Ở bài 187 ta để Odoo tự chạy một hành động khi có sự kiện. Giờ ghép nó với thứ hữu ích nhất cho việc bán hàng: tự gửi email cho khách. Ví dụ kinh điển — "khách vừa đặt đơn thì tự gửi thư cảm ơn". Không ai phải ngồi gõ từng thư.
Cần hai mảnh: Mẫu email (Email Template) — nội dung thư có chỗ tự điền tên khách, mã đơn; và Automated Action — canh sự kiện "có đơn mới" để bấm nút gửi giúp bạn.
Mẫu email: viết một lần, tự điền tên khách
Vào Cài đặt → Kỹ thuật → Email → Mẫu, tạo một mẫu. Điểm hay là biến động — những chỗ {{ ... }} sẽ tự thay bằng dữ liệu thật của từng đơn:
Hình 1: Một Mẫu email ("Cảm ơn đã đặt hàng"), Áp dụng cho: Đơn bán hàng. Tiêu đề viết Cảm ơn {{ object.partner_id.name }} đã đặt hàng {{ object.name }} — hai chỗ {{ }} là biến động: object.partner_id.name = tên khách của đơn, object.name = mã đơn. Thân thư cũng có các biến đó. Viết mẫu một lần, mỗi đơn tự có thư riêng đúng tên, đúng mã.
Biến động là thứ biến một mẫu chung thành thư cá nhân hóa cho từng khách — không phải "Chào quý khách" chung chung, mà "Chào Nguyễn Văn An".
Nối mẫu với sự kiện: tự gửi khi có đơn
Giờ ghép: tạo một Automated Action (như bài 187) trên Đơn bán hàng, kích hoạt "Khi tạo", hành động là "Gửi email" dùng mẫu vừa tạo. Xong, mỗi đơn mới tự châm ngòi gửi thư.
Để kiểm chứng, ta tạo một đơn mới cho khách "Nguyễn Văn An". Vào Kỹ thuật → Email → Emails, thấy ngay thư vừa được Odoo tự soạn:
Hình 2: Thư Odoo tự soạn ngay khi đơn được tạo. Tiêu đề đã ghép biến: "Cảm ơn Nguyễn Văn An đã đặt hàng S00015" — đúng tên khách, đúng mã đơn. Đến (Đối tác): Nguyễn Văn An, Từ: lienhe@caphe-viet.vn. Thanh trạng thái đang ở "Xuất đi" (trong hàng đợi).
Không ai gõ thư này — nó tự sinh từ mẫu + sự kiện "có đơn mới".
Sự thật quan trọng: SMTP chưa cấu hình thì thư chưa gửi đi
Phải nói thẳng để bạn không hiểu nhầm: trên hệ thống demo này, thư đang ở trạng thái "Xuất đi" (hàng đợi), không phải "Đã gửi". Vì chưa cấu hình máy chủ gửi mail (SMTP) — Odoo soạn thư đầy đủ nhưng chưa có đường để đẩy ra ngoài.
Muốn thư thật sự đến hộp mail khách, cần khai máy chủ SMTP (Gmail, một dịch vụ email doanh nghiệp, v.v.) trong cấu hình Odoo. Khai xong, chính những thư trong hàng đợi này sẽ được gửi đi và chuyển sang "Đã gửi". Bài này dừng ở mức dựng cơ chế — phần cấu hình SMTP là việc của người quản trị hệ thống.
Còn SMS thì sao?
Tương tự email, Odoo gửi được SMS tự động (ví dụ nhắn "Đơn của bạn đang giao"). Cơ chế giống hệt: một hành động loại "Gửi SMS" gắn vào Automated Action. Khác biệt: SMS là dịch vụ trả tiền theo tin (mua gói tin nhắn của Odoo hoặc nhà cung cấp), trong khi email chỉ cần máy chủ SMTP.
Vài lưu ý thực dụng
- Kiểm mẫu bằng nút "Xem trước" trước khi bật tự động — để chắc biến
{{ }}ghép ra đúng. - Đừng gửi trùng. Nếu quy tắc "khi cập nhật" chạy nhiều lần, khách có thể nhận nhiều thư — thêm điều kiện lọc cho chặt.
- Tôn trọng người nhận. Tự động gửi tiện, nhưng gửi quá nhiều là làm phiền; chỉ gửi thư thật sự hữu ích (cảm ơn, xác nhận, nhắc hẹn).
- Không có SMTP thì không có gì tới khách — nhớ cấu hình trước khi tin rằng "đã gửi".
Nhớ ba ý
- Mẫu email chứa nội dung + biến động
{{ }}(tên khách, mã đơn) để mỗi thư tự cá nhân hóa. - Ghép mẫu với Automated Action (khi tạo/cập nhật) để Odoo tự soạn và gửi thư/SMS theo sự kiện, không cần ai bấm.
- Chưa cấu hình SMTP thì thư chỉ nằm ở "Xuất đi" (hàng đợi), chưa tới khách — SMS còn cần mua gói tin; cấu hình xong mới gửi thật.
Tự động hóa liên lạc xong, mảng nâng cao cuối cùng là quy trình phê duyệt nội bộ. Phần sau giới thiệu Approvals — xin duyệt chi tiêu, nghỉ phép, mua sắm... đi qua đúng người có thẩm quyền.
