Có cơ hội trong pipeline rồi (phần trước đã tạo), giờ đến phần sống động nhất của CRM: đẩy cơ hội tiến lên khi thương vụ có tiến triển. Khách vừa xác nhận nhu cầu? Kéo sang "Đủ điều kiện". Vừa gửi báo giá? Kéo sang "Đề xuất". Khách gật đầu ký? Đánh dấu "Đạt". Mỗi lần kéo là một lần bạn cập nhật tình hình thật, và pipeline luôn phản ánh đúng bức tranh bán hàng.
Kéo-thả: cập nhật tình hình chỉ bằng một cú rê chuột
Trên pipeline, mỗi cơ hội là một tấm thẻ nằm trong cột giai đoạn của nó. Muốn chuyển giai đoạn, bạn giữ chuột vào thẻ và kéo sang cột khác — đơn giản như dời tờ giấy nhớ trên bảng:
Hình 1: Pipeline sau khi di chuyển các cơ hội. Cột Mới có hai thẻ, Đủ điều kiện một thẻ, và Đạt đã có "Báo giá cà phê quà Tết" ($30.000k) — cơ hội vừa được chốt thắng. Tổng tiền trên đầu mỗi cột tự cập nhật theo.
Điều đáng chú ý: khi kéo một cơ hội sang giai đoạn xa hơn, Odoo thường tự nâng xác suất thắng theo giai đoạn đó (một thương vụ đã ở "Đề xuất" chắc chắn hơn một cái vừa "Mới"). Nhờ vậy dự báo doanh thu của bạn tự điều chỉnh theo tình hình thật, không cần chỉnh tay.
Đánh dấu Đạt: ăn mừng một thương vụ
Khi khách đồng ý, mở cơ hội và bấm nút Đạt (Won). Odoo làm hẳn một màn ăn mừng:
Hình 2: Cơ hội "Báo giá cà phê quà Tết" sau khi bấm Đạt. Góc phải có dải băng xanh ĐẠT, xác suất nhảy lên 100%, thanh giai đoạn dừng ở "Đạt", và một cầu vồng chúc mừng hiện ra. Chatter bên phải ghi lại: "Cơ hội đạt được — Đề xuất → Đạt".
Đánh dấu Đạt không chỉ để vui: nó đóng cơ hội với xác suất 100%, đưa giá trị thương vụ vào doanh thu thực tế của báo cáo, và ghi lại mốc thời gian chốt. Đây là dữ liệu để sau này bạn biết tỷ lệ thắng của mình là bao nhiêu.
Đánh dấu Mất: và vì sao phải ghi lý do
Không phải thương vụ nào cũng thắng. Khi một cơ hội đổ bể, đừng chỉ xoá nó đi — hãy bấm nút Mất (Lost) và ghi lý do:
Hình 3: Hộp thoại Đánh dấu là mất. Odoo gợi sẵn vài lý do — "Quá đắt", "Chúng ta không có nhân lực/kỹ năng", "Không đủ tồn kho" — kèm ô Ghi chú đóng để viết thêm. Bấm Đánh dấu là mất để xác nhận.
Lý do mất là vàng cho việc cải thiện: nếu tháng nào cũng mất vì "Quá đắt", có lẽ giá của bạn có vấn đề; nếu mất vì "Không đủ tồn kho", đó là bài toán vận hành. Ghi lý do biến những thất bại rời rạc thành dữ liệu để học. Cơ hội bị đánh dấu Mất không biến mất hẳn — nó được lưu trữ (ẩn khỏi pipeline nhưng vẫn tra cứu được), nên bạn không mất lịch sử.
Một thói quen nhỏ, lợi ích lớn
Sức mạnh của pipeline đến từ việc bạn giữ nó đúng thực tế. Mỗi lần có tiến triển — gọi điện xong, gửi báo giá, khách phản hồi — hãy kéo thẻ hoặc cập nhật ngay. Pipeline được chăm sóc là một tấm bản đồ luôn đúng; pipeline bỏ bê là một mớ thẻ cũ vô dụng. Chỉ mất vài giây mỗi lần, nhưng đổi lại bạn luôn trả lời được: đang có gì, khả năng bao nhiêu, cái nào sắp chốt.
Tóm lại
- Kéo-thả thẻ giữa các cột để chuyển giai đoạn; Odoo thường tự nâng xác suất theo giai đoạn.
- Bấm Đạt để chốt thắng — xác suất lên 100%, giá trị vào doanh thu thật, có màn ăn mừng.
- Bấm Mất và ghi lý do khi thua — cơ hội được lưu trữ chứ không mất; lý do là dữ liệu để cải thiện.
- Giữ pipeline cập nhật theo tình hình thật để nó luôn là bản đồ đáng tin.
Bốn giai đoạn mặc định hợp với nhiều doanh nghiệp, nhưng quy trình của bạn có thể khác. Phần 46 sẽ chỉ cách tuỳ biến các giai đoạn — đổi tên, thêm, bớt, sắp lại thứ tự — để pipeline khớp đúng cách bạn bán hàng.
