Phần trước ta thấy app Hoá đơn (Invoicing) miễn phí đã làm được nhiều việc. Điều ít ai để ý: đằng sau mỗi hoá đơn, mỗi lần thu chi, Odoo đều ghi con số vào một "tài khoản kế toán" cụ thể. Tập hợp tất cả tài khoản đó gọi là Biểu đồ tài khoản (Chart of Accounts) — bộ khung xương của toàn bộ kế toán. Tin vui: nó nằm sẵn trong Invoicing, không cần bản trả phí.

Danh sách tài khoản trông thế nào?

Vào Hoá đơn → Cấu hình → Hệ thống tài khoản. Bạn sẽ thấy một danh sách dài:

Màn Hệ thống tài khoản liệt kê 51 tài khoản với cột Mã, Tên tài khoản kế toán, Loại và Cho phép đối chiếu; ví dụ 101401 Ngân hàng, 110100 Stock Valuation, 121000 Account Receivable

Hình 1: Hệ thống tài khoản (51 tài khoản). Mỗi dòng có: Mã (số hiệu tài khoản, ví dụ 101401, 110100, 400000), Tên, Loại (Tài sản lưu động, Phải thu, Ngân hàng và tiền mặt, Tài sản cố định…), và Cho phép đối chiếu (bật cho các tài khoản cần khớp công nợ như phải thu/phải trả). Cột bên trái nhóm nhanh theo chữ số đầu của mã (1, 2, 3…). Để ý dòng 110100 Stock Valuation — đúng tài khoản định giá tồn kho ta gặp ở bài kế toán tồn kho.

Hãy hình dung mỗi tài khoản là một ngăn kéo để phân loại tiền: tiền mặt một ngăn, tiền khách nợ một ngăn, doanh thu bán hàng một ngăn, chi phí một ngăn… Mọi giao dịch chỉ là chuyện tiền chuyển từ ngăn này sang ngăn kia.

Năm nhóm tài khoản lớn

Nhìn cột Loại, mọi tài khoản đều thuộc một trong năm nhóm nền tảng của kế toán:

  1. Tài sản (Assets): thứ công ty có — tiền mặt, hàng tồn, tiền khách nợ mình, tài sản cố định.
  2. Nợ phải trả (Liabilities): thứ công ty nợ — tiền nợ nhà cung cấp, thuế phải nộp, vay.
  3. Vốn chủ sở hữu (Equity): phần của chủ — vốn góp, lợi nhuận giữ lại.
  4. Thu nhập (Income): tiền kiếm được — doanh thu bán hàng, thu khác.
  5. Chi phí (Expenses): tiền tiêu ra — giá vốn, lương, chi phí vận hành.

Mã tài khoản thường bắt đầu bằng chữ số ứng với nhóm (ví dụ nhóm 1 là tài sản), nên nhìn mã là đoán được nhóm.

Mở một tài khoản ra xem

Bấm vào một dòng, ví dụ tài khoản doanh thu:

Form tài khoản Product Sales mã 400000, tab Kế toán với Loại là Thu nhập, nút Số dư âm 4.125.000, thẻ Hoạt động nghiệp vụ

Hình 2: Tài khoản "Product Sales" mã 400000, Loại = "Thu nhập". Nút "Số dư" phía trên hiển thị −4.125.000 — chính là doanh thu đã dồn từ các hoá đơn ta lập ở bài trước (trong kế toán, doanh thu ghi bên Có nên hiện dấu âm theo quy ước hiển thị số dư này). Mỗi lần bạn xuất một hoá đơn bán, Odoo tự cộng tiền hàng vào đúng tài khoản này — bạn không phải gõ tay.

Đây là điểm mấu chốt: bạn hầu như không đụng trực tiếp vào Biểu đồ tài khoản trong lúc làm việc hằng ngày. Bạn lập hoá đơn, ghi thanh toán — Odoo tự định khoản vào các tài khoản phù hợp. Biểu đồ tài khoản chỉ là cái khung phía sau để mọi con số có chỗ rơi vào cho ngăn nắp.

Nói thật về bản demo

Danh sách tài khoản ở đây phần lớn mang tên tiếng Anh (Current Assets, Account Receivable, Product Sales…) vì hệ thống nạp sẵn bộ tài khoản mặc định kiểu Mỹ. Khi triển khai thật ở Việt Nam, bạn sẽ chọn hệ thống tài khoản Việt Nam (theo Thông tư 200/133) để mã và tên khớp chuẩn kế toán trong nước. Mình giữ nguyên bộ mặc định và không đổi tên giả cho giống — những gì bạn thấy là thật.

Người mới nên biết tới đâu?

  • Hiểu 5 nhóm là đủ để đọc được báo cáo và biết một con số thuộc loại gì.
  • Đừng xoá/sửa lung tung tài khoản hệ thống đang dùng — dễ làm hỏng định khoản tự động.
  • Cần thêm tài khoản riêng (ví dụ một loại chi phí đặc thù) thì bấm Mới, đặt mã và chọn Loại cho đúng nhóm.

Nhớ ba ý

  1. Biểu đồ tài khoản là danh sách mọi "ngăn kéo" tiền; có sẵn trong Invoicing miễn phí.
  2. Mọi tài khoản thuộc 5 nhóm: Tài sản, Nợ phải trả, Vốn CSH, Thu nhập, Chi phí — nhìn Loại và Mã là biết.
  3. Bạn ít khi đụng tay vào đây; Odoo tự định khoản khi bạn lập hoá đơn, thu chi.

Có khung tài khoản rồi, các nghiệp vụ được ghi qua đâu? Qua nhật ký. Phần 105 sẽ xem các loại Nhật ký: bán, mua, ngân hàng và tiền mặt.