiêu; đặt ngưỡng tiền để chỉ đơn lớn mới phải duyệt.
- Khoá đơn đã xác nhận: tránh sửa lén giá/số lượng sau khi chốt với nhà cung cấp.
- Hợp đồng mua hàng: mở tính năng thoả thuận khung và so sánh RFQ — hữu ích khi mua thường xuyên nhiều nơi.
- Nhắc nhở nhận hàng: tự nhắc nhà cung cấp, đỡ phải gọi điện hỏi "hàng tới đâu rồi".
Nhớ ba ý
- Màn Cài đặt của app Mua hàng là bảng công tắc — bật/tắt để quy trình mua khớp cách bạn muốn kiểm soát.
- Vài công tắc quan trọng: Phê duyệt (kiểm chi), Khoá đơn (chống sửa lén), Hợp đồng mua (so sánh RFQ), Nhắc nhận hàng.
- Nhãn "Doanh nghiệp" = Enterprise; Community không dùng được những ô đó — nhìn nhãn để khỏi mất công.
Đến đây ta đã đi trọn hai app lớn — Bán hàng và Mua hàng. Phần 87 mở sang trái tim của luồng hàng: app Kho vận (Inventory) — kho, vị trí và "operation" là gì.
