Bài trước ta có hồ sơ từng nhân viên. Nhưng một tổ chức không chỉ là danh sách người — nó có cơ cấu: ai thuộc phòng nào, ai quản lý ai. Odoo dựng cơ cấu đó bằng phòng ban và sơ đồ tổ chức. Bài này chỉ cách làm.

Phòng ban: gom nhân viên theo bộ phận

Mở app Nhân viên → Phòng ban:

Kanban Phòng ban với 4 thẻ: Bán hàng quản lý Phạm Thị Dung 1 nhân viên, Kế toán quản lý Hoàng Văn Em 1 nhân viên, Pha chế quản lý Trần Thị Bích 2 nhân viên, Quản trị 1 nhân viên

Hình 1: Phòng ban dạng thẻ. Mỗi thẻ là một bộ phận: Bán hàng (quản lý Phạm Thị Dung, 1 nhân viên), Kế toán (Hoàng Văn Em, 1), Pha chế (Trần Thị Bích, 2 nhân viên), Quản trị (1). Thẻ hiện ngay người quản lý và số nhân viên — nhìn một cái là nắm quy mô từng phòng. Bấm "N Nhân viên" để xem danh sách người trong phòng.

Sơ đồ tổ chức: ai báo cáo cho ai

Cơ cấu báo cáo dựng bằng trường "Quản lý" trên hồ sơ nhân viên. Khi gán quản lý, Odoo tự vẽ sơ đồ tổ chức:

Hồ sơ Lê Văn Cường với Quản lý là Trần Thị Bích; khung Sơ đồ tổ chức bên phải hiện cây Trần Thị Bích ở trên, Lê Văn Cường ở dưới, kèm liên kết Full Chart

Hình 2: Hồ sơ Lê Văn Cường — ô Quản lý = Trần Thị Bích. Ngay bên phải, SƠ ĐỒ TỔ CHỨC vẽ cây: Trần Thị Bích ở trên (kèm số "1" — có 1 người dưới quyền), Lê Văn Cường ở dưới. Bấm "Full Chart" để xem toàn bộ cây tổ chức của công ty. Chỉ cần khai "ai là quản lý", Odoo lo phần vẽ.

Hai khái niệm, hai vai trò

Đừng nhầm hai thứ:

  • Quản lý phòng ban (trên thẻ phòng): người phụ trách cả bộ phận.
  • Quản lý trực tiếp (trên hồ sơ nhân viên, ô "Quản lý"): người mà cá nhân đó báo cáo.

Thường trùng nhau, nhưng không bắt buộc — một phòng lớn có thể có trưởng phòng và nhiều tổ trưởng, mỗi nhân viên báo cáo tổ trưởng của mình.

Vì sao nên dựng cơ cấu?

  • Sơ đồ tổ chức rõ ràng: ai cũng biết mình thuộc phòng nào, báo cáo ai.
  • Duyệt theo cấp: nghỉ phép, chi phí… có thể định tuyến tới đúng người quản lý để duyệt.
  • Báo cáo theo phòng: thống kê nhân sự, chi phí lương… gom theo bộ phận.

Vài lưu ý cho người mới

  • Tạo phòng ban trước, rồi gán nhân viên vào — hoặc gán phòng ngay khi tạo hồ sơ.
  • Gán quản lý cho từng nhân viên để sơ đồ tổ chức đầy đủ; thiếu quản lý thì cây bị đứt đoạn.
  • Phòng ban lồng nhau được: một phòng có thể có phòng cha (ví dụ "Tổ pha sáng" thuộc "Pha chế").

Nhớ ba ý

  1. Phòng ban gom nhân viên theo bộ phận; thẻ hiện quản lý và số nhân viên.
  2. Gán "Quản lý" trên hồ sơ nhân viên là có ngay sơ đồ tổ chức (cây báo cáo), xem Full Chart cho toàn công ty.
  3. Phân biệt quản lý phòng (phụ trách bộ phận) và quản lý trực tiếp (người cá nhân báo cáo).

Có cơ cấu rồi, phần nhân sự tiếp theo đi vào quan hệ lao động. Phần 129 sẽ nói về hợp đồng lao động trong Odoo.