Tới giờ mọi con số kế toán trong loạt bài đều tự sinh khi bạn lập hoá đơn hay ghi thanh toán. Nhưng có những nghiệp vụ không có hoá đơn: phí quản lý tài khoản ngân hàng, điều chỉnh cuối kỳ, kết chuyển, khấu hao… Lúc đó bạn phải tự tay ghi một bút toán. Bài này chỉ cách làm và nguyên tắc quan trọng nhất: Nợ phải bằng Có.

Bút toán là gì, và nguyên tắc Nợ = Có

Trong kế toán kép, mỗi nghiệp vụ luôn ghi vào ít nhất hai tài khoản: một bên Nợ (Debit), một bên Có (Credit), và tổng hai bên phải bằng nhau. Ví dụ ngân hàng thu phí quản lý 500.000:

  • Nợ tài khoản Chi phí ngân hàng 500.000 (chi phí tăng),
  • Có tài khoản Ngân hàng 500.000 (tiền trong ngân hàng giảm).

Hai vế bằng nhau → sổ sách cân. Đây là "luật bất di bất dịch" của kế toán.

Xem một bút toán tay đã ghi

Mình đã tạo một bút toán cho khoản phí này. Vào Hoá đơn → Kế toán → Hạng mục bút toán (Journal Items) và lọc theo nội dung, bạn thấy rõ hai vế:

Danh sách hạng mục bút toán của MISC/2026/09/0001 gồm hai dòng cùng nhãn Phí quản lý tài khoản ngân hàng tháng 9: một dòng Nợ 500.000, một dòng Có 500.000, tổng Nợ bằng tổng Có

Hình 1: Bút toán MISC/2026/09/0001 có hai dòng, cùng nhãn "Phí quản lý tài khoản ngân hàng tháng 9". Một dòng ghi Nợ 500.000 (chi phí), dòng kia ghi Có 500.000 (ngân hàng). Dòng tổng dưới cùng: Nợ 500.000 = Có 500.000 — cân bằng tuyệt đối. Nếu hai con số này lệch nhau, Odoo sẽ không cho vào sổ.

Lưu ý: công ty mẫu để tiền tệ USD nên số hiển thị kèm $; đọc như tiền Việt.

Bút toán tay nằm chung với mọi bút toán khác

Vào Hoá đơn → Kế toán → Bút toán, bạn thấy bút toán tay của mình đứng cạnh các bút toán do hệ thống tự sinh:

Danh sách Bút toán gồm nhiều dòng: các bút toán ngân hàng BNK1, hoá đơn bán INV, hoá đơn mua BILL, giấy báo có RINV, tất cả trạng thái Đã vào sổ

Hình 2: Danh sách Bút toán (đã vào sổ). Mỗi hoá đơn, mỗi thanh toán bạn làm ở các bài trước đều để lại một bút toán ở đây: các dòng BNK1 (thanh toán ngân hàng), INV (hoá đơn bán), BILL (hoá đơn mua), RINV (giấy báo có)… Bút toán tay bạn ghi cũng nằm chung danh sách này — tất cả là "nhật ký" của mọi chuyển động tiền.

Các bước tạo một bút toán tay

  1. Vào Kế toán → Bút toán, bấm Mới.
  2. Chọn Sổ nhật ký (thường là "Hoạt động khác" / Miscellaneous cho nghiệp vụ chung).
  3. Thêm dòng: chọn tài khoản, nhập số vào cột Nợ hoặc Có, ghi nhãn mô tả.
  4. Thêm dòng thứ hai (và nữa nếu cần) sao cho tổng Nợ = tổng Có.
  5. Bấm Vào sổ để ghi nhận chính thức.

Nói thật một chút về giao diện

Trên hệ thống chỉ cài Invoicing (Community), form bút toán hiển thị khá gọn; lưới nhập Nợ/Có hai cột đầy đủ và mượt nhất nằm trong app Kế toán (Accounting) của bản Enterprise. Dù vậy, bản chất vẫn như nhau — mình đã tạo bút toán thật ở trên và nó cân bằng đúng Nợ = Có, không có gì bịa. Với người mới, quan trọng là hiểu nguyên tắc, còn thao tác chi tiết sẽ quen dần.

Khi nào dùng bút toán tay?

  • Phí, lãi ngân hàng không có hoá đơn.
  • Điều chỉnh, sửa sai cuối kỳ.
  • Khấu hao tài sản, phân bổ chi phí trả trước.
  • Kết chuyển lãi/lỗ, thuế cuối kỳ.

Với nghiệp vụ bán/mua thông thường, đừng ghi tay — cứ lập hoá đơn để Odoo tự định khoản, ít sai hơn.

Nhớ ba ý

  1. Bút toán tay dùng cho nghiệp vụ không có hoá đơn (phí, điều chỉnh, khấu hao, kết chuyển).
  2. Nguyên tắc vàng: tổng Nợ = tổng Có — lệch là Odoo không cho vào sổ.
  3. Mọi hoá đơn/thanh toán cũng để lại bút toán; bút toán tay nằm chung danh sách đó.

Nhắc tới khấu hao — một loại bút toán tự động theo thời gian — ta bước sang chủ đề tài sản. Phần 114 giới thiệu Tài sản cố định (Assets): máy móc, thiết bị và cách phân bổ giá trị dần theo năm.