Cuối tháng, sếp hỏi: "Quán Quận 1 lãi hay lỗ? Còn Quận 3?". Hệ thống tài khoản kế toán thường không trả lời được — nó chỉ biết "chi phí thuê 20 triệu", chứ không biết 20 triệu đó của quán nào. Để trả lời, Odoo có thêm một tầng gọi là kế toán phân tích (Analytic): gắn nhãn quản trị cho từng khoản thu/chi. Bài này giới thiệu cơ bản.
Ý tưởng: hai chiều nhìn cùng một đồng tiền
Mỗi khoản chi có hai câu hỏi:
- Bản chất là gì? (thuê nhà, lương, nguyên liệu…) → trả lời bằng tài khoản kế toán thường (bài về hệ thống tài khoản).
- Thuộc về ai/đâu? (quán nào, dự án nào, bộ phận nào) → trả lời bằng tài khoản phân tích.
Hai chiều này chạy song song: một bút toán thuê nhà vừa vào tài khoản "Chi phí thuê", vừa gắn nhãn "Quán Quận 1". Nhờ vậy bạn dựng được báo cáo lãi/lỗ theo từng quán mà không phá vỡ sổ kế toán chuẩn.
Kế hoạch phân tích: nhóm các nhãn
Vào Hoá đơn → Cấu hình → Kế hoạch phân tích:
Hình 1: Kế hoạch phân tích là các "chiều" phân loại. Ở đây có hai kế hoạch: "Dự án" và "Bộ phận". Mỗi kế hoạch là một cách bổ dọc chi phí — ví dụ chiều "Bộ phận" để tách theo quán/kênh, chiều "Dự án" để tách theo từng dự án. Bạn có thể dùng nhiều chiều cùng lúc (một khoản chi vừa thuộc "Quán Quận 1" vừa thuộc "Dự án khai trương").
Tài khoản phân tích: các nhãn cụ thể
Trong mỗi kế hoạch là các tài khoản phân tích — chính là các nhãn bạn gắn. Vào Cấu hình → Tài khoản phân tích:
Hình 2: Ba tài khoản phân tích thuộc kế hoạch "Bộ phận": Quán Quận 1, Quán Quận 3, Kênh bán sỉ. Mỗi cái là một nhãn để gắn vào chi phí/doanh thu. Cột Nợ / Có / Số dư hiện 0 vì mình mới tạo, chưa gắn vào giao dịch nào — khi bắt đầu gắn nhãn cho các bút toán, số liệu sẽ dồn về đây theo từng quán.
Dùng thế nào trong thực tế?
- Tạo kế hoạch (chiều phân tích): Bộ phận, Dự án…
- Tạo tài khoản phân tích (các nhãn): Quán Quận 1, Quán Quận 3…
- Khi lập hoá đơn, chi phí, bút toán, ở dòng tương ứng gắn thêm tài khoản phân tích.
- Cuối kỳ, xem báo cáo phân tích để biết lãi/lỗ từng quán/dự án.
Điểm hay: bạn không cần đẻ thêm cả loạt tài khoản kế toán kiểu "Chi phí thuê Quận 1", "Chi phí thuê Quận 3"… — chỉ một tài khoản "Chi phí thuê" rồi gắn nhãn phân tích là đủ. Gọn và linh hoạt.
Phân biệt với tài khoản kế toán thường
| Tài khoản kế toán (thường) | Tài khoản phân tích | |
|---|---|---|
| Trả lời | Chi cho cái gì (bản chất) | Chi cho ai/đâu (quản trị) |
| Bắt buộc | Có (mọi bút toán) | Tuỳ chọn (gắn khi cần) |
| Dùng cho | Báo cáo tài chính chuẩn | Báo cáo nội bộ theo dự án/bộ phận |
Vài lưu ý cho người mới
- Đặt tên nhãn rõ ràng (theo quán, dự án, bộ phận) để báo cáo dễ đọc.
- Không lạm dụng: chỉ tạo các chiều phân tích thật sự cần theo dõi.
- Phân tích là tầng quản trị, không thay thế kế toán tài chính — hai bên bổ sung nhau.
Nhớ ba ý
- Kế toán phân tích gắn nhãn quản trị (bộ phận/dự án) cho thu–chi, song song với tài khoản kế toán thường.
- Kế hoạch phân tích là các chiều phân loại; tài khoản phân tích là các nhãn cụ thể trong chiều đó.
- Nhờ nó, bạn có báo cáo lãi/lỗ theo quán/dự án mà không phải nhân bản hàng loạt tài khoản kế toán.
Biết chi phí thuộc bộ phận nào rồi, bước tiếp là đặt hạn mức cho từng bộ phận. Phần 119 sẽ nói về Ngân sách (Budgets) — lập kế hoạch chi tiêu và so với thực tế.
