Doanh nghiệp lớn lên thì có nhiều kho: kho chính ở TP.HCM, chi nhánh Hà Nội, cửa hàng ngoài mặt phố. Sẽ có lúc chi nhánh này hết hàng trong khi kho kia còn dư — cần chuyển bớt qua. Việc đó gọi là điều chuyển nội bộ (Internal Transfer).
Điểm mấu chốt khiến nó khác với bán hay huỷ: tổng tồn kho không đổi. Hàng chỉ đổi chỗ — rời kho A, sang kho B — chứ không rời khỏi công ty. Bài này chuyển 200kg Robusta từ kho chính sang kho chi nhánh Hà Nội, từ số 0.
Bối cảnh: cần có hai kho
Trước tiên phải có kho thứ hai. Trong ví dụ này, ngoài kho chính WH đã có sẵn Kho Chi nhánh Hà Nội (mã HN), mỗi kho tự có vị trí lưu trữ riêng: WH/Stock và HN/Stock. (Tạo kho mới làm ở Cấu hình → Kho hàng, chỉ cần tên và mã.)
Bước 1: Tạo phiếu điều chuyển
Tạo một phiếu chuyển hàng nội bộ: lấy từ WH/Stock, chuyển tới HN/Stock, 200kg Robusta. Xác nhận, phiếu Hoàn tất:
Hình 1: Phiếu WH/INT/00001 — mã INT nghĩa là Internal (nội bộ), khác IN (nhập) và OUT (xuất). Loại hoạt động ghi "Lệnh chuyển hàng nội bộ". Vị trí nguồn WH/Stock, Vị trí đích HN/Stock — hai kho khác nhau. Dòng hàng Robusta 200kg. Khi Hoàn tất, 200kg này rời kho chính và nhập kho Hà Nội — nhưng vẫn thuộc về công ty.
Để ý: cả nguồn và đích đều là vị trí "Nội bộ" (kho thật của mình), khác với nhập (nguồn là Nhà cung cấp) hay xuất (đích là Khách hàng).
Bước 2: Kiểm chứng — tổng không đổi, chỉ đổi chỗ
Đây là điểm hay nhất. Mở tồn kho theo vị trí của Robusta:
Hình 2: Tồn Robusta theo từng vị trí: WH/Stock 745 và HN/Stock 200 — cộng lại đúng 945, bằng tổng tồn trước khi chuyển. Trước lúc điều chuyển, cả 945 nằm ở WH/Stock; giờ 200 đã sang HN/Stock. Tổng của công ty không thay đổi — chỉ là hàng nằm ở hai nơi thay vì một. Đây là khác biệt cốt lõi so với bán (tổng giảm) hay nhập (tổng tăng).
Nhờ theo dõi tồn theo vị trí, bạn luôn biết mỗi kho đang có bao nhiêu — để cân đối, chỗ nào thiếu thì điều từ chỗ dư sang.
Điều chuyển nội bộ dùng khi nào?
- Cân bằng hàng giữa các kho/cửa hàng: nơi bán chạy hết hàng, điều từ nơi tồn nhiều.
- Chuyển giữa các ngăn trong cùng kho: từ khu nhận hàng vào khu lưu trữ, hay dồn hàng cho gọn.
- Đưa hàng ra khu trưng bày, khu chờ giao — mọi di chuyển nội bộ mà hàng vẫn trong tay mình.
Vài lưu ý cho người mới
- Tổng tồn không đổi — nếu sau điều chuyển tổng lại thay đổi thì có gì sai, kiểm lại.
- Chọn đúng nguồn và đích. Nhầm kho là hàng "biến mất" khỏi nơi bạn tưởng nó đang ở.
- Kho nào bán thì trừ kho đó. Khi lập đơn bán, nhớ chọn đúng kho xuất — bán ở Hà Nội thì trừ HN/Stock, không trừ kho chính.
- Điều chuyển giữa hai công ty khác nhau thì phức tạp hơn (thành mua–bán nội bộ); bài này chỉ trong cùng một công ty.
Nhớ ba ý
- Điều chuyển nội bộ = chuyển hàng giữa hai vị trí/kho của mình, mã phiếu INT.
- Tổng tồn không đổi — hàng chỉ đổi chỗ (kho A giảm, kho B tăng đúng bấy nhiêu).
- Theo dõi tồn theo vị trí cho biết mỗi kho có bao nhiêu, để cân đối chỗ thiếu chỗ dư.
Chuyển qua chuyển lại nhiều rồi, đến lúc kiểm lại xem sổ sách có khớp thực tế trong kho không. Phần 92 sẽ làm kiểm kê và điều chỉnh tồn kho — cách chuẩn để sửa số tồn cho đúng.
