Sau mấy bài về nhân sự — tuyển dụng rồi đánh giá nhân viên — ta quay sang một tình huống mà quán nào, công ty nào cũng gặp: nhân viên bỏ tiền túi ra chi cho công việc. Bạn pha chế thấy hết sữa giữa ca, chạy ra mua tạm một thùng; nhân viên bán hàng đi taxi giao đơn cho khách; quản lý mời nhà cung cấp bữa trưa. Tiền của họ ứng ra, cuối tháng phải có cách đòi lại — và phải có chứng từ rõ ràng để kế toán duyệt.
Odoo có hẳn một app tên Chi phí (Expenses) cho việc này. Tin vui: đây là app miễn phí (bản Community), khác với app Đánh giá ở bài trước. Bài này ta cài nó và tạo thử vài khoản chi phí.
Cài app Chi phí
Vào Ứng dụng, tìm "Expenses" (hoặc "Chi phí") rồi bấm Kích hoạt. Odoo cài xong sẽ có một app mới tên Chi phí trên màn hình chính. Đây là app miễn phí nên bấm cài được ngay, không hiện nút "Nâng cấp" như app Đánh giá.
Xem danh sách các khoản chi phí
Tôi đã tạo sẵn bốn khoản chi phí mẫu cho quán để bạn thấy màn hình có dữ liệu. Vào app Chi phí, mở màn hình Chi phí nhân viên:
Hình 1: Bốn khoản chi phí của nhân viên quán. Mỗi dòng ghi: Nhân viên đã chi, Mô tả, Ngày, Danh mục (Quà tặng, Du lịch, Các bữa ăn, Chi phí chung), và Tổng tiền. Cột Trạng thái đang là "Nháp" — nghĩa là mới ghi nháp, chưa gửi đi duyệt. Dải phía trên (Để Trình → Chờ phê duyệt → Chờ hoàn trả) là ba chặng tiền sẽ đi qua trước khi về túi nhân viên.
Một lưu ý thật thà về con số: hệ thống demo này đặt tiền tệ công ty là đô-la nên số tiền hiển thị kèm ký hiệu $ (ví dụ "$ 450.000,00"). Bạn cứ đọc phần số như tiền Việt — 450.000, 320.000... — còn khi cài cho quán thật, bạn chỉ cần đổi tiền tệ công ty sang VND là ký hiệu thành đồng.
Tạo một khoản chi phí
Bấm nút Mới rồi điền thông tin. Đây là một phiếu chi phí đã điền xong — khoản Lê Văn Cường mua nguyên liệu pha chế:
Hình 2: Form khai một khoản chi phí. Các ô cần điền: Mô tả (chi cho việc gì), Danh mục (loại chi phí — chọn từ danh sách có sẵn như Bữa ăn, Đi lại, Quà tặng...), Tổng tiền, và Nhân viên đã chi. Quan trọng nhất là ô Thanh toán bởi: ở đây chọn "Nhân viên (cần hoàn trả)" — tức nhân viên đã bỏ tiền túi và công ty phải trả lại.
Vài chỗ đáng chú ý trong form này:
- Đính kèm biên lai (nút góc trái trên) — đây là phần cốt lõi. Nhân viên chụp ảnh hóa đơn/biên lai rồi đính vào để làm bằng chứng. Không có chứng từ thì kế toán khó duyệt.
- Thanh toán bởi có hai lựa chọn: Nhân viên (cần hoàn trả) — nhân viên ứng tiền, công ty trả lại; hoặc Công ty — trả bằng thẻ công ty, không phải hoàn cho ai.
- Thuế đã bao gồm — ở ví dụ này Odoo tự tách phần thuế 15% nằm trong tổng tiền. Con số thuế do cấu hình thuế mặc định của hệ thống, khi dùng thật bạn chỉnh cho khớp thuế VN.
- Thanh trạng thái trên cùng: Nháp → Đã phê duyệt → Đã vào sổ → Đã thanh toán — cho thấy phiếu này sẽ đi qua những bước nào.
Nhân viên tự khai được không?
Được, và đó chính là ý hay của app này. Mỗi nhân viên có thể tự vào mục Chi phí của tôi, bấm Mới, chụp biên lai và khai khoản mình đã chi — không cần nhờ kế toán nhập hộ. Kế toán chỉ việc duyệt. Nhờ vậy gánh nặng nhập liệu chia đều, và ai chi thì người đó chịu trách nhiệm về chứng từ của mình.
Nhớ ba ý
- App Chi phí (Expenses) là app miễn phí giúp ghi lại những khoản nhân viên bỏ tiền túi chi cho công việc, để công ty duyệt và hoàn lại.
- Mỗi phiếu cần: mô tả, danh mục, số tiền, nhân viên, và quan trọng là đính kèm biên lai làm bằng chứng.
- Ô Thanh toán bởi phân biệt "Nhân viên (cần hoàn trả)" với "Công ty" — quyết định có phải trả lại tiền cho ai hay không.
Khai xong thì phiếu mới ở trạng thái "Nháp". Nó đi tiếp thế nào — ai duyệt, tiền hoàn ra sao? Phần sau ta theo chân một phiếu chi phí đi hết hành trình: gửi duyệt, phê duyệt, và hoàn tiền cho nhân viên.
