Bạn đã xuất hoá đơn bán và thu tiền. Rồi khách báo: "giao dư 5kg, tôi trả lại". Bạn không sửa hoá đơn cũ (nó đã vào sổ, đã tính thuế), mà lập một chứng từ đảo ngược đúng phần đó — gọi là Giấy báo có (Credit Note). Bài này chỉ cách làm.
Giấy báo có là gì?
Giấy báo có là "hoá đơn ngược": nó giảm trừ một phần hay toàn bộ số tiền của một hoá đơn đã xuất, khi:
- Khách trả lại hàng (như ví dụ 5kg giao dư),
- Giảm giá sau bán (chiết khấu, đền bù),
- Sửa sai một hoá đơn đã vào sổ.
Nó giữ nguyên lịch sử (hoá đơn gốc vẫn còn), chỉ thêm một chứng từ đối ứng — minh bạch và đúng chuẩn kế toán.
Xem một giấy báo có thật
Trong hệ thống có sẵn một giấy báo có cho tình huống trả hàng. Vào Hoá đơn → Khách hàng → Giấy báo có, mở nó ra:
Hình 1: Giấy báo có RINV/2026/00001 — tiêu đề ghi rõ "Reversal of: INV/2026/00001" (đảo ngược từ hoá đơn gốc). Nội dung: Cà phê Arabica 5kg × 250.000 = 1.250.000, thuế GTGT 125.000, tổng 1.375.000 — đúng phần khách trả lại. Dải xanh "ĐÃ THANH TOÁN" nghĩa là đã hoàn tiền cho khách. Nhật ký bên phải ghi: "This entry has been reversed from INV/2026/00001".
Lưu ý: công ty mẫu để tiền tệ USD nên số hiển thị kèm
$; đọc như tiền Việt.
Cách tạo: bấm ngay trên hoá đơn gốc
Bạn không tạo giấy báo có từ số 0. Mở hoá đơn gốc đã vào sổ, trên thanh nút có "Giấy báo có". Bấm vào, Odoo:
- tạo một giấy báo có sao chép các dòng của hoá đơn (bạn sửa lại số lượng nếu chỉ trả một phần — ví dụ chỉ 5kg),
- đảo dấu để giảm trừ,
- liên kết ngược về hoá đơn gốc để dễ đối chiếu.
Sau khi Xác nhận, giấy báo có nhận số RINV/2026/… và vào sổ.
Hoàn tiền hay trừ công nợ?
Giấy báo có làm giảm số khách phải trả. Có hai hướng xử lý:
- Hoàn tiền: trả lại tiền cho khách (như ví dụ — đã "Đã thanh toán"). Ghi thanh toán ra giống bên hoá đơn, chỉ ngược chiều.
- Trừ vào công nợ: nếu khách còn hoá đơn khác chưa trả, dùng giấy báo có cấn trừ để giảm số phải thu — không cần chuyển tiền mặt.
Danh sách giấy báo có
Vào Khách hàng → Giấy báo có để xem tất cả:
Hình 2: Danh sách Giấy báo có. Để ý số tiền hiển thị âm (−1.250.000 / −1.375.000) — vì đây là khoản giảm trừ doanh thu, ngược với hoá đơn bán (số dương). Trạng thái "Đã thanh toán" cho biết đã hoàn tiền xong.
Bên mua cũng có "giấy báo có"
Đối xứng: khi bạn trả hàng cho nhà cung cấp, họ (hoặc bạn ghi nhận) một giấy báo có nhà cung cấp để giảm số mình phải trả. Cách làm y hệt, chỉ khác phía.
Vài lưu ý cho người mới
- Đừng xoá/sửa hoá đơn đã vào sổ để "chữa" — dùng giấy báo có mới đúng và giữ được dấu vết.
- Chỉ trả một phần thì sửa số lượng trên giấy báo có cho khớp thực tế (ví dụ 5kg thay vì cả đơn).
- Chọn đúng hướng: hoàn tiền (chuyển tiền ra) hay cấn trừ công nợ.
Nhớ ba ý
- Giấy báo có (Credit Note) đảo ngược một phần/toàn bộ hoá đơn khi trả hàng, giảm giá, sửa sai — không sửa hoá đơn gốc.
- Tạo bằng nút "Giấy báo có" ngay trên hoá đơn gốc; số tiền thể hiện âm (giảm trừ).
- Kết quả có thể là hoàn tiền cho khách hoặc cấn trừ công nợ.
Công ty mẫu suốt loạt bài để tiền USD. Vậy nếu bán/mua bằng nhiều loại tiền thì sao? Phần 117 sẽ nói về nhiều loại tiền tệ (Multi-currency).
