Bán hàng thì ai cũng để ý doanh thu, nhưng tiền chi ra mua hàng lại hay bị lơ là — trong khi đó chính là chỗ dễ rò rỉ. Cuối tháng ngồi cộng tay từng đơn mua để biết "mua của ai nhiều nhất, tốn bao nhiêu" thì vừa lâu vừa dễ sót.
Odoo gom sẵn mọi đơn mua vào màn hình báo cáo mua hàng, nơi bạn xoay số liệu theo nhà cung cấp, sản phẩm, thời gian — giống hệt báo cáo bán hàng nhưng nhìn từ phía chi tiền. Bài này đi từ số 0.
Mở báo cáo mua hàng
Vào Mua hàng → Báo cáo → Mua hàng. Odoo mở màn Phân tích mua hàng, cũng hai công cụ quen thuộc:
- Chỉ số (đo gì): tổng tiền chi, số lượng đặt...
- Nhóm theo (chia theo chiều nào): theo nhà cung cấp, theo sản phẩm, theo tháng.
Góc nhìn 1: Biểu đồ — chi cho nhà cung cấp nào nhiều nhất?
Chọn chế độ biểu đồ, nhóm theo Nhà cung cấp, đo bằng Tổng (tiền chi):
Hình 1: Biểu đồ cột, nhóm theo Nhà cung cấp, chỉ số Tổng (tiền chi mua). Hai cột rõ ràng: Nông trại Cà Phê Đắk Lắk cao hơn (khoảng 65 triệu) và Công ty Cà Phê Tây Nguyên (khoảng 59 triệu). Nhìn phát biết ngay tháng này tiền chảy về Đắk Lắk nhiều hơn — hữu ích khi thương lượng chiết khấu: nơi mình mua nhiều thì có quyền đòi giá tốt.
Góc nhìn 2: Bảng pivot — con số chính xác
Chuyển sang pivot để lấy số cụ thể:
Hình 2: Bảng pivot cùng dữ liệu. Con số biết nói: tổng chi mua trong kỳ là 124.400.000 qua 3 đơn. Trong đó Nông trại Cà Phê Đắk Lắk 65.400.000 (2 đơn) và Công ty Cà Phê Tây Nguyên 59.000.000 (1 đơn). Cột "Số tập dữ liệu" đếm số đơn — Đắk Lắk 2 đơn nên tổng nhiều hơn dù mỗi đơn không hẳn to hơn.
Cùng một mớ dữ liệu, đổi cách nhìn: biểu đồ để so nhanh, pivot để lấy số chính xác đưa vào báo cáo.
Xoay theo chiều khác
Không chỉ theo nhà cung cấp. Đổi Nhóm theo sang Sản phẩm là biết mặt hàng nào ngốn tiền nhất (cà phê hạt hay ly giấy); nhóm theo tháng là thấy chi tiêu tăng giảm theo mùa. Chỉ một mớ đơn mua, vô số góc nhìn — không nhập lại gì.
Vài mẹo cho người mới
- Báo cáo chỉ tính đơn đã xác nhận, không tính yêu cầu báo giá còn nháp — nên con số phản ánh cam kết mua thật.
- "Số tập dữ liệu" là số đơn, không phải số tiền — đừng nhầm hai cột. Mua nhiều đơn nhỏ vẫn có thể tốn ít hơn một đơn to.
- Nhóm nhiều tầng: theo nhà cung cấp rồi theo sản phẩm để biết mỗi nơi mình mua chủ yếu mặt hàng gì.
- So với bán hàng: đặt báo cáo mua cạnh báo cáo bán là thấy ngay lời/lỗ thô của từng mặt hàng.
Nhớ ba ý
- Báo cáo mua hàng xoay số theo Chỉ số (đo gì) và Nhóm theo (chia chiều nào) — biết chi bao nhiêu, mua của ai, tốn nhất ở đâu.
- Biểu đồ để so nhanh, pivot để lấy số chính xác — cùng một dữ liệu, hai cách nhìn.
- Chỉ tính đơn đã xác nhận; "số tập dữ liệu" là số đơn, khác với số tiền.
Đi hết app Mua hàng, giờ nhìn lại phần thiết lập: chỉnh quy trình mua cho khớp cách vận hành. Phần 86 sẽ xem cấu hình quy trình mua hàng trong Odoo.
