Ở phần trước ta đã thấy cái nút nhỏ trên đầu form liên hệ: Người hay Công ty. Nhìn thì tầm thường, nhưng chọn sai cái này là nguồn gốc của rất nhiều mớ dữ liệu lộn xộn sau vài tháng dùng. Bài này giải thích cho rõ hai loại khác nhau thế nào, và quan trọng hơn — cách chúng liên kết với nhau.
Hai loại liên hệ, hai vai khác nhau
- Công ty là một tổ chức: "Global Tech Corp", "Công ty TNHH ABC". Nó có mã số thuế, địa chỉ trụ sở, và có thể có nhiều người làm việc bên trong.
- Người (Cá nhân) là một con người cụ thể: "Trần Quốc Việt", "Sarah Nguyen". Một người thường thuộc về một công ty nào đó — họ là nhân viên, đầu mối, người ký hợp đồng.
Quy tắc đơn giản để không chọn nhầm: bạn ký hợp đồng, xuất hoá đơn cho ai? Nếu là pháp nhân (công ty mua hàng của bạn) thì tạo một Công ty. Nếu bạn bán lẻ cho một người tiêu dùng, thì tạo một Người đứng riêng. Còn người liên lạc cụ thể bên trong một công ty khách — như anh trưởng phòng mua hàng — thì họ là một Người gắn vào công ty đó, chứ không phải một bản ghi tách rời.
Công ty và các liên hệ con
Hãy mở một công ty ra xem. Đây là "Global Tech Corp" trong hệ thống của tôi, với hai nhân viên đã được gắn vào:
Hình 1: Form công ty "Global Tech Corp" (nút Công ty đang chọn). Ở tab Liên hệ phía dưới có hai thẻ — Sarah Nguyen (Kế toán trưởng) và Trần Quốc Việt (Giám đốc mua hàng) — đó là các liên hệ con thuộc công ty này. Nút Thêm Liên hệ cho gắn thêm người.
Đây là điểm mấu chốt: các nhân viên không phải bản ghi lơ lửng đâu đó. Họ nằm bên trong hồ sơ công ty, ở tab Liên hệ. Muốn thêm một người mới của công ty này, bạn bấm Thêm Liên hệ ngay tại đây — Odoo tự động điền công ty cha cho họ. Nhờ vậy, nhìn vào một công ty là thấy ngay ai là đầu mối nào.
Nhìn từ phía người: họ "thuộc về" công ty
Mở một trong hai nhân viên đó ra, ví dụ Trần Quốc Việt:
Hình 2: Form một cá nhân (nút Người đang chọn). Có ô Công ty ghi "Global Tech Corp", ô Địa chỉ công ty tự lấy theo trụ sở, và Vị trí công việc ghi "Giám đốc mua hàng". Thanh điều hướng trên cùng cũng ghi "Global Tech Corp, Trần Quốc Việt".
Nhìn form cá nhân, bạn thấy sự liên kết rõ ràng: ô Công ty trỏ về "Global Tech Corp", và địa chỉ được thừa kế từ công ty — bạn không phải gõ lại địa chỉ trụ sở cho từng nhân viên. Đây là lợi ích lớn của cấu trúc cha–con: sửa địa chỉ ở công ty một lần, mọi người thuộc công ty đó cập nhật theo.
Vì sao chọn nhầm loại lại tai hại
Giả sử bạn gõ tên một công ty nhưng để nhầm loại là Người. Trước mắt trông vẫn ổn. Nhưng:
- Bạn không gắn được nhân viên vào "công ty" đó, vì một Người không chứa liên hệ con.
- Khi nhân viên thật của họ liên lạc, bạn lại tạo một bản ghi mới — và giờ có hai bản ghi cho cùng một khách, doanh số bị chia đôi, báo cáo sai.
- Đổi loại về sau được, nhưng nếu đã lỡ tạo trùng thì phải đi gộp thủ công, mất công.
Vì thế, năm giây suy nghĩ "đây là tổ chức hay con người?" lúc tạo mới tiết kiệm cho bạn hàng giờ dọn dẹp sau này.
Tóm lại
- Công ty = tổ chức (có mã số thuế, chứa được nhiều người); Người = cá nhân, thường thuộc về một công ty.
- Nhân viên của một công ty là liên hệ con, gắn qua tab Liên hệ → Thêm Liên hệ trên hồ sơ công ty.
- Cá nhân thuộc công ty thừa kế địa chỉ từ công ty cha — sửa một nơi, cập nhật tất cả.
- Chọn đúng loại ngay từ đầu; chọn nhầm dễ sinh bản ghi trùng và báo cáo lệch.
Ở phần 39 ta đi sâu vào một loại liên hệ con đặc biệt: địa chỉ — địa chỉ giao hàng, địa chỉ xuất hoá đơn — để một khách có thể nhận hàng ở kho này nhưng nhận hoá đơn ở văn phòng khác.
