Mỗi nhà cung cấp có "luật chơi" riêng: nơi cho nợ 30 ngày, nơi bắt trả ngay; nơi giao trong 5 hôm, nơi lai rai cả tuần. Nếu bạn nhớ hết trong đầu rồi tính tay mỗi lần đặt hàng, sớm muộn cũng nhầm — trả trễ mất uy tín, hoặc tưởng hàng về sớm mà hết cả tuần chưa thấy.
Odoo cho bạn khai sẵn hai con số này cho từng nhà cung cấp, rồi tự tính hộ hạn trả tiền và ngày hàng về trên mỗi đơn mua. Bài này khai từ số 0.
Điều khoản thanh toán: khai trên hồ sơ nhà cung cấp
Mở nhà cung cấp Nông trại Cà Phê Đắk Lắk, vào tab Bán hàng và Mua hàng. Mục MUA HÀNG bên phải là nơi khai điều khoản riêng với họ:
Hình 1: Hồ sơ Nông trại Cà Phê Đắk Lắk, tab Bán hàng và Mua hàng. Trong mục MUA HÀNG, ô Điều khoản thanh toán ghi 30 ngày — nghĩa là mua của họ thì được trả sau 30 ngày. Từ giờ, mỗi đơn mua gửi nhà cung cấp này sẽ tự lấy điều khoản đó, và Odoo tính luôn ngày đến hạn trên hoá đơn. Để ý mục này tách khỏi mục BÁN HÀNG bên trái: điều khoản mua (mình trả họ) khác điều khoản bán (khách trả mình).
Đây chính là điều khoản đã gặp ở phần trả góp — nhưng lần này gắn cho nhà cung cấp, để biết khi nào mình phải trả tiền họ.
Thời gian giao: khai ở danh sách nhà cung cấp của sản phẩm
Con số thứ hai — bao lâu thì hàng về — nằm cùng chỗ với giá mua: tab Mua hàng của sản phẩm.
Hình 2: Tab Mua hàng của Robusta. Ngoài giá, mỗi nhà cung cấp còn có cột Thời gian giao (tính bằng ngày): Đắk Lắk 5 ngày, Tây Nguyên 7 ngày. Khi lập đơn mua, Odoo lấy con số này cộng vào ngày đặt để ra ngày hàng về dự kiến — bạn khỏi nhẩm. Nhìn bảng cũng thấy đánh đổi quen thuộc: Tây Nguyên rẻ hơn (118.000) nhưng giao lâu hơn (7 ngày).
Odoo dùng hai con số này để làm gì?
- Điều khoản thanh toán → ngày đến hạn. Vào sổ hoá đơn nhà cung cấp, Odoo lấy ngày hoá đơn cộng số ngày điều khoản để tính hạn trả. Bạn nhìn là biết khoản nào sắp tới hạn mà thu xếp tiền.
- Thời gian giao → ngày hàng về. Trên đơn mua có ô "Ngày nhận hàng dự kiến"; Odoo tính từ ngày đặt cộng thời gian giao. Kho biết đường mà chờ.
Hai con số nhỏ, nhưng thay bạn làm hai phép tính lặp đi lặp lại — và quan trọng hơn, làm nhất quán cho mọi nhân viên, không ai nhớ nhầm.
Vài lưu ý cho người mới
- Điều khoản mua khác điều khoản bán. Cùng một tab nhưng hai mục: bên trái (Bán hàng) là khách trả mình, bên phải (Mua hàng) là mình trả nhà cung cấp. Đừng đặt nhầm ô.
- Thời gian giao đặt theo từng nhà cung cấp, vì mỗi nơi mỗi khác. Con số này chỉ là dự kiến để lên kế hoạch, không phải cam kết cứng.
- Khai một lần, dùng mãi. Sau khi khai, mọi đơn mua tự áp — trừ khi bạn sửa tay cho một đơn cá biệt.
Nhớ ba ý
- Điều khoản thanh toán của nhà cung cấp khai ở hồ sơ họ (tab Bán hàng và Mua hàng, mục Mua hàng) → Odoo tự tính hạn trả tiền.
- Thời gian giao khai ở danh sách nhà cung cấp của sản phẩm (tab Mua hàng) → Odoo tự tính ngày hàng về.
- Khai sẵn để máy tính hộ và làm nhất quán — hết cảnh mỗi người nhớ một kiểu, trả trễ hay chờ hàng mòn mỏi.
Biết được nhà cung cấp nào giao nhanh, cho nợ lâu rồi, câu hỏi tiếp theo là: khi nào thì cần mua thêm? Phần 82 sẽ xem cách mua bổ sung theo nhu cầu tồn kho — để không bao giờ hết hàng giữa chừng.
