Ba bài vừa rồi ta dựng đủ ba chứng từ của một lần mua: đơn mua (đặt bao nhiêu), phiếu nhận hàng (thực nhận bao nhiêu), hoá đơn nhà cung cấp (bị đòi tiền bao nhiêu). Câu hỏi tiền tỷ: làm sao chắc ba con số đó khớp nhau?
Tình huống mất tiền kinh điển: bạn đặt 500kg, nhà cung cấp chỉ giao 480kg, nhưng hoá đơn lại ghi 500kg. Nếu kế toán trả theo hoá đơn, bạn mất tiền cho 20kg chưa hề nhận. Nguyên tắc "ba khớp" (3-way match) sinh ra để chặn đúng chỗ này: chỉ trả tiền cho phần đã đặt VÀ đã nhận.
Ba khớp là gì
"Ba" ở đây là ba chứng từ, "khớp" là số lượng phải trùng:
- Đơn mua — bạn cam kết mua bao nhiêu.
- Phiếu nhận hàng — kho thực nhận bao nhiêu.
- Hoá đơn nhà cung cấp — nhà cung cấp đòi tiền bao nhiêu.
Ba con số này lý tưởng phải bằng nhau. Lệch một cái là có chuyện: giao thiếu, đòi thừa, hoặc nhầm lẫn.
Đọc "ba khớp" ngay trên đơn mua
Điều hay là Odoo gom sẵn cả ba con số lên một dòng của đơn mua:
Hình 1: Đơn mua P00001. Nhìn dòng hàng Robusta, ba con số nằm cạnh nhau: Số lượng (đặt) 500, Đã nhận 500, và cột kế bên (số đã đưa vào hoá đơn) cũng 500. Ba khớp — không lệch kg nào. Ba nút phía trên (Hoá đơn mua hàng, So sánh giá, Phiếu nhập kho) cho phép mở thẳng từng chứng từ để soi chi tiết. Nếu nhà cung cấp chỉ giao 480, cột Đã nhận sẽ là 480, và bạn biết ngay không nên trả tiền cho đủ 500.
Chỉ liếc một dòng là biết tình trạng: đặt bao nhiêu, về bao nhiêu, đã tính tiền bao nhiêu. Không cần mở ba màn hình rồi cộng trừ tay.
Chặn tự động: tính năng này thuộc bản Enterprise
Đến đây phải nói thẳng cho bạn khỏi tìm nhầm. Odoo có một công tắc tự động ép ba khớp — mở Mua hàng → Cấu hình → Cài đặt, mục Xuất hoá đơn:
Hình 2: Mục Xuất hóa đơn có tuỳ chọn Đối chiếu 3 bước — mô tả đúng tinh thần: "Đảm bảo chỉ thanh toán hóa đơn cho những sản phẩm bạn đã đặt và đã nhận". Nhưng để ý nhãn tím Doanh nghiệp bên cạnh: đây là tính năng chỉ có ở bản Enterprise (trả phí). Bản Community này bật không được.
Vậy Community làm gì? Vẫn kiểm tra được bằng mắt qua ba con số ở Hình 1 — chỉ là không có cơ chế tự chặn khi lệch. Với quán nhỏ vài đơn mua, nhìn tay là đủ; khi quy mô lớn, mua hàng ngày, mới cần tự động hoá của Enterprise.
Lệch thì xử lý sao?
Khi ba số không khớp, đừng nhắm mắt trả tiền:
- Nhận ít hơn đặt (giao thiếu): sửa hoá đơn về đúng số đã nhận, phần thiếu chờ giao bổ sung.
- Hoá đơn nhiều hơn nhận: liên hệ nhà cung cấp, chỉ vào sổ/trả phần thực nhận.
- Nhận nhiều hơn đặt: kiểm lại đơn — có thể nhà cung cấp giao dư, cần thoả thuận.
Chính sách kiểm soát hoá đơn của sản phẩm (theo đặt hay theo nhận) quyết định Odoo tính số nào làm chuẩn — chọn "theo nhận" là an toàn nhất để không trả cho hàng chưa về.
Nhớ ba ý
- Ba khớp = đối chiếu đơn mua ↔ phiếu nhận ↔ hoá đơn; ba con số lượng phải trùng để không trả tiền oan.
- Odoo gom sẵn ba số lên một dòng đơn mua (đặt / đã nhận / đã lập hoá đơn) — liếc là biết lệch hay khớp.
- Chặn tự động ("Đối chiếu 3 bước") là tính năng Enterprise; Community kiểm bằng mắt qua ba cột đó, không dựng ảnh giả về nút không có.
Hết mạch mua hàng cơ bản. Nhưng mỗi nhà cung cấp có điều khoản riêng — trả sau bao nhiêu ngày, giao trong mấy hôm. Phần 81 sẽ xem điều khoản và lịch giao của nhà cung cấp.
