Ở phần 145 ta đã giao việc rõ "ai, khi nào, gấp cỡ nào". Câu hỏi tiếp theo mà quản lý hay hỏi: "việc đó làm mất mấy tiếng?". Biết được điều này giúp bạn ước lượng công việc lần sau chính xác hơn, và nếu làm dịch vụ tính tiền theo giờ thì càng cần. App Chấm giờ (Timesheets) sinh ra cho việc đó. Đây là tính năng miễn phí của Community.
Bật chấm giờ cho dự án
Chấm giờ không tự có; bạn bật nó cho dự án cần theo dõi. Sau khi cài, vào phần cấu hình dự án và tick Cho phép chấm giờ (Timesheets). Tôi đã bật cho dự án "Khai trương chi nhánh Hà Nội".
Ghi giờ ngay trên nhiệm vụ
Mở một nhiệm vụ ra, giờ có thêm tab Bảng chấm công. Mỗi lần làm việc, bạn thêm một dòng: ngày, số giờ, mô tả ngắn việc đã làm:
Hình 1: Tab Bảng chấm công của một nhiệm vụ. Hai dòng giờ đã ghi: ngày 12/9 "Khảo sát mặt bằng, đo đạc" mất 06:00, ngày 14/9 "Làm việc với đơn vị thi công" mất 04:30. Odoo tự cộng ở dòng cuối: Thời gian đã dùng: 10:30 (mười tiếng rưỡi). Bấm "Thêm một dòng" để ghi thêm mỗi khi làm tiếp.
Cách ghi rất tự nhiên: cuối buổi, người làm mở nhiệm vụ ra, thêm một dòng "hôm nay làm việc này mất X tiếng". Không cần bấm giờ đếm ngược gì cả — chỉ ghi lại con số thực tế. Định dạng giờ ở đây là giờ:phút (04:30 = 4 tiếng 30 phút).
Odoo tự cộng tổng — không phải bấm máy tính
Điểm hay là bạn không phải tự cộng. Mỗi nhiệm vụ tự cộng tổng giờ của nó (như 10:30 ở trên). Và toàn dự án cũng cộng lại được. Vào app Bảng chấm công → Tất cả Bảng chấm công, lọc theo dự án, bạn thấy toàn bộ giờ đã bỏ ra:
Hình 2: Tổng hợp chấm giờ toàn dự án. Bốn dòng của hai người (Trần Thị Bích và Lê Văn Cường) trên hai nhiệm vụ, mỗi dòng ghi rõ ngày, người, nhiệm vụ, mô tả và số giờ. Dưới cùng Odoo cộng tổng: 15:30 — tức cả dự án tới giờ đã bỏ ra 15 tiếng rưỡi công.
Nhìn bảng này, chủ quán biết ngay: khâu thiết kế & thi công ngốn nhiều giờ nhất (10:30), khâu tuyển người nhẹ hơn (5:00). Lần sau mở chi nhánh khác, đó là cơ sở để ước lượng công sức cần bỏ.
Chấm giờ để làm gì?
Với một quán nhỏ, ghi giờ mang lại vài lợi ích thật:
- Ước lượng tốt hơn — biết việc tương tự lần trước mất bao lâu để lần sau lên kế hoạch sát.
- Thấy việc nào ngốn thời gian — từ đó cân nhắc thuê ngoài hay làm khác đi.
- Cơ sở tính tiền (nếu làm dịch vụ) — khách hàng trả theo giờ thì bảng chấm công là bằng chứng.
Đừng biến việc ghi giờ thành gánh nặng: chỉ cần cuối buổi ghi vài dòng, đừng cầu toàn tới từng phút.
Nhớ ba ý
- Chấm giờ (Timesheets) ghi lại số giờ thực tế bỏ ra cho từng nhiệm vụ, ngay ở tab Bảng chấm công.
- Odoo tự cộng tổng theo nhiệm vụ và theo cả dự án — không phải tự tính.
- Dữ liệu giờ giúp ước lượng công việc, thấy việc ngốn thời gian, và làm cơ sở tính tiền nếu cần.
Nói tới tính tiền theo giờ: phần sau đi sâu vào dự án tính phí theo giờ (billable) — khi bạn làm dịch vụ và muốn xuất hóa đơn cho khách dựa trên số giờ đã chấm.
