Đọc được biểu mẫu rồi (phần 16), giờ ta thực hành trọn vòng đời một bản ghi: tạo mới, sửa, và bỏ đi khi không cần. Cả ba thao tác này giống hệt nhau ở mọi app, nên học một lần trên Liên hệ là dùng được khắp nơi.
Tạo mới — nút "Mới" rồi Lưu
Bấm nút Mới (góc trên bên trái danh sách), Odoo mở một biểu mẫu trống. Điền các trường cần thiết, ví dụ tên và email:
Hình 1: Đang tạo một liên hệ mới. Để ý cạnh tên bản ghi có biểu tượng đám mây ☁ (Lưu) và dấu ✕ (Huỷ bỏ) — đó là dấu hiệu bản ghi chưa được lưu. Khung Chatter bên phải cũng ghi "Đang tạo hồ sơ mới...". Điền xong, bấm đám mây ☁ để lưu; nếu đổi ý thì bấm ✕ để bỏ.
Điểm hay nhớ: Odoo không tự lưu. Gõ xong mà đóng trang hay bỏ đi khi vẫn còn dấu ☁ chưa bấm là mất những gì vừa nhập. Cứ thấy biểu tượng đám mây là còn thay đổi chưa ghi.
Sửa — bấm vào ô, đổi, rồi Lưu
Sửa một bản ghi có sẵn cũng đúng nhịp đó: mở bản ghi ra, bấm thẳng vào ô cần sửa, gõ giá trị mới. Ngay khi bạn đổi gì, biểu tượng đám mây ☁ / ✕ lại hiện ra. Sửa xong bấm ☁ để lưu. Không có "chế độ sửa" riêng — cứ bấm vào là sửa được luôn, chỉ cần nhớ lưu.
Xoá — và người anh em an toàn hơn của nó
Muốn bỏ một bản ghi, bấm biểu tượng bánh răng ⚙ (Tác vụ) cạnh tên bản ghi. Một menu đổ xuống:
Hình 2: Menu Tác vụ (⚙). Có Xoá (màu đỏ) — bỏ hẳn bản ghi, và Lưu trữ — cất bản ghi đi nhưng vẫn giữ lại. Ngoài ra còn Nhân bản để tạo bản sao.
Đây là chỗ quan trọng nhất của bài:
- Xoá là vĩnh viễn. Bấm Xoá, Odoo hỏi xác nhận, rồi bản ghi biến mất hẳn — không có thùng rác để khôi phục như ở một số phần mềm khác.
- Lưu trữ (Archive) mới là lựa chọn an toàn. Nó chỉ ẩn bản ghi khỏi danh sách thường, nhưng dữ liệu vẫn còn và khôi phục lại được bất cứ lúc nào (lọc "Đã lưu trữ" để tìm, rồi Bỏ lưu trữ). Một nhân viên nghỉ việc, một sản phẩm ngừng bán — hãy Lưu trữ, đừng Xoá.
Quy tắc thực dụng cho người mới: mặc định dùng Lưu trữ; chỉ Xoá khi chắc chắn đó là rác và chưa dính tới gì.
Còn một lý do nữa để chuộng Lưu trữ: nhiều bản ghi không xoá được vì đã được dùng ở nơi khác. Một khách hàng đã có đơn hàng, một sản phẩm đã lên hoá đơn — Odoo sẽ chặn xoá để khỏi làm hỏng dữ liệu liên quan, và gợi ý bạn Lưu trữ thay thế. Đó là tính năng bảo vệ, không phải lỗi.
Nhân bản — đỡ gõ lại
Nếu cần tạo một bản ghi gần giống cái đã có (một sản phẩm chỉ khác màu, một liên hệ cùng công ty), bấm Tác vụ → Nhân bản. Odoo tạo một bản sao mọi trường để bạn chỉ sửa vài chỗ rồi lưu — nhanh hơn nhập lại từ đầu.
Nhớ vòng đời
| Việc | Làm |
|---|---|
| Tạo | Nút Mới → điền → ☁ Lưu |
| Sửa | Bấm vào ô → đổi → ☁ Lưu |
| Nhân bản | ⚙ Tác vụ → Nhân bản |
| Cất đi (an toàn) | ⚙ Tác vụ → Lưu trữ |
| Xoá hẳn (cẩn thận) | ⚙ Tác vụ → Xoá → xác nhận |
Nhớ hai điều cốt lõi: thấy đám mây ☁ là chưa lưu, và khi phân vân giữa Xoá với Lưu trữ thì chọn Lưu trữ. Nắm được là bạn thao tác an toàn ở mọi app.
Xong bài này bạn đã làm chủ trọn vòng đời một bản ghi. Phần sau ta học Bộ lọc (Filters) và Group By nâng cao — cách moi đúng bản ghi cần trong hàng nghìn dòng.
