Ở phần 48 ta đã lên lịch từng hoạt động bằng tay. Cách đó tốt, nhưng vẫn dựa vào một thứ mong manh: con người nhớ đặt lịch. Nhân viên bận, quên gõ ngày hạn, quên nghĩ đến bước sau — và cơ hội nguội. Odoo có thể gánh bớt phần "nhớ" đó bằng cách cấu hình sẵn loại hoạt động: đặt hạn mặc định, và để mỗi việc xong tự gợi ý việc kế tiếp.
Đây là bước từ "làm thủ công" sang "quy trình tự chảy".
Loại hoạt động và hạn mặc định
Vào Cấu hình → Loại hoạt động (cần bật Chế độ nhà phát triển):
Hình 1: Các loại hoạt động — Việc cần làm, Email, Gọi, Cuộc họp, Tài liệu — mỗi loại có cột "Đã lên kế hoạch trong" cho biết hạn mặc định: "Gọi" là 2 ngày, "Việc cần làm" và "Tài liệu" là 5 ngày. Cột Biểu tượng (fa-phone, fa-envelope…) quyết định hình hiển thị.
Cột hạn mặc định là tự động hoá nhỏ mà hữu ích: khi bạn lên một hoạt động loại "Gọi", Odoo tự điền ngày hạn là 2 ngày sau — bạn không phải nghĩ. Muốn quy trình của mình gọi lại nhanh hơn, đổi con số này; mọi cuộc gọi sau đó tự nhận hạn mới.
Chuỗi gợi ý: mỗi việc xong dẫn tới việc sau
Đây mới là phần mạnh nhất. Mở loại Gọi ra:
Hình 2: Form loại hoạt động Gọi. Bên trái là Lịch trình (2 ngày) và Ghi chú mặc định ("Gọi khách xác nhận nhu cầu…"). Bên phải, mục HOẠT ĐỘNG TIẾP THEO đặt Loại chuỗi = "Gợi ý hoạt động kế tiếp" và Gợi ý: Việc cần làm, Cuộc họp.
Cấu hình này nghĩa là: gọi xong, bấm Hoàn tất, Odoo lập tức hỏi bạn có muốn lên lịch "Việc cần làm" hay "Cuộc họp" tiếp theo không — và đã gợi sẵn hai lựa chọn hợp lý. Người bán chỉ cần bấm chọn thay vì tự nghĩ "giờ làm gì". Nhờ vậy cơ hội không bao giờ rơi vào khoảng trống giữa hai bước.
Có hai kiểu chuỗi:
- Gợi ý (suggest): Odoo đề xuất việc kế, bạn chọn hay bỏ tuỳ tình huống — linh hoạt, hợp bán hàng.
- Kích hoạt (trigger): Odoo tự tạo luôn việc kế mà không hỏi — hợp quy trình cứng, bắt buộc.
Với hầu hết đội bán hàng, gợi ý là lựa chọn đúng: đủ nhắc nhở mà không cứng nhắc.
Ghi chú mặc định: hướng dẫn ngay trong việc
Để ý ô Ghi chú mặc định ("Gọi khách xác nhận nhu cầu, ghi lại kết quả…"). Mỗi khi ai đó tạo hoạt động loại này, ghi chú ấy hiện sẵn — như một checklist nhắc việc cần làm. Đây là cách truyền quy trình chuẩn cho cả đội mà không phải đào tạo lại từng người: kinh nghiệm được "đóng gói" ngay vào loại hoạt động.
Vì sao đáng đầu tư mười phút cấu hình
Cấu hình loại hoạt động là việc làm một lần, lợi mãi mãi:
- Bớt lỗi trí nhớ: hạn tự điền, việc kế tự gợi — nhân viên bận đến mấy cũng khó bỏ sót.
- Chuẩn hoá cả đội: mọi người theo cùng một nhịp gọi–hẹn–chốt, người mới vào cũng chạy đúng ngay.
- Quy trình tự tài liệu hoá: ghi chú mặc định là hướng dẫn sống, luôn ở đúng chỗ cần.
Bạn không tự động hoá để thay con người, mà để con người khỏi phải nhớ những thứ máy nhớ giỏi hơn, dồn đầu óc cho việc thật sự cần: nói chuyện và thuyết phục khách.
Tóm lại
- Cấu hình → Loại hoạt động: mỗi loại có hạn mặc định ("Gọi" 2 ngày…) tự điền khi lên lịch.
- Chuỗi gợi ý hoạt động kế tiếp: việc xong, Odoo đề xuất bước sau — cơ hội không rơi vào khoảng trống.
- Chọn Gợi ý (đề xuất, linh hoạt) hay Kích hoạt (tự tạo, cứng) tuỳ độ chặt của quy trình.
- Ghi chú mặc định truyền checklist quy trình ngay trong việc, chuẩn hoá cả đội.
Đội bán hàng đã có công cụ tự nhắc. Phần 53 quay lại đầu phễu với một nhu cầu rất thực: nhập hàng loạt lead từ file danh sách (Excel/CSV) — để đưa hàng trăm đầu mối vào Odoo trong vài phút thay vì gõ tay từng dòng.
