Phần trước ta có bộ khung tài khoản — những "ngăn kéo" tiền. Nhưng ngăn kéo tự nó không ghi chép; phải có cuốn sổ để chép từng nghiệp vụ vào rồi mới phân bổ sang các ngăn. Trong Odoo, cuốn sổ đó gọi là Nhật ký (Journal). Và chính nó là lý do hoá đơn của bạn tự có số INV/2026/00001.

Danh sách nhật ký

Vào Hoá đơn → Cấu hình → Sổ nhật ký:

Danh sách Sổ nhật ký gồm Bán hàng loại Bán hàng tiền tố INV, Mua hàng loại Mua hàng tiền tố BILL, Ngân hàng tiền tố BNK1, và các sổ khác MISC EXCH CABA Inventory Valuation

Hình 1: Sổ nhật ký (7 sổ). Các cột: Tên, Loại, Tiền tố số thứ tự, Tài khoản mặc định. Đọc vài dòng thật: Bán hàng (loại Bán hàng, tiền tố INV, tài khoản mặc định Product Sales); Mua hàng (loại Mua hàng, tiền tố BILL, Expenses); Ngân hàng (loại Ngân hàng, tiền tố BNK1); còn lại là các sổ Thông tin khác như MISC, Chênh lệch tỷ giá, và Inventory Valuation (sổ ghi định giá tồn kho ta gặp ở bài kế toán kho).

Mỗi nhật ký là một cuốn sổ dành riêng cho một loại nghiệp vụ. Bán hàng ghi vào sổ Bán hàng, mua hàng ghi vào sổ Mua hàng, thu chi qua ngân hàng ghi vào sổ Ngân hàng — gọn gàng, không lẫn lộn.

Bốn loại nhật ký thường gặp

  • Bán hàng (Sales): chứa hoá đơn bán cho khách.
  • Mua hàng (Purchase): chứa hoá đơn mua từ nhà cung cấp.
  • Ngân hàng (Bank): các giao dịch qua tài khoản ngân hàng.
  • Tiền mặt (Cash): thu chi tiền mặt.

Ngoài ra có loại Thông tin khác (Miscellaneous) cho các bút toán thủ công, chênh lệch tỷ giá, định giá tồn kho…

(Nói thẳng: hệ thống demo này đang có sẵn sổ Bán hàng, Mua hàng và Ngân hàng, nhưng chưa lập sổ Tiền mặt riêng. Odoo có sẵn loại "Tiền mặt" để bạn tạo khi cần — mình không dựng thêm chỉ để chụp cho đủ, nên bạn thấy đúng những gì hệ thống đang có.)

Tiền tố: nơi số hoá đơn ra đời

Mở sổ Bán hàng, bạn sẽ hiểu vì sao hoá đơn tự đánh số:

Form sổ nhật ký Bán hàng, Loại Bán hàng, Tiền tố số thứ tự INV, tab Bút toán, nút Journal Items

Hình 2: Sổ "Bán hàng" — Loại: Bán hàng, Tiền tố số thứ tự: INV. Chính cái tiền tố "INV" này khiến mọi hoá đơn bán được đánh số INV/2026/00001, INV/2026/00002… tự động, tăng dần, không trùng. Nút "Journal Items" phía trên mở ra toàn bộ bút toán đã ghi vào sổ này.

Vậy là ba mảnh ghép khớp lại:

  1. Nhật ký phân loại nghiệp vụ (sổ nào).
  2. Tiền tố của nhật ký sinh số chứng từ (INV/BILL/BNK1…).
  3. Tài khoản mặc định của nhật ký quyết định tiền chảy vào tài khoản nào.

Nó chạy tự động thế nào?

Khi bạn xác nhận một hoá đơn bán, Odoo:

  • ghi hoá đơn vào sổ Bán hàng,
  • cấp cho nó số INV/2026/xxxxx theo tiền tố,
  • và tạo bút toán đưa tiền vào tài khoản Phải thu (khách nợ) và tài khoản Doanh thu.

Bạn không làm bước nào trong số đó bằng tay — chỉ cần bấm xác nhận. Nhật ký là bộ máy phía sau lo hết.

Người mới nên biết tới đâu?

  • Hiểu 4 loại sổ (bán, mua, ngân hàng, tiền mặt) là đủ để biết một nghiệp vụ nằm ở đâu.
  • Đừng đổi tiền tố của sổ đang dùng — số chứng từ đang chạy sẽ loạn.
  • Cần thêm sổ (ví dụ một tài khoản ngân hàng thứ hai, hay một sổ tiền mặt) thì bấm Mới, chọn đúng Loại và đặt tiền tố riêng.

Nhớ ba ý

  1. Nhật ký là các "cuốn sổ" phân loại nghiệp vụ: Bán hàng, Mua hàng, Ngân hàng, Tiền mặt, Thông tin khác.
  2. Tiền tố của nhật ký sinh ra số chứng từ (INV/2026/00001); tài khoản mặc định quyết định định khoản.
  3. Odoo tự chọn sổ, tự đánh số, tự định khoản khi bạn xác nhận hoá đơn/thanh toán.

Trong mỗi hoá đơn còn một con số ai cũng quan tâm: thuế. Phần 106 sẽ xem Thuế (Taxes) và cấu hình thuế tại Việt Nam — thuế GTGT được tính và ghi nhận ra sao.