Một liên hệ không chỉ có tên và số điện thoại. Khi bạn bắt đầu bán hàng và xuất hoá đơn, ba mẩu thông tin tài chính trở nên quan trọng: mã số thuế (để hoá đơn hợp lệ), tài khoản ngân hàng (để tiền chảy đúng chỗ), và điều khoản thanh toán (để biết khi nào đến hạn). Bài này chỉ bạn khai cả ba, và giải thích vì sao điền đúng chúng một lần lại tiết kiệm rất nhiều rắc rối về sau.
Các ô điều khoản thanh toán và một số trường tài chính chỉ hiện khi đã cài ứng dụng Hoá đơn / Kế toán. Bản demo trong bài đã cài sẵn.
Mã số thuế: nằm ngay trên hồ sơ
Mở hồ sơ một đối tác doanh nghiệp, ô Mã số thuế nằm ở cột phải:
Hình 1: Hồ sơ "Global Tech Corp" với ô Mã số thuế đã điền. Khung Chatter bên phải còn ghi lại lịch sử: "Không → US-987654321 (Mã số thuế)" — Odoo tự lưu vết mọi thay đổi thông tin quan trọng.
Mã số thuế phục vụ đúng một việc nhưng rất quan trọng: khi bạn lập hoá đơn cho khách này, Odoo tự in mã số thuế của họ lên hoá đơn. Hoá đơn thiếu hoặc sai mã số thuế người mua là hoá đơn không hợp lệ về mặt kế toán, nên điền đúng ngay từ hồ sơ giúp mọi hoá đơn sau đó luôn chuẩn.
Một chi tiết đáng để ý ở Chatter: Odoo ghi lại lịch sử thay đổi mã số thuế. Ai đổi, đổi từ gì sang gì — đều lưu. Với dữ liệu nhạy cảm về tiền bạc, dấu vết này rất quý khi cần đối chiếu.
Tài khoản ngân hàng: tiền chảy về đâu
Một đối tác có thể có tài khoản ngân hàng — của bạn để khách chuyển tiền vào, hoặc của nhà cung cấp để bạn trả tiền ra. Mỗi tài khoản là một bản ghi riêng:
Hình 2: Form một tài khoản ngân hàng: Số tài khoản (0011002233445), Chủ tài khoản (Global Tech Corp), và Ngân hàng (Vietcombank). Ô "Gửi tiền?" đánh dấu mức độ tin cậy của tài khoản khi chi trả.
Vì sao tách tài khoản ngân hàng thành bản ghi riêng chứ không nhét vào một ô text: một đối tác có thể có nhiều tài khoản, và khi bạn chi trả cho nhà cung cấp, Odoo cần biết chuyển vào đúng số nào. Lưu có cấu trúc (số tài khoản, ngân hàng, chủ tài khoản) giúp Odoo tự điền số tài khoản vào lệnh thanh toán, tránh gõ tay nhầm một chữ số — sai một số là tiền bay sang tài khoản người lạ.
Ô "Gửi tiền?" (tin cậy hay không) là một lớp an toàn: chỉ những tài khoản đã được xác nhận tin cậy mới được dùng để chi tiền tự động, tránh gian lận đổi số tài khoản.
Điều khoản thanh toán: đến hạn ngày mấy
Ô cuối, và cũng khéo nhất, nằm ở tab Bán hàng và Mua hàng:
Hình 3: Tab "Bán hàng và Mua hàng". Mục BÁN HÀNG có Điều khoản thanh toán đặt "30 ngày"; mục MUA HÀNG có điều khoản riêng cho khi bạn mua từ họ.
Điều khoản thanh toán trả lời câu hỏi: khách được nợ bao lâu? Đặt "30 ngày" nghĩa là mỗi hoá đơn bạn xuất cho khách này sẽ tự tính hạn thanh toán là 30 ngày kể từ ngày lập, không phải bạn ngồi cộng lịch từng lần. Có khách trả ngay ("Immediate Payment"), có khách được nợ 15, 30, 45 ngày — mỗi khách một điều khoản, khai một lần ở hồ sơ.
Chú ý Odoo tách hai điều khoản: một cho Bán hàng (khi bạn bán cho họ) và một cho Mua hàng (khi bạn mua từ họ) — vì cùng một đối tác, điều kiện bạn cho họ nợ và điều kiện họ cho bạn nợ thường khác nhau.
Vì sao khai sớm lại đáng
Cả ba thông tin này đều có đặc điểm chung: khai một lần ở hồ sơ, dùng tự động ở mọi chứng từ. Mã số thuế in lên mọi hoá đơn; số tài khoản điền vào mọi lệnh chi; điều khoản thanh toán tính hạn cho mọi hoá đơn. Bỏ trống thì mỗi lần lập chứng từ bạn lại phải nhớ và gõ tay — vừa chậm vừa dễ sai ở đúng chỗ không được phép sai: tiền.
Tóm lại
- Mã số thuế khai ngay trên hồ sơ, tự in lên hoá đơn; Odoo lưu lịch sử thay đổi.
- Tài khoản ngân hàng là bản ghi có cấu trúc (số TK, ngân hàng, chủ TK); một đối tác nhiều tài khoản, có cờ tin cậy để an toàn khi chi.
- Điều khoản thanh toán (tab Bán hàng và Mua hàng) tự tính hạn nợ cho mỗi hoá đơn; tách riêng chiều bán và chiều mua.
- Cả ba khai một lần, dùng tự động khắp nơi — điền sớm để chứng từ luôn đúng.
Ở phần 42 ta xử lý một vấn đề ai dùng lâu cũng gặp: liên hệ bị trùng — hai, ba bản ghi cho cùng một khách — và cách gộp chúng lại thành một mà không mất dữ liệu.
