Bài trước đã giới thiệu Sổ cái đối tác. Bài này đi sâu: cách đọc số dư từng khách/nhà cung cấp, xem từng hoá đơn cấu thành số dư đó, và nhận ra khoản nào đã quá hạn cần đòi/trả gấp.

Mở Sổ cái đối tác và bung chi tiết

Vào Hoá đơn → Kế toán → Sổ cái đối tác, bấm vào tên một đối tác để bung các dòng bên trong:

Sổ cái đối tác mở rộng: Nguyễn Văn An có dòng INV/2026/00001 Nợ 5.500.000 đến hạn 15 tháng 9 màu đỏ; Nông trại Cà Phê Đắk Lắk có dòng BILL Có 60.000.000; tổng số dư âm 54.500.000

Hình 1: Sổ cái đối tác đã bung. Với Nguyễn Văn An: dòng INV/2026/00001 ghi Nợ 5.500.000 (khách còn nợ), Ngày đến hạn 15 thg 9 (màu đỏ = đã quá hạn). Với Nông trại Cà Phê Đắk Lắk: dòng BILL/2026/09/0001 ghi Có 60.000.000 (mình còn nợ NCC). Dòng tổng: số dư ròng −54.500.000 (mình nợ nhiều hơn được nợ). Cột Khớp (P1…) cho biết dòng nào đã đối trừ với thanh toán.

Đây là điểm mạnh: bạn không chỉ thấy con số tổng, mà bung ra thấy từng hoá đơn tạo nên nó — cần đòi ai, khoản nào.

Số dư: dương là phải thu, âm là phải trả

Cách đọc rất gọn:

  • Số dư dương (Nợ) ở một khách hàng = khách còn nợ mình (khoản phải thu). Ví dụ Nguyễn Văn An +5.500.000.
  • Số dư âm (Có) ở một nhà cung cấp = mình còn nợ họ (khoản phải trả). Ví dụ Đắk Lắk −60.000.000.

Tổng hợp lại ra bức tranh công nợ: ai nợ mình bao nhiêu, mình nợ ai bao nhiêu.

Ngày đến hạn và "tuổi nợ"

Cột Ngày đến hạn cực quan trọng. Ngày màu đỏ nghĩa là đã quá hạn — khoản đó lẽ ra phải thu/trả rồi mà chưa. Nhìn màu đỏ là biết ngay khoản nào cần xử lý gấp:

  • Khách quá hạn → gọi nhắc, đòi nợ.
  • Mình quá hạn với NCC → thu xếp trả kẻo mất uy tín.

(Khái niệm "phân tích tuổi nợ" — chia công nợ theo mức quá hạn 30/60/90 ngày — cũng dựa trên ngày đến hạn này.)

Xem nhanh trên hồ sơ đối tác

Không cần vào sổ cái, mở thẳng hồ sơ một khách hàng cũng thấy tổng quan:

Hồ sơ khách hàng Nguyễn Văn An với các nút Cơ hội 1, Bán hàng 3, Đã xuất hóa đơn 9.850.000, thẻ Khách miền Bắc và VIP

Hình 2: Hồ sơ Nguyễn Văn An. Nút "Đã xuất hóa đơn $9.850.000" tổng hợp mọi hoá đơn đã xuất cho khách này (trong đó phần còn phải thu là 5.500.000 như sổ cái). Các nút Bán hàng, Cơ hội liên kết sang đơn hàng, cơ hội của khách — một cửa sổ nhìn toàn cảnh quan hệ với đối tác.

Vài lưu ý cho người mới

  • Lọc "còn số tiền còn lại" để chỉ xem các khoản chưa tất toán — đỡ rối.
  • Nhìn màu đỏ ở ngày đến hạn để ưu tiên xử lý.
  • Bung chi tiết khi số dư khác kỳ vọng — lần theo từng hoá đơn để tìm chỗ lệch.

Nhớ ba ý

  1. Sổ cái đối tác gom công nợ theo từng khách/nhà cung cấp; bung ra thấy từng hoá đơn cấu thành số dư.
  2. Số dư dương = phải thu (khách nợ mình); âm = phải trả (mình nợ NCC).
  3. Ngày đến hạn đỏ = quá hạn — dấu hiệu khoản cần đòi/trả gấp; hồ sơ đối tác cho cái nhìn tổng quan nhanh.

Sổ sách một kỳ xong thì cần chốt lại để không ai sửa ngược. Phần 122 sẽ nói về khoá sổ kỳ kế toán — đóng kỳ và ngăn chỉnh sửa số liệu đã chốt.