Bán hàng không phải lúc nào cũng xuôi chèo mát mái. Khách nhận 20kg cà phê, phát hiện 5kg bị ẩm, muốn trả lại. Lúc này bạn phải xử lý hai việc song song:

  1. Về kho: nhận lại 5kg đó, tồn kho phải tăng lại đúng 5.
  2. Về tiền: khách đã có hoá đơn 20kg, giờ phải giảm trừ phần 5kg — bằng một chứng từ gọi là giấy báo có (credit note).

Làm tay thì dễ quên một trong hai, hoặc trừ nhầm số. Odoo có sẵn quy trình cho cả hai, và bài này đi qua từng bước trên đơn hàng thật đã giao + đã xuất hoá đơn ở các bài trước.

Phần 1 — Trả hàng vào kho

Mở phiếu giao và bấm "Trả hàng"

Vào đúng phiếu giao hàng đã hoàn tất (WH/OUT/00001 ở bài giao hàng), bấm nút Trả hàng. Một cửa sổ hiện ra:

Cửa sổ Trả hàng liệt kê sản phẩm Cà phê Arabica 1kg, cột Số lượng, và các nút Trả hàng, Trả tất cả, Trả để đổi hàng, Huỷ bỏ

Hình 1: Cửa sổ Trả hàng. Nó liệt kê những gì đã giao — ở đây là Cà phê Arabica 1kg. Bạn điền Số lượng cần trả vào cột giữa (ví dụ 5), rồi bấm Trả hàng. Có sẵn nút tắt: Trả tất cả (trả hết cả đơn) và Trả để đổi hàng (trả rồi giao lại cái khác). Ta chỉ trả 5kg nên điền 5.

Xác nhận phiếu nhập trả

Bấm xong, Odoo tạo một phiếu nhập kho để đón hàng trả về. Xác nhận nó (như xác nhận giao hàng), phiếu chuyển Hoàn tất:

Phiếu nhập WH/IN/00003 trạng thái Hoàn tất, Nhập từ Nguyễn Văn An, chứng từ gốc Return of WH/OUT/00001, dòng Arabica số lượng 5

Hình 2: Phiếu WH/IN/00003 — chữ IN nghĩa là nhập (ngược với OUT là xuất). Nhập từ Nguyễn Văn An, ô Chứng từ gốc ghi "Return of WH/OUT/00001" (trả từ phiếu giao gốc), dòng hàng Arabica số lượng 5. Khi phiếu này Hoàn tất, tồn kho Arabica tự tăng lại đúng 5 — không cần bạn sửa tồn bằng tay.

Vậy là phần kho xong: 5kg đã quay về, con số tồn khớp thực tế.

Phần 2 — Giấy báo có (credit note)

Hàng về kho rồi, nhưng trên giấy tờ khách vẫn đang "nợ" tiền của cả 20kg. Ta cần giảm trừ phần 5kg bằng giấy báo có.

Tạo giấy báo có từ hoá đơn

Mở hoá đơn gốc (INV/2026/00001), bấm nút Giấy báo có. Odoo lập một chứng từ ngược lại hoá đơn. Ta sửa số lượng còn 5 (đúng phần trả), rồi vào sổ:

Giấy báo có RINV/2026/00001 đã vào sổ, là bản đảo của INV/2026/00001, dòng Arabica 5 x 250.000, tổng 1.375.000, có dấu Đã thanh toán

Hình 3: Giấy báo có RINV/2026/00001. Tiêu đề ghi rõ "Reversal of INV/2026/00001" — bản đảo ngược của hoá đơn gốc. Dòng hàng Arabica 5 × 250.000, Tổng 1.375.000 (1.250.000 tiền hàng + 125.000 thuế). Chữ RINV (Refund INVoice) phân biệt với hoá đơn thường INV. Chứng từ này ghi giảm đúng 5kg khách trả — phần công nợ của họ giảm tương ứng.

Bên phải, lịch sử ghi rõ "This entry has been reversed from INV/2026/00001" — hai chứng từ được liên kết, ai cũng lần ra được vì sao có khoản giảm này.

Vì sao tách hai việc?

Người mới hay thắc mắc: sao không gộp làm một? Vì kho và kế toán là hai sổ khác nhau, phục vụ hai mục đích:

  • Phiếu nhập trả sửa số lượng tồn — để bạn biết thực tế trong kho có bao nhiêu.
  • Giấy báo có sửa công nợ và doanh thu — để sổ sách kế toán đúng.

Có trường hợp chỉ cần một trong hai: khách trả hàng nhưng chưa hề xuất hoá đơn (chỉ cần nhập kho), hoặc giảm giá sau bán mà không nhận lại hàng (chỉ cần giấy báo có). Tách rời giúp bạn xử đúng từng tình huống.

Vài lưu ý cho người mới

  • Trả đúng số lượng. Điền nhầm ở Hình 1 là tồn kho sai; hãy đối chiếu với lượng hàng thực nhận lại.
  • Giấy báo có cũng có Nháp → Vào sổ như hoá đơn. Soát kỹ số lượng/số tiền ở bản nháp trước khi vào sổ.
  • Liên kết là bạn của bạn. Luôn tạo trả hàng từ phiếu giao gốc và giấy báo có từ hoá đơn gốc — để mọi thứ nối vào đúng đơn, tránh chứng từ mồ côi.

Nhớ ba ý

  1. Trả hàng = phiếu nhập kho ngược, làm tồn kho tăng lại đúng phần khách trả.
  2. Giấy báo có (credit note) = bản đảo của hoá đơn, ghi giảm công nợ/doanh thu đúng phần đó.
  3. Kho và kế toán là hai sổ tách biệt — trả hàng lo phần kho, giấy báo có lo phần tiền; tuỳ tình huống mà dùng một hoặc cả hai.

Đi hết một vòng bán hàng — báo giá, giao, hoá đơn, trả hàng — giờ là lúc nhìn lại bức tranh lớn: bán được bao nhiêu, mặt hàng nào chạy. Phần 73 sẽ khám phá báo cáo doanh số bán hàng.