Sửa từng bản ghi thì ổn với vài cái, nhưng khi cần xử lý hàng chục, hàng trăm cùng lúc — cất bớt khách hàng cũ, xoá đám nhập trùng — làm tay thì cả buổi. Odoo cho thao tác hàng loạt: chọn nhiều dòng rồi áp một hành động cho tất cả. Và ngôi sao của bài này là Lưu trữ (Archive) — cách "dọn bớt" an toàn mà không mất dữ liệu. Ta làm trên Liên hệ.
Chọn nhiều, làm một lần
Trong danh sách, tick ô vuông ở đầu các dòng cần xử lý (hoặc ô ở hàng tiêu đề để chọn cả trang). Thanh trên hiện "... đã chọn" và nút Tác vụ — mọi hành động bạn bấm giờ áp cho tất cả các dòng đã chọn: Lưu trữ, Xoá, Xuất, Gửi email... một lần cho cả nhóm.
(Ngoài ra, ở giao diện danh sách bạn còn có thể sửa hàng loạt: chọn nhiều dòng rồi sửa giá trị một ô, Odoo sẽ hỏi có muốn áp giá trị đó cho cả nhóm không.)
Lưu trữ hàng loạt
Ví dụ cất hai liên hệ không còn giao dịch: tick chọn chúng, bấm Tác vụ → Lưu trữ. Odoo hỏi lại cho chắc:
Hình 1: Đã chọn 2 liên hệ ("2 đã chọn"). Sau khi bấm Tác vụ → Lưu trữ, hộp Xác nhận hỏi "Bạn có chắc bạn muốn lưu trữ tất cả dữ liệu đã chọn?". Bấm Lưu trữ để đồng ý. Các bản ghi này lập tức biến khỏi danh sách thường — nhưng chưa mất đi đâu cả.
Đồ đã lưu trữ vẫn còn — và tìm lại được
Đây là điểm cốt lõi khiến Lưu trữ an toàn hơn Xoá (nhắc lại phần 17): bản ghi lưu trữ chỉ bị ẩn, không bị xoá. Muốn xem lại, mở thanh tìm kiếm ▾ → Bộ lọc → Đã lưu trữ:
Hình 2: Bật bộ lọc "Đã lưu trữ", danh sách hiện những bản ghi đã cất — có hai liên hệ ta vừa lưu trữ (kèm vài bản ghi hệ thống vốn luôn lưu trữ). Muốn dùng lại: chọn chúng, bấm Tác vụ → Bỏ lưu trữ, là chúng trở về danh sách thường ngay.
Nói cách khác: Lưu trữ giống một cái thùng rác có nắp mở lại được. Cất đi cho gọn màn hình, cần thì lôi ra. Còn Xoá thì mất hẳn.
Khi nào dùng gì
| Tình huống | Nên |
|---|---|
| Cất bớt khách/sản phẩm không còn dùng | Lưu trữ (khôi phục được) |
| Dọn đám nhập trùng, rác thật sự | Xoá — nhưng cẩn thận, mất hẳn |
| Đổi cùng một giá trị cho nhiều bản ghi | Chọn nhiều dòng → sửa hàng loạt |
| Kéo dữ liệu nhiều dòng ra ngoài | Chọn → Tác vụ → Xuất (phần 21) |
Mẹo phối hợp: dùng lọc/tìm cho ra đúng nhóm cần xử lý trước (ví dụ "khách chưa mua gì trong năm"), rồi chọn cả trang và thao tác hàng loạt. Nếu nhóm trải nhiều trang, sau khi chọn cả trang Odoo còn hỏi "chọn tất cả N bản ghi khớp" để bạn xử lý trọn bộ.
Nhớ ba ý
- Chọn nhiều dòng → Tác vụ = áp một hành động cho cả nhóm.
- Lưu trữ ẩn nhưng không mất; tìm lại bằng bộ lọc Đã lưu trữ, khôi phục bằng Bỏ lưu trữ.
- Xoá hàng loạt là vĩnh viễn — phân vân thì Lưu trữ.
Xong bài này bạn xử lý được dữ liệu ở quy mô lớn mà vẫn an toàn. Phần sau ta tìm hiểu Chatter — khung ghi chú, lịch sử và trao đổi bám theo mỗi bản ghi, thứ hiện bên phải mọi biểu mẫu.
