Ở phần mua hàng, phiếu nhập kho sinh ra tự động từ đơn mua. Nhưng đời thực có những lần hàng vào kho mà chẳng có đơn mua nào: nhà cung cấp tặng thêm hàng khuyến mãi, bạn góp vốn bằng thiết bị, hay đơn giản là dựng dữ liệu tồn ban đầu khi mới cài Odoo.
Những lúc đó, bạn tạo phiếu nhập kho thủ công — tự tay khai hàng gì, bao nhiêu, cất vào đâu. Bài này làm từ số 0: nhập 20 máy pha được tặng thêm vào Kệ B.
Bước 1: Tạo phiếu nhập mới
Từ app Tồn kho, vào thẻ Phiếu nhập kho rồi bấm Mới (hoặc menu Hoạt động → Phiếu nhập kho → Mới). Điền: hàng gì, số lượng, và vị trí đích — ngăn kệ muốn cất vào.
Hình 1: Phiếu WH/IN/00009. Điểm mấu chốt phân biệt với phiếu nhập từ đơn mua: ô Chứng từ gốc để trống (chỗ mờ ghi "VD: PO0032" chỉ là gợi ý) — nghĩa là phiếu này không gắn với đơn mua nào, do bạn tự tạo. Vị trí đích là WH/Stock/Kệ B - Máy móc — đúng ngăn kệ ta dựng ở bài trước. Dòng hàng: Máy pha cà phê văn phòng, số lượng 20. Ô "Nhập từ" có thể để trống hoặc điền nơi hàng đến.
Vì ta đã bật vị trí lưu kho, giờ chọn được cất vào đúng ngăn — máy móc vào Kệ B, không lẫn với cà phê ở Kệ A.
Bước 2: Xác nhận, hàng vào kho
Bấm Xác nhận, phiếu chuyển Hoàn tất:
Hình 2: Phiếu giờ Hoàn tất. Lịch sử ghi Sẵn sàng → Hoàn tất. Ngay lúc này, 20 máy pha chính thức nằm ở Kệ B — tồn kho của máy pha tăng từ 0 lên 20. Cơ chế giống hệt nhận hàng từ đơn mua: hàng đi từ một vị trí (ở đây là bên ngoài) vào kho, và tồn tự cộng khi phiếu Hoàn tất.
Dù không có đơn mua, tồn kho vẫn khớp — vì Odoo vẫn coi đây là một chuyến di chuyển hàng như mọi khi.
Khi nào dùng nhập kho thủ công?
- Dựng tồn ban đầu: mới cài Odoo, kho đang có sẵn hàng — nhập tay để hệ thống biết bạn đang có gì. (Cách chuẩn hơn là kiểm kê, sẽ nói ở bài sau, nhưng nhập tay cũng được.)
- Hàng tặng/khuyến mãi: nhà cung cấp cho thêm, không nằm trong đơn mua.
- Hàng góp vốn, mẫu thử, quà biếu — mọi thứ vào kho mà không qua mua bán thông thường.
Vài lưu ý cho người mới
- Chọn đúng vị trí đích. Cất nhầm ngăn thì sau này tìm sai chỗ; tận dụng các ngăn kệ đã dựng.
- Nhập tay dễ sai số hơn tự động — vì không có đơn mua để đối chiếu. Đếm kỹ trước khi xác nhận.
- Muốn theo dõi công nợ thì phải có hoá đơn. Nhập kho tay chỉ tăng tồn, không tạo khoản phải trả; nếu là hàng mua thật thì nên đi qua đơn mua cho đủ giấy tờ.
- Với hàng tồn ban đầu số lượng lớn, cân nhắc dùng chức năng kiểm kê thay vì tạo từng phiếu.
Nhớ ba ý
- Không phải lần nhập kho nào cũng từ đơn mua — bạn tạo được phiếu nhập thủ công khi hàng vào kho ngoài quy trình mua.
- Chứng từ gốc để trống là dấu hiệu phiếu nhập tự tạo; chọn vị trí đích để cất hàng đúng ngăn.
- Xác nhận là tồn tăng — cùng cơ chế "chuyến di chuyển" như nhận hàng từ đơn mua, dù không có hoá đơn.
Biết đưa hàng vào kho tay rồi, chiều ngược lại thì sao? Phần 90 sẽ làm xuất kho giao hàng (Delivery) thủ công — đưa hàng ra mà không cần đơn bán.
