Suốt loạt bài vừa rồi ta chỉ bán. Nhưng có hàng đâu mà bán? Cà phê phải nhập từ nhà cung cấp trước đã. Đó là việc của app Mua hàng (Purchase) — người anh em song sinh của app Bán hàng, nhưng nhìn từ phía ngược lại: thay vì bạn báo giá cho khách, giờ nhà cung cấp báo giá cho bạn.
Và giống như bên bán bắt đầu bằng báo giá, bên mua bắt đầu bằng Yêu cầu báo giá — tiếng Anh là RFQ (Request For Quotation). Bài này dựng một RFQ từ số 0.
RFQ là gì, nói cho dễ
Trước khi đặt mua thật, bạn thường hỏi giá vài nhà cung cấp: "500kg cà phê Robusta, các anh bán bao nhiêu?". Cái phiếu hỏi giá đó chính là RFQ. Nó chưa phải đơn mua chính thức — chỉ là lời đề nghị, chờ nhà cung cấp xác nhận. Khi hai bên chốt, RFQ mới "lên đời" thành Đơn mua hàng.
Vòng đời một phiếu mua đi qua ba nấc: RFQ → RFQ đã gửi → Đơn mua hàng. Ta đang ở nấc đầu.
Bước 0: Cài app Mua hàng
Mặc định bản Odoo này chưa có app Mua hàng. Vào Ứng dụng, tìm Mua hàng (Purchase) và cài. Sau khi cài (và tải lại), thanh app xuất hiện thêm mục Mua hàng.
Bước 1: Mở màn hình Yêu cầu báo giá
Vào app Mua hàng. Màn hình chính là danh sách Yêu cầu báo giá:
Hình 1: Màn hình Yêu cầu báo giá. Phía trên là các ô tổng hợp nhanh: 1 Mới, 0 RFQ đã gửi, 1 RFQ trễ... — giúp người mua nắm tình hình trong một cái liếc. Dòng dữ liệu: P00001 gửi Nông trại Cà Phê Đắk Lắk, tổng 60.000.000, nhãn xanh RFQ (chưa xác nhận). Mã bắt đầu bằng P (Purchase), khác với đơn bán bắt đầu bằng S (Sale).
Bước 2: Tạo RFQ
Bấm Mới, chọn nhà cung cấp, rồi thêm dòng hàng cần hỏi giá. Ta được phiếu như sau:
Hình 2: Biểu mẫu RFQ P00001. Nhà cung cấp: Nông trại Cà Phê Đắk Lắk; dòng hàng Cà phê hạt Robusta 500 kg với đơn giá dự kiến 120.000, thành 60.000.000. Để ý đơn vị là kg — đúng đơn vị ta đặt cho Robusta ở bài đơn vị tính. Thanh trạng thái trên cùng đang ở RFQ. Hai nút quan trọng: Gửi RFQ (email phiếu hỏi giá cho nhà cung cấp) và Xác nhận đơn hàng (chốt thành đơn mua thật khi hai bên đồng ý).
Giá 120.000 ở đây là giá dự kiến bạn điền để hỏi — nhà cung cấp có thể trả giá khác, lúc đó bạn sửa lại rồi mới xác nhận.
RFQ khác Đơn mua chỗ nào?
Đây là điểm người mới hay lẫn:
- RFQ (Yêu cầu báo giá): còn đang hỏi han, chưa cam kết, chưa động tới kho hay công nợ. Sửa thoải mái.
- Đơn mua hàng (sau khi bấm Xác nhận đơn hàng): đã cam kết mua. Odoo sẽ tạo phiếu nhập kho chờ nhận hàng và mở đường cho hoá đơn nhà cung cấp.
Nói cách khác, RFQ với bên mua giống hệt báo giá với bên bán: một bản nháp nghiêm túc, chờ chốt.
Vài lưu ý cho người mới
- Nhà cung cấp phải được đánh dấu là nhà cung cấp. Nếu gõ tên mà không thấy, hãy tạo liên hệ mới — Odoo tự ghi nhận họ là nhà cung cấp khi bạn lập RFQ cho họ.
- Giá trên RFQ là giá bạn dự tính, không phải giá bán của sản phẩm. Đừng nhầm với "Giá bán" ở màn sản phẩm.
- Đừng vội bấm "Xác nhận đơn hàng" khi còn đang hỏi giá — cứ để ở RFQ, gửi đi, chờ phản hồi rồi mới chốt.
Nhớ ba ý
- App Mua hàng là chiều ngược của Bán hàng — nhà cung cấp báo giá cho bạn, bắt đầu bằng RFQ.
- RFQ là phiếu hỏi giá chưa cam kết; xác nhận xong nó mới thành Đơn mua hàng (mã bắt đầu bằng P).
- Vòng đời: RFQ → RFQ đã gửi → Đơn mua hàng — song song với báo giá → đơn bán bên phía bán.
Ta vừa điền tay giá 120.000 cho Robusta. Nhưng nếu Odoo tự nhớ nhà cung cấp nào bán sản phẩm gì với giá bao nhiêu thì đỡ biết mấy. Phần 76 sẽ gắn nhà cung cấp và giá mua vào chính sản phẩm.
