Cơ hội đã có chủ (phần trước đã gán người phụ trách), giờ đến phần làm. Bán hàng là một chuỗi những lời hẹn nhỏ: "thứ Ba tôi gọi lại", "tuần sau qua demo cho anh xem", "để tôi gửi báo giá cuối tháng". Vấn đề muôn thuở là quên — hẹn với năm khách trong tuần thì thể nào cũng sót một. Odoo giải quyết bằng cách cho bạn lên lịch hoạt động ngay trên cơ hội, rồi tự nhắc bạn đúng ngày.
Lên lịch một hoạt động
Mở một cơ hội, ở khung bên phải (Chatter) bấm nút Hoạt động. Một cửa sổ hiện ra:
Hình 1: Cửa sổ Lên lịch hoạt động. Đầu tiên chọn loại: Việc cần làm, Email, Gọi, Cuộc họp, hay Tài liệu. Rồi điền Tóm tắt (nội dung), Ngày đến hạn, và Phân công cho (ai làm). Nút Lưu để đặt lịch.
Từng loại có ý nghĩa riêng, và chọn đúng loại giúp Odoo hiển thị biểu tượng phù hợp để bạn nhìn là biết:
- Gọi: một cuộc điện thoại cần thực hiện — "Gọi xác nhận số lượng".
- Cuộc họp: một buổi gặp; loại này còn nối với Lịch để đặt đúng giờ và mời người tham dự.
- Việc cần làm / Email / Tài liệu: các đầu việc khác — soạn báo giá, gửi thư, chuẩn bị hồ sơ.
Điền Ngày đến hạn là mấu chốt: đó là ngày Odoo sẽ nhắc bạn. Và Phân công cho cho phép giao việc cho người khác — trưởng nhóm đặt lịch "gọi khách" rồi giao cho nhân viên phụ trách.
Hoạt động đã lên lịch hiện ngay trên cơ hội
Sau khi lưu, mọi hoạt động đang chờ hiện ở đầu Chatter, dưới mục "Hoạt động đã lên kế hoạch":
Hình 2: Cơ hội "Cung cấp 200kg cà phê" với hai hoạt động chờ: một cuộc gọi (biểu tượng điện thoại) "Gọi xác nhận số lượng và mẫu cà phê" đến hạn trong 3 ngày, và một cuộc họp "Họp demo pha chế tại quán" đến hạn trong 7 ngày. Mỗi việc có nút Hoàn tất, Chỉnh sửa, Hủy.
Đây là chỗ Odoo thay bạn nhớ. Mỗi việc ghi rõ còn mấy ngày đến hạn và giao cho ai. Làm xong một việc, bấm Hoàn tất — nó chuyển vào lịch sử và Odoo thường mời bạn lên lịch việc kế tiếp ngay, giữ cho thương vụ luôn có bước hành động tiếp theo.
Vì sao "luôn có việc kế tiếp" là bí quyết
Người bán giỏi không để cơ hội nào "im lặng". Nguyên tắc vàng: mỗi cơ hội đang mở phải luôn có ít nhất một hoạt động đang chờ. Nếu một cơ hội không còn việc gì lên lịch, đó là dấu hiệu nó sắp bị lãng quên.
Odoo hỗ trợ đúng thói quen này:
- Màu sắc cảnh báo: việc quá hạn hiện đỏ, việc hôm nay hiện vàng — nhìn danh sách là thấy ngay cái nào cần làm gấp.
- Tổng hợp mọi việc một nơi: biểu tượng đồng hồ trên thanh trên cùng gom mọi hoạt động đến hạn của bạn từ mọi cơ hội, mọi app — một danh sách việc-hôm-nay tự động.
- Nhắc qua email/thông báo tuỳ tuỳ chọn thông báo bạn đã đặt.
Tóm lại
- Bấm Hoạt động trên cơ hội để lên lịch một cuộc gọi, cuộc họp hay việc cần làm.
- Chọn đúng loại, điền Tóm tắt, Ngày đến hạn, Phân công cho; cuộc họp còn nối với Lịch.
- Việc đã lên lịch hiện ở "Hoạt động đã lên kế hoạch" trên Chatter, kèm số ngày đến hạn; xong thì bấm Hoàn tất.
- Giữ nguyên tắc mỗi cơ hội mở luôn có một việc kế tiếp; Odoo tô màu và gom mọi việc đến hạn để bạn không bỏ sót.
Bạn đã theo dõi được từng cơ hội và từng việc. Phần 49 sẽ nhìn lên bức tranh tiền bạc: doanh thu kỳ vọng và xác suất — cách Odoo nhân giá trị thương vụ với khả năng thắng để cho bạn một con số dự báo đáng tin cho cả pipeline.
