Dù cẩn thận đến đâu, sớm muộn danh bạ của bạn cũng sinh ra liên hệ trùng: một nhân viên gõ "Phạm Minh Đức", người khác nhập lại "Phạm minh Đức" từ một danh sách khác, một đơn hàng online tự tạo thêm bản thứ ba. Ba hồ sơ, một con người. Hậu quả không chỉ là rối: lịch sử mua hàng bị chẻ ra ba nơi, báo cáo doanh số theo khách sai lệch, và bạn gọi điện chăm sóc lại người vừa mới mua.
May là Odoo có sẵn công cụ dọn: Hợp nhất (Merge). Nó gộp nhiều bản ghi về một, và — điều quan trọng nhất — không vứt đi dữ liệu nào. Bài này chỉ bạn dùng nó.
Chọn các bản ghi trùng
Vào app Liên hệ, chuyển sang chế độ xem danh sách (biểu tượng danh sách ở góc phải trên). Tick chọn các dòng bạn cho là trùng nhau, rồi mở menu Tác vụ ở trên:
Hình 1: Hai bản ghi "Phạm Minh Đức" được tick chọn ("2 đã chọn"). Menu Tác vụ mở ra với nhiều lệnh, trong đó có Hợp nhất — đây là lệnh gộp. (Lệnh này chỉ hiện khi bạn chọn từ hai bản ghi trở lên.)
Lưu ý: hãy kiểm cho chắc đó thật sự là cùng một đối tượng trước khi gộp. Hai người trùng tên nhưng khác công ty, khác số điện thoại thì không phải trùng — gộp nhầm sẽ trộn lẫn dữ liệu của hai người thật, và việc này khó lần ngược.
Cửa sổ Hợp nhất: chọn bản giữ lại
Bấm Hợp nhất, một cửa sổ hiện ra để bạn kiểm soát việc gộp:
Hình 2: Cửa sổ Hợp nhất. Dòng giải thích nói rõ: mọi tài liệu liên kết tới các liên hệ này sẽ được chuyển hướng về liên hệ đích. Ô Liên hệ Đích đang chọn "Phạm Minh Đức (13)"; bảng bên dưới liệt kê hai bản ghi (ID 21 và ID 13) kèm email, quốc gia; nút Gộp liên hệ ở cuối để xác nhận.
Đọc kỹ cửa sổ này, có ba điều cần hiểu:
- Liên hệ Đích: bản ghi được giữ lại. Odoo gợi ý một bản, nhưng bạn nên chọn bản đầy đủ dữ liệu nhất (có địa chỉ, mã số thuế, lịch sử) làm đích — các bản kia sẽ nhập vào nó rồi biến mất.
- Bảng danh sách: các bản sẽ bị gộp. Thấy một dòng không thuộc nhóm trùng? Bấm dấu ✕ ở cuối dòng để loại nó ra khỏi lần gộp này.
- Chuyển hướng tài liệu: đây là chỗ "không mất dữ liệu". Mọi đơn hàng, hoá đơn, ghi chú đang trỏ tới các bản bị gộp sẽ được nối lại vào liên hệ đích. Lịch sử ba nơi dồn về một, đầy đủ.
Bấm Gộp liên hệ để hoàn tất. Sau đó bạn chỉ còn một hồ sơ Phạm Minh Đức, mang toàn bộ lịch sử của cả ba.
Vì sao gộp an toàn hơn xoá
Người mới thường phản xạ: thấy trùng thì xoá bớt đi. Đừng. Xoá một bản ghi trùng là vứt luôn mọi đơn hàng, hoá đơn đang gắn với nó — hoặc Odoo chặn không cho xoá vì còn ràng buộc. Hợp nhất thì khác: nó chuyển các ràng buộc đó sang bản giữ lại trước khi bỏ bản thừa. Kết quả là sạch mà không thủng lịch sử.
Phòng bệnh hơn chữa
Gộp là để chữa; tốt hơn là đừng để trùng ngay từ đầu:
- Tìm trước khi tạo: gõ tên vào ô tìm kiếm xem đã có chưa, rồi mới bấm Mới.
- Thống nhất cách nhập: quy ước viết hoa, có dấu, định dạng số điện thoại giống nhau trong cả nhóm.
- Định kỳ rà soát: thỉnh thoảng sắp xếp danh bạ theo tên để những bản trùng nằm cạnh nhau, dễ phát hiện.
Tóm lại
- Liên hệ trùng làm chẻ lịch sử và sai báo cáo; dọn bằng công cụ Hợp nhất.
- Chọn từ hai bản ghi (chế độ danh sách) → Tác vụ → Hợp nhất.
- Chọn Liên hệ Đích là bản đầy đủ nhất; Odoo chuyển mọi tài liệu liên kết về đó, không mất dữ liệu.
- Đừng xoá để dọn trùng — hợp nhất mới giữ được lịch sử; và tốt nhất là tìm trước khi tạo để khỏi sinh trùng.
Hết trọn phần danh bạ Liên hệ, phần 43 mở ra ứng dụng lớn đầu tiên của chuỗi: CRM — quản lý cơ hội bán hàng theo "đường ống" (pipeline), biến một liên hệ thành một khách hàng thật sự.
