Ở phần 152 ta lo cách tiếp nhận yêu cầu của khách. Nhưng có một loại "yêu cầu" đến từ bên trong: nhân viên mới hỏi hoài "công thức pha Espresso tỉ lệ bao nhiêu?", "vệ sinh máy pha cuối ngày làm sao?", "nội quy ca làm thế nào?". Trả lời miệng thì quên, mỗi người làm một kiểu. Cần một cuốn cẩm nang chung để ai cũng tra được. Odoo có app Kiến thức (Knowledge) cho việc đó — nhưng lại là một app Enterprise.
App Kiến thức: có nút "Nâng cấp"
Vào Ứng dụng, tìm "Knowledge":
Hình 1: App Kiến thức ("Tập trung, quản lý, chia sẻ và phát triển thư viện kiến thức của bạn") với nút "Nâng cấp" — dấu hiệu Enterprise quen thuộc. App này cho soạn tài liệu dạng trang lồng nhau (như wiki/Notion), chèn ảnh, bảng, danh sách việc, và chia sẻ nội bộ. Rất mạnh, nhưng phải trả phí.
Cách làm miễn phí: một dự án làm "cẩm nang"
Cũng như helpdesk tự chế bằng Dự án, ta lại tận dụng app Dự án miễn phí. Ý tưởng: mỗi bài cẩm nang là một nhiệm vụ, nội dung viết trong ô mô tả, và giai đoạn dùng làm chủ đề để phân loại. Tôi đã dựng dự án "Cẩm nang vận hành quán":
Hình 2: Một "cẩm nang" bằng app Dự án. Ba cột giờ là ba chủ đề: Pha chế (công thức Espresso, cách tạo bọt sữa), Vệ sinh & bảo trì (quy trình vệ sinh máy pha), Quy định nội bộ (nội quy ca làm). Mỗi thẻ là một bài; bấm vào là đọc nội dung viết trong ô mô tả. Nhân viên mới chỉ cần mở dự án này ra là tra được mọi thứ.
Cách dùng thực tế:
- Mỗi khi có một "kiến thức" cần lưu (công thức mới, quy trình mới), tạo một nhiệm vụ, đặt vào chủ đề phù hợp, viết nội dung vào ô Mô tả.
- Nhân viên tra cứu bằng cách mở dự án, tìm theo chủ đề hoặc gõ từ khóa vào ô tìm kiếm.
- Nội dung có thể định dạng (đậm, danh sách, bảng) ngay trong ô mô tả.
Được gì, thiếu gì so với Knowledge thật?
Được (app Dự án miễn phí):
- Lưu bài viết có định dạng, phân theo chủ đề, tìm kiếm được.
- Ai trong công ty cũng xem/sửa (theo phân quyền).
Thiếu (chỉ Knowledge Enterprise có):
- Trang lồng nhau nhiều tầng (cây tài liệu như wiki), liên kết chéo giữa các trang.
- Soạn thảo giàu tính năng kiểu Notion (kéo-thả khối, nhúng nội dung động).
- Chia sẻ công khai ra ngoài, lịch sử phiên bản chi tiết.
Với quán nhỏ cần một chỗ ghi công thức và quy trình cho cả đội đọc chung, cách tự chế bằng Dự án là đủ. Ngoài ra, nếu muốn công khai FAQ cho khách, bạn có thể cài app Website (miễn phí) và dùng trang/blog — ta sẽ gặp lại ở các bài về Website.
Nhớ ba ý
- App Kiến thức (Knowledge) là nơi lưu tài liệu nội bộ dạng wiki, nhưng thuộc Enterprise trả phí.
- Community làm được cẩm nang đơn giản bằng app Dự án: mỗi bài một nhiệm vụ, nội dung trong ô mô tả, chủ đề là các giai đoạn.
- Cách tự chế thiếu trang lồng nhau và soạn thảo kiểu Notion, nhưng đủ cho việc ghi công thức, quy trình, nội quy.
Ta đã đi qua nhiều app và tạo ra nhiều dữ liệu. Phần sau xem cách Odoo tổng hợp thành báo cáo cho mảng dự án và hỗ trợ — nhìn lại toàn cảnh công việc và ticket.
