Cuối tháng, bạn chốt sổ, ra báo cáo, nộp thuế. Rồi vài tuần sau ai đó vô tình sửa một hoá đơn cũ của tháng đã chốt — thế là số liệu lệch so với báo cáo đã nộp, rắc rối to. Để tránh, kế toán dùng khoá sổ (Lock Date): đặt một mốc ngày mà trước đó không ai tạo/sửa bút toán được nữa. Bài này giải thích cách nó hoạt động trong Odoo.
Khoá sổ là gì?
Khoá sổ = đặt một Ngày khoá sổ. Sau khi khoá:
- Không tạo/sửa/xoá được bút toán có ngày trước hoặc bằng ngày khoá.
- Số liệu của kỳ đã chốt được đóng băng — đúng bằng những gì bạn đã báo cáo/nộp thuế.
- Kỳ sau ngày khoá vẫn làm việc bình thường.
Đây là "cái khoá" bảo vệ, tránh sửa nhầm quá khứ.
Đặt ngày khoá sổ
Ngày khoá sổ đặt ở cấp công ty. Khi đặt, hệ thống ghi nhận ngay:
Hình 1: Hồ sơ công ty. Nhìn nhật ký bên phải: "Không → 31/07/2026 (Ngày khoá sổ chung)" — tức mình vừa đặt Ngày khoá sổ = 31/07/2026. Từ đây, mọi bút toán có ngày đến hết 31/07/2026 bị đóng băng; không ai sửa được nữa (trừ người có quyền đặc biệt và phải mở khoá có kiểm soát).
Hệ quả trên sổ
Nhìn danh sách bút toán để thấy phạm vi ảnh hưởng:
Hình 2: Toàn bộ bút toán (từ 5/8 đến 16/9). Với ngày khoá 31/07/2026, tất cả các bút toán này (đều sau 31/07) vẫn mở để làm việc. Nếu sau khi chốt tháng 9 bạn dời ngày khoá tới 30/09, thì toàn bộ các dòng trên sẽ đóng băng — không ai sửa được số của tháng 8 và 9 nữa. Bạn khoá tới đâu, bảo vệ tới đó.
Odoo bảo vệ bạn khỏi khoá "ẩu"
Một điểm rất hay mà mình gặp thật khi làm bài này: khi thử đặt ngày khoá vào 31/08, Odoo từ chối với thông báo đại ý "vẫn còn dòng sao kê ngân hàng chưa đối soát trong kỳ bạn muốn khoá — hãy đối soát hoặc xoá chúng trước". Nghĩa là hệ thống không cho khoá một kỳ còn dở dang — buộc bạn làm sạch trước khi đóng. Đó là cơ chế bảo vệ, không phải lỗi.
Nói thật về giao diện
- Odoo có nhiều loại ngày khoá: khoá năm tài chính (chung), khoá thuế, khoá bán hàng, khoá mua hàng — mỗi loại đóng băng một phạm vi. Bài này minh hoạ loại chung (năm tài chính).
- Bản Community đặt được ngày khoá ở cấu hình công ty (như Hình 1). Hộp thoại "Ngày khoá sổ" đầy đủ, trực quan với mọi loại ngày nằm gọn một chỗ là trải nghiệm mượt hơn của app Kế toán (Enterprise) — mình không dựng màn đó mà chỉ cho thấy phần Community làm thật được.
Vài lưu ý cho người mới
- Chỉ khoá khi đã chốt xong kỳ (đối soát, ra báo cáo, nộp thuế) — khoá rồi khó sửa.
- Đối soát/làm sạch trước: Odoo sẽ chặn nếu kỳ còn giao dịch dở.
- Dời ngày khoá tiến lên dần theo từng kỳ đã chốt; đừng lùi lại tuỳ tiện.
Nhớ ba ý
- Khoá sổ đặt Ngày khoá: trước ngày đó không tạo/sửa bút toán — bảo vệ số liệu đã chốt.
- Bạn khoá tới đâu, đóng băng tới đó; dời ngày khoá tiến dần theo kỳ đã quyết toán.
- Odoo chặn khoá kỳ còn dở (ví dụ còn sao kê chưa đối soát); nhiều loại ngày khoá tồn tại, hộp thoại đầy đủ mượt hơn ở bản Enterprise.
Nhắc tới thuế và chốt kỳ — phần tới đi vào chính tờ khai thuế. Phần 123 sẽ xem Thuế GTGT: tờ khai và báo cáo.
