Sổ sách trên Odoo bảo còn 85kg Arabica. Nhưng cuối tháng đếm tay trong kho chỉ thấy 80kg — hụt 5kg (rơi vãi, hư hỏng, hay ai đó lấy mà quên ghi). Đây là chuyện thường ngày ở mọi cái kho: số trên hệ thống lệch với thực tế.
Cám dỗ là sửa đại con số cho khớp. Nhưng làm vậy thì không ai biết tại sao lệch, lệch bao nhiêu, khi nào. Odoo có cách đúng đắn hơn: kiểm kê (inventory adjustment) — bạn khai số đếm thực tế, Odoo tự tính chênh lệch và ghi lại một bút toán cho khoản hụt đó. Bài này làm từ số 0.
Bước 1: Vào màn kiểm kê, khai số đã đếm
Vào Tồn kho → Hoạt động → Điều chỉnh tồn kho (Kiểm kê thực tế). Với mỗi mặt hàng, bạn điền số lượng đã đếm thực tế:
Hình 1: Màn Kiểm kê thực tế. Dòng Arabica ở WH/Stock: Hiện có 85 (số hệ thống đang ghi), Đã đếm 80 (số bạn vừa đếm tay), và Chênh lệch −5 (màu đỏ vì hụt). Odoo tự tính hiệu số — bạn không phải trừ tay. Nút Áp dụng ở cuối dòng là chốt điều chỉnh này.
Cột Chênh lệch chính là giá trị của kiểm kê: nó phơi bày đúng bao nhiêu đã lệch, để bạn còn truy nguyên nhân.
Bước 2: Áp dụng, tồn khớp thực tế
Bấm Áp dụng. Odoo đưa tồn về đúng số đã đếm:
Hình 2: Sau khi áp dụng, tồn Arabica ở WH/Stock giờ là 80 — khớp với số đếm thực tế. 5kg chênh lệch không "biến mất trong im lặng": Odoo tạo một bút toán điều chỉnh chuyển 5kg vào vị trí "Thất thoát tồn kho" (Inventory adjustment). Nhìn vào Lịch sử của sản phẩm là thấy ghi rõ lần điều chỉnh này — ai làm, khi nào, bao nhiêu.
Khác biệt với "sửa số bừa": ở đây có dấu vết. Tháng sau nhìn lại biết kho hụt bao nhiêu, có xu hướng hao hụt hay không.
Vì sao không dùng nhập/xuất tay để sửa tồn?
Ở các bài trước, nhập/xuất kho thủ công cũng đổi được tồn. Nhưng dùng chúng để sửa số cho khớp là sai cách:
- Nhập/xuất tay giả vờ có một chuyến hàng thật (từ nhà cung cấp, cho khách) — trong khi thực ra chỉ là đếm lại. Sổ sách sẽ hiểu nhầm.
- Kiểm kê nói đúng bản chất: "đây là điều chỉnh do đếm thực tế", ghi vào đúng vị trí thất thoát, minh bạch cho kế toán.
Chọn đúng công cụ giúp báo cáo sau này không rối.
Vài lưu ý cho người mới
- Đếm kỹ trước khi áp dụng. Điều chỉnh xong là tồn đổi thật; nhập sai số đếm là sai tồn.
- Kiểm kê định kỳ (cuối tháng/quý) giúp phát hiện hao hụt sớm, tìm ra rò rỉ.
- Chênh lệch lớn bất thường là tín hiệu — mất cắp, ghi sót phiếu, hay lỗi thao tác; nên truy nguyên nhân, đừng chỉ chỉnh số.
- Kiểm kê theo từng vị trí nếu kho chia ngăn — đếm từng kệ cho chính xác.
Nhớ ba ý
- Kiểm kê là cách chuẩn để chỉnh tồn cho khớp thực tế — khai số đã đếm, Odoo tự tính chênh lệch.
- Chênh lệch được ghi lại bằng bút toán (vào vị trí thất thoát) — có dấu vết, không "biến mất im lặng".
- Đừng dùng nhập/xuất tay để sửa tồn — nó làm sai bản chất; kiểm kê mới minh bạch cho báo cáo.
Kho đã kiểm cho khớp. Nhưng với hàng có hạn sử dụng hay cần truy nguồn từng lô (như cà phê theo mẻ rang), làm sao biết lô nào còn lô nào hết? Phần 93 sẽ theo dõi tồn theo lô (Lots) và số serial.
