Công ty nào cũng có những việc phải xin phép trước khi làm: mua sắm trên một mức tiền, tạm ứng, nghỉ phép, thanh lý tài sản... Thay vì gửi tin nhắn "sếp duyệt giúp em nhé" rồi trôi vào quên lãng, Odoo có app Approvals (Phê duyệt) để dựng hẳn quy trình xin–duyệt đi đúng người, có lưu vết.

Nhưng như Studio (bài 183), phải nói ngay: Approvals là app của bản trả phí (Enterprise) — và trên bản Community, nó thậm chí không xuất hiện để cài.

Bằng chứng: Community không có Approvals

Vào Ứng dụng, tìm "Approvals":

Màn hình Ứng dụng của Odoo lọc theo Approvals, hiện thông báo Không tìm thấy phân hệ, Bạn nên thử tiêu chí tìm kiếm khác

Hình 1: Tìm "Approvals" trong Ứng dụng, kết quả là "Không tìm thấy phân hệ! Bạn nên thử tiêu chí tìm kiếm khác." Khác với vài app Enterprise còn hiện ô kèm nút "Nâng cấp", Approvals không có mặt trong danh sách phân hệ của bản Community này — nó là tính năng chỉ có ở gói Enterprise. Mình đã kiểm cả bằng thông tin kỹ thuật: phân hệ không tồn tại trong bản đang chạy.

Approvals làm gì (nếu có)?

Hiểu khái niệm để biết khi nào đáng nâng cấp. App Approvals xoay quanh:

  • Loại phê duyệt (Approval Category): khai sẵn các loại yêu cầu — "Xin mua sắm", "Tạm ứng", "Nghỉ phép"... Mỗi loại đặt cần ai duyệt (một người, hay nhiều cấp), có cần đính kèm chứng từ không.
  • Yêu cầu phê duyệt (Approval Request): nhân viên tạo một yêu cầu ("Xin mua máy pha cà phê 5 triệu"), điền lý do, số tiền, đính kèm báo giá.
  • Luồng duyệt: yêu cầu tự đến người có thẩm quyền; họ bấm Chấp thuận / Từ chối. Đủ chữ ký cần thiết thì yêu cầu chuyển "Đã duyệt".
  • Lưu vết: ai xin, ai duyệt, lúc nào — minh bạch, tra lại được.

Nói gọn: Approvals biến việc "xin phép" thành một quy trình có hình hài, thay vì trôi nổi trong tin nhắn.

Community làm quy trình duyệt bằng gì?

Tin tốt: không có app Approvals, bản Community vẫn dựng được quy trình duyệt cơ bản — bằng những thứ có sẵn. Ba cách thực dụng:

1. Dùng Hoạt động (Activity) để giao việc duyệt. Trên hầu hết bản ghi (đơn hàng, phiếu chi...) đều có phần Hoạt động — giao một việc "Duyệt đơn này" cho đúng người, có hạn, kèm ghi chú:

Màn hình danh sách đơn bán trong Odoo, một menu Hoạt động đang mở cho thấy tổng quan các hoạt động cần làm phân theo loại như Lead, Ngày nghỉ, với số việc trễ, hôm nay, tương lai và liên kết Xem tất cả hoạt động

Hình 2: Hệ thống Hoạt động của Odoo (menu đồng hồ trên thanh trên). Nó gom mọi việc-cần-làm được giao, phân theo loại và theo hạn (Trễ / Hôm nay / Tương lai). Bạn có thể giao một hoạt động "Duyệt yêu cầu" cho người phụ trách ngay trên bản ghi — họ thấy nó ở đây, làm xong tick hoàn thành. Đây là cách "route việc cho người duyệt" mà Community làm được ngay.

2. Dùng trạng thái + nhóm quyền. Thêm một trường trạng thái ("Chờ duyệt / Đã duyệt", như bài 184) và chỉ cho nhóm quản lý đổi sang "Đã duyệt" (phân quyền như bài 28–30).

3. Dùng app Project làm hàng chờ duyệt. Tạo một dự án "Yêu cầu chờ duyệt", mỗi yêu cầu là một nhiệm vụ, kéo qua các cột "Mới → Đang duyệt → Đã duyệt".

Không mượt bằng Approvals thật, nhưng đủ dùng cho một công ty nhỏ — và miễn phí.

Khi nào nên nâng cấp để có Approvals?

  • Bạn có nhiều loại yêu cầu và nhiều cấp duyệt phức tạp.
  • Cần lưu vết chuẩn cho kiểm toán, đối chiếu.
  • Muốn nhân viên tự phục vụ (tự tạo yêu cầu) mà không cần dạy họ mẹo thủ công.

Còn công ty nhỏ, ít loại xin phép — cách thủ công ở trên thường là đủ.

Nhớ ba ý

  1. Approvals dựng quy trình xin–duyệt (loại phê duyệt + yêu cầu + luồng duyệt + lưu vết) — nhưng là app Enterprise, không có trên Community (tìm còn báo "Không tìm thấy phân hệ").
  2. Community thay thế được bằng Hoạt động (giao việc duyệt), trạng thái + nhóm quyền, hoặc app Project làm hàng chờ duyệt — thủ công hơn nhưng miễn phí.
  3. Nâng cấp khi nhiều loại/nhiều cấp duyệt và cần lưu vết chuẩn; công ty nhỏ thường đủ với cách thủ công.

Duyệt xong nhiều khi cần ký tên vào hợp đồng, biên bản. Phần sau giới thiệu Sign — ký tài liệu điện tử: gửi hợp đồng cho khách ký online (cũng là một app Enterprise, ta sẽ nói thẳng cùng cách thay thế).