Nhập 500kg Robusta về, kiểm hàng phát hiện 50kg bị mốc. Không thể để hàng lỗi nằm trong kho — phải trả lại nhà cung cấp. Về mặt hệ thống, việc này giống hệt khi khách trả hàng cho mình, chỉ đảo chiều: lần này mình trả cho nhà cung cấp, hàng đi ra khỏi kho ngược hướng đã nhập.
Bài này làm từ số 0, ngay trên lô Robusta đã nhận ở các bài trước.
Bước 1: Mở phiếu nhập và bấm "Trả hàng"
Vào đúng phiếu nhập kho đã hoàn tất (WH/IN/00004 — lô 500kg Robusta từ Nông trại Cà Phê Đắk Lắk), bấm nút Trả hàng. Một cửa sổ hiện ra:
Hình 1: Cửa sổ Trả hàng mở từ phiếu nhập. Nó liệt kê những gì đã nhận — Cà phê hạt Robusta 1kg. Bạn điền Số lượng cần trả vào cột giữa (ở đây là 50 kg mốc), rồi bấm Trả hàng. Có nút tắt Trả tất cả (trả nguyên lô). Cửa sổ y hệt khi trả hàng bên bán — Odoo dùng chung một cơ chế cho cả hai chiều.
Bước 2: Xác nhận phiếu trả
Odoo tạo một phiếu xuất kho để đưa 50kg đó ra khỏi kho, chuyển về nhà cung cấp. Xác nhận nó, phiếu chuyển Hoàn tất:
Hình 2: Phiếu WH/OUT/00006 — mã OUT vì hàng xuất khỏi kho (ngược với IN là nhập). Địa chỉ giao: Nông trại Cà Phê Đắk Lắk (trả về đúng nơi bán), ô Chứng từ gốc ghi "Return of WH/IN/00004" (trả từ phiếu nhập gốc). Dòng hàng Robusta 50 kg. Khi phiếu Hoàn tất, tồn kho Robusta tự giảm đúng 50 — số hàng lỗi rời kho, không còn tính là hàng bán được.
Vậy là phần kho xong: 50kg mốc đã ra khỏi kho, con số tồn phản ánh đúng lượng hàng tốt còn lại.
Còn phần tiền thì sao?
Trả hàng mới xử lý kho. Nếu bạn đã lập hoá đơn nhà cung cấp cho cả 500kg, thì trên giấy tờ bạn vẫn đang "nợ" tiền của 50kg đã trả. Để giảm khoản đó, nhà cung cấp sẽ phát hành (hoặc bạn ghi nhận) một giấy báo có — đúng như bên bán, nhưng ngược chiều: giảm công nợ phải trả thay vì phải thu.
Tách hai việc — kho và kế toán — giống hệt bài trả hàng phía khách: có khi chỉ cần trả kho (chưa lập hoá đơn), có khi cần cả hai.
Vài lưu ý cho người mới
- Luôn trả từ phiếu nhập gốc. Có "Chứng từ gốc" liên kết thì Odoo biết trả cho lô nào, nhà cung cấp nào; tạo phiếu xuất rời rạc là mất dấu.
- Trả đúng số lượng lỗi. Điền nhầm ở Hình 1 là tồn kho sai; đối chiếu với lượng thực trả.
- Hàng loại lưu kho mới có phiếu trả. Dịch vụ thì không có gì để trả về kho.
- Nếu đã lập hoá đơn, nhớ xử lý nốt phần công nợ bằng giấy báo có, đừng để "trả hàng rồi mà vẫn trả tiền đủ".
Nhớ ba ý
- Trả hàng nhà cung cấp = phiếu xuất kho ngược, đưa hàng lỗi ra khỏi kho về lại nơi bán.
- Tồn kho tự giảm đúng phần trả khi phiếu Hoàn tất — không phải sửa tay.
- Kho và tiền là hai việc tách biệt: trả hàng lo kho; nếu đã có hoá đơn thì cần thêm giấy báo có để giảm công nợ phải trả.
Đến đây bạn đã đi trọn app Mua hàng — từ hỏi giá, đặt, nhận, lập hoá đơn, tới trả hàng. Phần 85 sẽ nhìn lại bức tranh lớn: báo cáo mua hàng — mua của ai nhiều nhất, chi bao nhiêu.
