Suốt loạt bài vừa qua ta lo mảng nhân sự. Giờ chuyển sang một app hữu ích cho mọi loại công việc, không chỉ bán hàng: Dự án (Project). Hãy tưởng tượng chủ quán muốn mở thêm một chi nhánh ở Hà Nội. Việc này có cả chục đầu việc: thuê mặt bằng, xin giấy phép, làm nội thất, tuyển người, nhập máy, quảng cáo... Nhớ trong đầu thì dễ sót; ghi ra giấy thì khó theo dõi ai làm tới đâu. App Dự án sinh ra cho đúng tình huống đó.

Dự án, nhiệm vụ, giai đoạn — ba khái niệm

Trước khi bấm nút, nắm ba từ:

  • Dự án (Project) — một mục tiêu lớn cần nhiều việc để hoàn thành. Ví dụ: "Khai trương chi nhánh Hà Nội".
  • Nhiệm vụ (Task) — một đầu việc cụ thể trong dự án. Ví dụ: "Xin giấy phép kinh doanh".
  • Giai đoạn (Stage) — trạng thái của nhiệm vụ trong dòng công việc: Cần làm → Đang làm → Hoàn thành.

Xem bảng nhiệm vụ của dự án

Tôi đã tạo sẵn dự án "Khai trương chi nhánh Hà Nội" với bảy nhiệm vụ. Mở app Dự án, bấm vào dự án, bấm nút Tasks (Nhiệm vụ), Odoo bày ra bảng kanban:

Bảng kanban nhiệm vụ của dự án Khai trương chi nhánh Hà Nội, chia ba cột: Cần làm có 3 nhiệm vụ (Tổ chức ngày khai trương, Chạy quảng cáo, Nhập máy pha), Đang làm có 2 (Tuyển 3 nhân viên pha chế, Thiết kế thi công nội thất), Hoàn thành có 2 (Xin giấy phép kinh doanh, Thuê ký hợp đồng mặt bằng)

Hình 1: Bảng nhiệm vụ chia làm ba cột theo giai đoạn. Cần làm (3 việc): tổ chức ngày khai trương, chạy quảng cáo, nhập máy pha và nguyên liệu. Đang làm (2 việc): tuyển 3 nhân viên pha chế, thiết kế & thi công nội thất. Hoàn thành (2 việc): xin giấy phép kinh doanh, thuê và ký hợp đồng mặt bằng. Con số ở đầu mỗi cột là số nhiệm vụ đang ở giai đoạn đó.

Bảng này giống hệt cách bày ứng viên tuyển dụng ở bài 135 — cùng một kiểu giao diện kanban. Nhìn một cái là biết ngay: việc gì xong, việc gì đang chạy, việc gì chưa ai đụng. Khi một nhiệm vụ tiến triển, bạn chỉ cần kéo thẻ sang cột phải.

Mở một nhiệm vụ

Bấm vào một thẻ để xem chi tiết. Đây là nhiệm vụ "Thiết kế & thi công nội thất":

Form nhiệm vụ Thiết kế và thi công nội thất, thanh trạng thái phía trên hiện Cần làm, Đang làm được tô đậm, Hoàn thành; thuộc dự án Khai trương chi nhánh Hà Nội, có Người được phân công, nút Đang thực hiện, và các tab Mô tả, Nhiệm vụ phụ

Hình 2: Form một nhiệm vụ. Trên cùng là thanh giai đoạn (Cần làm → Đang làm → Hoàn thành) với giai đoạn hiện tại được tô đậm — bấm thẳng vào một giai đoạn khác cũng là một cách chuyển, thay cho kéo-thả. Bên dưới: nhiệm vụ thuộc dự án nào, Người được phân công (ai làm), Thời hạn, và tab Mô tả để ghi chi tiết. Còn có tab Nhiệm vụ phụ để chia một việc lớn thành các việc nhỏ.

Vài trường đáng chú ý với người mới:

  • Người được phân công — giao việc cho ai. Ở đây hệ thống tự gán OdooBot vì là dữ liệu mẫu; thực tế bạn chọn tên nhân viên.
  • Thời hạn — hạn chót, để Odoo nhắc và cảnh báo khi trễ.
  • Nhiệm vụ phụ — "Thiết kế & thi công nội thất" có thể tách thành: thuê đơn vị thiết kế, duyệt bản vẽ, giám sát thi công...

Vì sao nên dùng app Dự án

Với một mục tiêu nhiều việc, app Dự án cho bạn:

  1. Không sót việc — mọi đầu việc là một thẻ nằm đúng cột, không lọt khe.
  2. Thấy tiến độ tức thì — nhìn cột là biết còn bao nhiêu việc chưa xong.
  3. Giao việc rõ ràng — mỗi nhiệm vụ có người phụ trách và hạn chót, không đùn đẩy.

App này không chỉ dùng cho khai trương. Bất cứ việc gì có nhiều bước và cần theo dõi — làm menu mới, tổ chức sự kiện, cải tạo quán — đều dựng thành một dự án được.

Nhớ ba ý

  1. Dự án gom mọi đầu việc của một mục tiêu lớn; mỗi đầu việc là một nhiệm vụ; mỗi nhiệm vụ ở một giai đoạn (Cần làm → Đang làm → Hoàn thành).
  2. Bảng kanban bày nhiệm vụ theo cột giai đoạn; kéo-thả thẻ để cập nhật tiến độ.
  3. Mỗi nhiệm vụ có người phụ trách, thời hạn và có thể chia thành nhiệm vụ phụ.

Ta mới lướt qua bảng kanban. Phần sau đào sâu hơn vào cách dùng bảng kanban và tùy biến các giai đoạn cho khớp quy trình riêng của bạn.