Đơn mua đã xác nhận, hàng cũng đã về kho. Giờ nhà cung cấp gửi hoá đơn đòi tiền 500kg Robusta. Bạn cần ghi vào hệ thống: "mình đang nợ Nông trại Cà Phê Đắk Lắk 60 triệu". Chứng từ làm việc đó gọi là hoá đơn nhà cung cấp (Vendor Bill) — nó là "anh em soi gương" của hoá đơn bán hàng: bên bán mình xuất hoá đơn đòi khách, bên mua mình nhận hoá đơn để trả nhà cung cấp.

Bài này lập một Vendor Bill từ đơn mua, từ số 0.

Bước 1: Tạo hoá đơn từ đơn mua

Mở đơn mua P00001 đã nhận hàng, bấm Tải lên hoá đơn mua hàng (hoặc nút tạo hoá đơn). Odoo dựng một hoá đơn nháp với đầy đủ thông tin bê từ đơn mua. Sau khi điền ngày hoá đơn và số hoá đơn của nhà cung cấp rồi vào sổ, ta được:

Hoá đơn mua hàng BILL/2026/09/0001 đã vào sổ, nhà cung cấp Nông trại Cà Phê Đắk Lắk, tham chiếu HĐ-DL-2026-0912, dòng Robusta 500kg 120.000, tổng 60.000.000, có nút Thanh toán

Hình 1: Hoá đơn mua hàng BILL/2026/09/0001 ở trạng thái Đã vào sổ. Nhà cung cấp: Nông trại Cà Phê Đắk Lắk (kèm địa chỉ). Ô Tham chiếu hoá đơn ghi HĐ-DL-2026-0912 — chính là số hoá đơn bên nhà cung cấp đánh, để hai bên đối chiếu. Dòng hàng Robusta 500kg × 120.000 = 60.000.000, Số tiền phải trả 60.000.000. Nút Thanh toán đã sẵn để ghi nhận khi bạn trả tiền. Chatter bên phải ghi rõ "created from: P00001".

Số BILL/... là Odoo tự đánh cho sổ của bạn, khác với Tham chiếu hoá đơn là số của nhà cung cấp. Hai số này phục vụ hai bên, đừng lẫn.

Bước 2: Nhìn lại đơn mua — mọi mảnh ghép đã đủ

Quay về đơn mua P00001, giờ nó mang đủ dấu vết của cả quy trình mua:

Đơn mua hàng P00001 với ba nút smart Hoá đơn mua hàng 1, So sánh giá, Phiếu nhập kho 1; dòng Robusta cột Đã nhận 500 và Đã thanh toán/lập hoá đơn 500

Hình 2: Đơn P00001 giờ có ba nút ở trên: Hoá đơn mua hàng 1 (hoá đơn vừa lập), So sánh giá (đối chiếu giá các nhà cung cấp), và Phiếu nhập kho 1 (phiếu nhận hàng ở bài trước). Trong bảng hàng, các cột đã đầy đủ: Đã nhận 500 và Đã lập hoá đơn 500. Chỉ nhìn đơn mua là biết trọn tình trạng: đã nhận đủ, đã lập hoá đơn đủ.

Vendor Bill khác gì hoá đơn bán?

Cùng là "hoá đơn", nhưng ngược chiều — đây là chỗ người mới hay rối:

  • Hoá đơn bán (Customer Invoice, INV): bạn đòi tiền khách. Là khoản phải thu.
  • Hoá đơn mua (Vendor Bill, BILL): nhà cung cấp đòi tiền bạn. Là khoản phải trả.

Cả hai đều là account.move trong Odoo, chỉ khác "loại". Chúng cùng có bước Nháp → Vào sổ và cùng dẫn tới bước Thanh toán. Vào sổ Vendor Bill nghĩa là công nợ phải trả của bạn tăng lên đúng 60 triệu.

Vì sao phải điền "ngày hoá đơn"?

Odoo bắt buộc điền Ngày hoá đơn mới cho vào sổ được — vì đó là mốc ghi nhận công nợ vào đúng kỳ kế toán. Nếu để trống, hệ thống chặn lại. Đây là chủ ý: một khoản nợ phải có ngày phát sinh rõ ràng, không lơ lửng.

Vài lưu ý cho người mới

  • Đối chiếu số lượng và giá trước khi vào sổ. Hoá đơn nhà cung cấp gửi có thể lệch với đơn mua (giao thiếu, đổi giá) — sửa cho khớp thực tế rồi mới vào sổ.
  • Ghi "Tham chiếu hoá đơn" (số của nhà cung cấp) để sau này tra cứu, khiếu nại dễ.
  • Vào sổ chưa phải trả tiền. Trạng thái thanh toán ban đầu là Chưa trả; trả tiền là bước Thanh toán riêng (bài sau).
  • Chính sách kiểm soát hoá đơn (theo đặt / theo nhận) quyết định được lập hoá đơn bao nhiêu — như bên bán.

Nhớ ba ý

  1. Vendor Bill ghi khoản phải trả nhà cung cấp, tạo thẳng từ đơn mua với thông tin bê sẵn.
  2. Số BILL của mình khác Tham chiếu hoá đơn của nhà cung cấp — hai số cho hai bên, dùng để đối chiếu.
  3. Bắt buộc điền ngày hoá đơn để vào sổ; vào sổ làm tăng công nợ phải trả, nhưng chưa phải là đã trả tiền.

Đến đây ta đã có đủ ba mảnh: đơn mua, phiếu nhận hàng, hoá đơn. Nhưng làm sao biết ba cái đó khớp nhau — mua 500, nhận 500, trả tiền 500 — mà không lẫn lộn? Phần 80 sẽ nói về "ba khớp" (3-way match): đơn mua – nhận hàng – hoá đơn.