In hợp đồng, ký tay, scan, gửi lại — vòng đời một chữ ký kiểu cũ tốn cả ngày. Odoo có app Sign (Ký tên) để làm gọn: gửi tài liệu cho khách, họ ký ngay trên trình duyệt, xong là có bản đã ký lưu lại. Nhưng như Approvals (bài 189), phải nói thẳng: Sign là app trả phí (Enterprise).
Tin vui ở cuối bài: dù không có app Sign, bản Community vẫn cho khách ký online một số tài liệu quan trọng — cụ thể là báo giá — mà không tốn thêm đồng nào.
Bằng chứng: Sign là app Enterprise
Vào Ứng dụng, tìm "Sign":
Hình 1: Ô app Ký tên ("Gửi và yêu cầu chữ ký điện tử"). Giống Studio, Chất lượng, nó chỉ có "Tìm hiểu thêm" và nút "Nâng cấp" — dấu hiệu app Enterprise trả phí, không cài được trên Community (mình đã kiểm qua thông tin kỹ thuật: giấy phép loại Enterprise).
App Sign làm gì (nếu có)?
- Tải tài liệu lên (PDF hợp đồng, biên bản) và kéo-thả các ô cần điền: chỗ ký, ngày, tên, chức danh.
- Gửi cho người ký qua email — họ mở link, điền và ký bằng chuột/cảm ứng ngay trên trình duyệt, không cần in.
- Nhiều người ký theo thứ tự (ví dụ nhân viên ký trước, giám đốc ký sau).
- Lưu bản đã ký kèm dấu vết pháp lý (ai ký, lúc nào, từ đâu).
Nói gọn: Sign biến việc ký tài liệu bất kỳ thành quy trình online — tiện nhất khi bạn ký nhiều loại hợp đồng khác nhau.
Community đã có sẵn: ký online cho báo giá
Đây là phần đáng mừng. Dù không có app Sign đầy đủ, bản Community cho phép khách ký online ngay trên báo giá — một tính năng có sẵn trong phần bán hàng/trang khách. Bật tùy chọn "cần chữ ký" cho báo giá rồi gửi link cho khách, họ thấy trang này:
Hình 2: Trang báo giá S00015 mà khách hàng thấy (không cần tài khoản, mở bằng link riêng). Nổi bật là nút "Chấp nhận & ký" — bấm vào, khách ký tên ngay trên trình duyệt để xác nhận đồng ý báo giá. Có cả nút "Phản hồi" và "Từ chối". Ký xong, báo giá tự chuyển thành đơn hàng — tất cả miễn phí trên Community.
Vậy là với quy trình bán hàng, bạn đã có chữ ký điện tử mà không cần app Sign. Chỉ khi cần ký các loại tài liệu khác (hợp đồng lao động, NDA, biên bản...) thì mới cần tới Sign đầy đủ.
Không có Sign thì ký tài liệu khác thế nào?
- Dùng ký online của báo giá cho phần bán hàng (như trên) — đủ cho phần lớn giao dịch với khách.
- Đính kèm PDF + ký tay/scan: với hợp đồng ngoài phạm vi bán hàng, vẫn có thể lưu file vào Odoo (đính kèm trên bản ghi), ký giấy rồi scan bản đã ký lên — thủ công nhưng dùng được.
- Dịch vụ ký điện tử bên ngoài: nếu cần ký online chuyên nghiệp mà chưa muốn nâng cấp, có thể dùng dịch vụ ký điện tử riêng rồi lưu bản đã ký vào Odoo.
Khi nào nên nâng cấp để có Sign?
- Bạn ký nhiều loại tài liệu thường xuyên (không chỉ báo giá): hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu.
- Cần quy trình nhiều người ký và lưu vết pháp lý chuẩn.
- Muốn khách/nhân viên ký hoàn toàn online, không giấy tờ.
Còn nếu chủ yếu là chốt báo giá với khách, thì tính năng ký online sẵn có của Community là đủ dùng và miễn phí.
Nhớ ba ý
- Sign (Ký tên) gửi tài liệu cho ký điện tử online (kéo-thả ô ký/ngày/tên, nhiều người ký, lưu vết) — nhưng là app Enterprise trả phí.
- Community đã có sẵn ký online cho báo giá: khách bấm "Chấp nhận & ký" ngay trên trang báo giá — miễn phí, ký xong tự thành đơn hàng.
- Ký tài liệu khác (ngoài báo giá) trên Community thì dùng đính kèm PDF + ký/scan, hoặc dịch vụ ngoài; nâng cấp Sign khi cần ký nhiều loại tài liệu chuyên nghiệp.
Hết mảng tùy biến và tự động hóa. Chặng cuối của loạt bài chuyển sang phân tích & báo cáo nâng cao. Phần sau giới thiệu Dashboards và Spreadsheet — bảng điều khiển số liệu và bảng tính ngay trong Odoo.
