Ở phần 144 ta đã nắn bảng kanban theo ý mình. Nhưng một tấm thẻ ghi mỗi tên việc thì chưa đủ để chạy. Ba câu hỏi luôn phải trả lời cho mỗi việc: Ai làm? Hạn khi nào? Gấp cỡ nào? Thiếu một trong ba là kiểu gì cũng có việc bị trôi — ai cũng tưởng người khác lo, hoặc để tới sát ngày mới cuống. Bài này chỉ cách gắn cả ba thông tin đó vào nhiệm vụ.
Ba thông tin trên form nhiệm vụ
Mở một nhiệm vụ ra (ở đây là "Tổ chức ngày khai trương"):
Hình 1: Form một nhiệm vụ đã điền đủ ba thứ. Người được phân công: Lê Thị Mai (có avatar chữ "L"). Thời hạn: 7:00 ngày 15 tháng 10. Ngôi sao vàng ở góc phải đang bật — đánh dấu ưu tiên. Bên phải, khung trao đổi tự ghi lại lịch sử: đặt thời hạn, đổi người phụ trách sang Lê Thị Mai, nâng mức ưu tiên từ Thấp lên Trung bình — mọi thay đổi đều để lại dấu vết.
Ba trường cần điền:
- Người được phân công — chọn tên người chịu trách nhiệm chính. Có thể gán nhiều người nếu việc cần phối hợp.
- Thời hạn (deadline) — ngày (và giờ) phải xong. Đây là mốc để Odoo cảnh báo khi trễ.
- Mức ưu tiên — bấm ngôi sao để đánh dấu việc gấp/quan trọng.
Nhìn bảng kanban là biết ai đang gánh gì
Điền xong ba thông tin, quay lại bảng kanban — giờ mỗi thẻ nói được nhiều hơn hẳn:
Hình 2: Cùng bảng kanban nhưng giờ mỗi thẻ hiện: hạn chót (dòng ngày dưới tên việc), avatar người phụ trách (góc phải, chữ cái tên), và ngôi sao nếu là việc ưu tiên. Đáng chú ý nhất: thẻ "Nhập máy pha và nguyên liệu" ghi "6 ngày trước" bằng màu đỏ — đó là việc đã quá hạn mà chưa xong. Các việc còn hạn thì ghi "Sau N ngày nữa" màu thường.
Đây là điểm hay nhất: Odoo tự tô đỏ việc quá hạn. Bạn không phải ngồi tính xem việc nào trễ — chỉ cần liếc bảng, thấy màu đỏ ở đâu là biết chỗ đó đang có vấn đề. Với chủ quán bận rộn, cái liếc mắt đó tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Vài mẹo giao việc gọn
- Luôn đặt hạn, kể cả hạn "mềm". Một việc không có hạn là một việc dễ bị quên. Thà đặt hạn rồi dời còn hơn để trống.
- Đừng gắn sao cho quá nhiều việc. Nếu việc nào cũng "gấp" thì chẳng còn việc nào gấp. Chỉ sao cho vài việc thật sự ưu tiên.
- Một việc, một người chịu trách nhiệm chính. Gán nhiều người dễ thành "cha chung không ai khóc". Nếu cần nhiều người, vẫn nên có một chủ trì.
Lọc nhanh việc của tôi, việc gấp, việc trễ
Vì mỗi nhiệm vụ có đủ ba thông tin, bạn lọc bảng theo chúng rất nhanh qua ô tìm kiếm: "việc gán cho tôi", "việc quá hạn", "việc ưu tiên cao". Nhờ vậy mỗi nhân viên sáng ra mở lên là thấy đúng phần của mình, còn quản lý thì soi được ngay các việc đang trễ.
Nhớ ba ý
- Mỗi nhiệm vụ nên có đủ ba thứ: người phụ trách, hạn chót, mức ưu tiên.
- Bảng kanban tự hiện avatar người làm, hạn chót, và tô đỏ việc quá hạn — liếc là biết chỗ nào có vấn đề.
- Giao việc gọn: luôn đặt hạn, tiết kiệm ngôi sao, mỗi việc một người chịu trách nhiệm chính.
Biết ai làm việc gì rồi, câu hỏi tiếp theo của quản lý thường là "mất bao nhiêu thời gian?". Phần sau giới thiệu chấm giờ (Timesheets) — ghi lại số giờ thực sự bỏ ra cho mỗi nhiệm vụ.
