Thực tế kinh doanh hiếm khi gọn gàng. Một khách doanh nghiệp thường có trụ sở ở trung tâm thành phố để nhận giấy tờ, nhưng kho hàng lại nằm ở ngoại ô để nhận hàng cồng kềnh. Khi bạn giao hàng, xe phải tới kho; khi bạn xuất hoá đơn, giấy tờ phải về phòng kế toán ở trụ sở. Một khách, nhưng hai — ba địa chỉ khác nhau cho các mục đích khác nhau.
Odoo giải quyết chuyện này rất gọn, và nó nối tiếp đúng khái niệm liên hệ con ở bài trước: một địa chỉ cũng chỉ là một liên hệ con của công ty, nhưng mang một loại đặc biệt.
Bốn loại khi thêm một liên hệ con
Mở hồ sơ một công ty, xuống tab Liên hệ, bấm Thêm Liên hệ. Một hộp thoại hiện ra, và điều quan trọng nằm ngay dòng đầu — bốn nút chọn loại:
Hình 2: Hộp thoại "Tạo Liên hệ" khi thêm một liên hệ con. Trên cùng là bốn lựa chọn: Liên hệ, Hóa đơn, Giao hàng, Khác. Chọn loại quyết định địa chỉ này được Odoo dùng vào việc gì.
Hiểu bốn loại này:
- Liên hệ: một con người — nhân viên, đầu mối. Đây là loại ta đã dùng ở bài trước (Sarah Nguyen, Trần Quốc Việt).
- Hóa đơn: địa chỉ xuất hoá đơn. Khi bạn lập hoá đơn cho khách này, Odoo tự điền địa chỉ này lên hoá đơn.
- Giao hàng: địa chỉ nhận hàng. Khi bạn giao hàng, phiếu giao và vận đơn dùng địa chỉ này.
- Khác: địa chỉ phụ không thuộc ba loại trên.
Chọn đúng loại là toàn bộ mấu chốt: Odoo tự chọn địa chỉ phù hợp cho từng chứng từ, bạn không phải nhớ hay gõ lại mỗi lần.
Kết quả: một công ty với đủ loại địa chỉ
Sau khi khai, hồ sơ công ty gom mọi địa chỉ lại một chỗ, mỗi loại một biểu tượng riêng:
Hình 1: Tab Liên hệ của "Global Tech Corp" sau khi thêm đủ. Thẻ Kho hàng Long Beach (biểu tượng xe tải) là địa chỉ giao hàng; thẻ Phòng Kế toán - Trụ sở (biểu tượng phong bì) là địa chỉ xuất hoá đơn; hai thẻ còn lại là người liên hệ. Biểu tượng khác nhau giúp nhìn là biết ngay loại nào.
Nhìn tấm hình này, bạn thấy toàn cảnh một khách hàng thực tế: trụ sở ở New York, kho nhận hàng ở Long Beach, hoá đơn về phòng kế toán, và hai người đầu mối. Tất cả nằm trong một hồ sơ công ty — không phân mảnh, không trùng lặp.
Vì sao điều này tiết kiệm rất nhiều về sau
Giá trị thật hiện ra khi bạn bắt đầu bán hàng. Lập một đơn bán cho Global Tech Corp, Odoo sẽ:
- Tự điền địa chỉ giao hàng là Kho hàng Long Beach vào phiếu giao.
- Tự điền địa chỉ hoá đơn là Phòng Kế toán - Trụ sở vào hoá đơn.
Bạn chỉ chọn khách hàng một lần; Odoo tự tách hai địa chỉ vào đúng chứng từ. Không có bước này, mỗi đơn hàng bạn lại phải gõ tay địa chỉ giao, địa chỉ nhận hoá đơn — vừa mất công vừa dễ sai, mà sai địa chỉ giao hàng là hàng đi lạc.
Mẹo cho người mới
Nếu khách của bạn chỉ có một địa chỉ duy nhất — như phần lớn khách lẻ — thì bạn không cần làm gì thêm: cứ điền địa chỉ ngay trên hồ sơ chính, Odoo dùng nó cho mọi việc. Chỉ khi khách thật sự có địa chỉ giao và địa chỉ hoá đơn khác nhau, bạn mới cần thêm các liên hệ con kiểu địa chỉ. Đừng phức tạp hoá khi chưa cần.
Tóm lại
- Một khách có thể có nhiều địa chỉ; mỗi địa chỉ là một liên hệ con mang loại riêng.
- Khi Thêm Liên hệ, chọn loại: Liên hệ (người), Hóa đơn (xuất hoá đơn), Giao hàng (nhận hàng), Khác.
- Odoo tự điền đúng địa chỉ vào từng chứng từ dựa trên loại — không phải gõ lại.
- Khách chỉ có một địa chỉ thì khỏi cần tách; chỉ dùng khi địa chỉ giao và hoá đơn khác nhau.
Ở phần 40 ta chuyển sang một cách sắp xếp danh bạ linh hoạt hơn cấu trúc cha–con: dùng Thẻ (tags) để dán nhãn và phân loại liên hệ — "VIP", "Nhà phân phối", "Khách miền Bắc" — rồi lọc tức thì theo nhãn.
