Bạn vừa đi một hội chợ về với xấp danh thiếp dày cộp, hoặc mua một danh sách khách tiềm năng, hoặc có sẵn một file Excel khách cũ từ hệ thống trước. Câu hỏi thực tế: chẳng lẽ ngồi gõ tay từng dòng vào Odoo? Với ba trăm dòng thì đó là mấy ngày nhàm chán và đầy lỗi.

Odoo có công cụ nhập dữ liệu để làm việc này trong vài phút: đưa cả file vào một lần, nói cho Odoo biết cột nào là gì, rồi bấm nhập. Bài này chỉ bạn nhập một danh sách lead — nhưng cách làm giống hệt cho mọi loại dữ liệu khác (liên hệ, sản phẩm…).

Chuẩn bị file

File nguồn nên là CSV hoặc Excel (.xlsx), với dòng đầu là tiêu đề cột. Ví dụ file của tôi có các cột: Tên, Tên công ty, Email, Điện thoại, Thành phố — mỗi dòng dưới là một lead. Không cần cột nào đặc biệt; đặt tên cột bằng tiếng Việt dễ hiểu là được, việc khớp với trường Odoo làm ở bước sau.

Mở màn hình nhập

Vào danh sách Lead (hoặc bất kỳ danh sách nào), bấm biểu tượng bánh răng ⚙ cạnh tiêu đề rồi chọn Nhập bản ghi, và tải file lên. Odoo hiện màn hình ánh xạ:

Màn hình ánh xạ cột khi nhập

Hình 1: Màn hình nhập. Cột trái là Định dạng (mã hoá, dấu phân cách, dùng hàng đầu làm tiêu đề). Phần chính là bảng ánh xạ: mỗi Cột tệp (Tên, Tên công ty, Email…) được nối tới một Trường Odoo. Odoo tự khớp được Email, Điện thoại, Thành phố; cột nào chưa chắc thì để bạn "chọn một trường".

Đây là bước quan trọng nhất và cũng thông minh nhất: Odoo tự đoán phần lớn ánh xạ. Cột "Email" trong file tự nối vào trường Email của lead, "Điện thoại" vào Điện thoại. Cột nào Odoo chưa chắc (như "Tên" — vì lead có cả tên chủ đề lẫn tên liên hệ) sẽ hiện ô "Để nhập, chọn một trường…" để bạn chỉ định. Bạn chỉ cần sửa vài chỗ Odoo bỏ ngỏ, không phải khai lại từ đầu.

Kiểm thử trước, nhập sau

Đừng bấm Nhập ngay. Trên cùng có nút Kiểm thử — hãy dùng nó trước. Kiểm thử chạy thử toàn bộ file mà không ghi gì vào hệ thống, rồi báo lỗi nếu có: một email sai định dạng, một dòng thiếu dữ liệu bắt buộc, một cột chưa ánh xạ. Bạn sửa file hoặc sửa ánh xạ, kiểm thử lại tới khi sạch lỗi.

Khi kiểm thử báo ổn, bấm Nhập. Odoo tạo toàn bộ bản ghi một lần. Đây là kết quả — năm lead từ file giờ đã nằm trong danh sách:

Danh sách lead sau khi nhập

Hình 2: Danh sách Lead sau khi nhập (1-7/7). Năm lead mới từ file — Khách sạn An Nhiên (Huế), Văn phòng TechHub (TP.HCM), Nhà hàng Gió Biển (Nha Trang), Chuỗi Bean & Brew (Hà Nội), Quán cà phê Sớm Mai (Đà Nẵng) — đã có đủ email, thành phố, và người phụ trách; nằm cạnh hai lead cũ.

Từ giờ, chúng là lead thật trong Odoo: sàng lọc, chuyển thành cơ hội, lên lịch gọi — y như lead nhập tay.

Vài mẹo để nhập trơn tru

  • Kiểm thử luôn luôn: nó rẻ (không ghi gì) mà cứu bạn khỏi nhập nửa chừng rồi hỏng.
  • Mã hoá UTF-8 để tiếng Việt có dấu không bị vỡ; nếu chữ ra loạn ký tự, đổi mã hoá ở cột trái.
  • Tải mẫu có sẵn: màn hình nhập có link "Nhập mẫu cho lead" — tải về, điền theo đúng cột đó là khớp ngay, khỏi đoán tên trường.
  • Nhập lô nhỏ trước khi làm file lớn: thử 5–10 dòng cho chắc rồi mới nhập cả nghìn.
  • Tránh trùng: nếu nhập chồng dữ liệu đã có, kết hợp với công cụ gộp liên hệ để dọn sau.

Tóm lại

  • Nhập hàng loạt từ CSV/Excel (dòng đầu là tiêu đề) qua ⚙ → Nhập bản ghi.
  • Odoo tự ánh xạ phần lớn cột sang trường; bạn chỉ sửa vài chỗ bỏ ngỏ.
  • Luôn Kiểm thử trước (chạy thử, không ghi) để bắt lỗi, rồi mới Nhập.
  • Dùng UTF-8 cho tiếng Việt, tải file mẫu để khớp cột, và nhập lô nhỏ thử trước.

Dữ liệu vào nhanh rồi, việc còn lại là đọc ra thông tin. Phần 54 sẽ đào sâu báo cáo CRM và phân tích pipeline — dùng biểu đồ, bảng chéo (pivot) và bộ lọc để biến hàng trăm cơ hội thành những con số giúp bạn ra quyết định.