Ở bài trước, ta có một yêu cầu báo giá (RFQ) gửi nhà cung cấp: hỏi mua 500kg Robusta. Giờ nhà cung cấp đã đồng ý, giá chốt xong. Đến lúc biến lời hỏi han thành cam kết mua thật.

Việc này gói gọn trong một nút: Xác nhận đơn hàng. Nhưng đằng sau nút đó, Odoo làm nhiều hơn bạn tưởng — nó còn tự dựng sẵn một phiếu nhập kho để đón hàng về. Bài này xem trọn.

Bước 1: Xác nhận RFQ

Mở RFQ P00001 (Robusta 500kg, nhà cung cấp Nông trại Cà Phê Đắk Lắk), bấm Xác nhận đơn hàng. Phiếu đổi trạng thái:

Đơn mua hàng P00001 đã xác nhận, thanh trạng thái ở Đơn mua hàng, có nút smart Phiếu nhập kho ghi số 1, dòng Robusta 500kg cột Đã nhận 0

Hình 1: Phiếu P00001 sau khi xác nhận. Tiêu đề đổi từ "Yêu cầu báo giá" thành "Đơn mua hàng", thanh trạng thái nhảy sang Đơn mua hàng (nấc cuối: RFQ → RFQ đã gửi → Đơn mua hàng). Góc trên xuất hiện nút Phiếu nhập kho kèm số 1 — Odoo đã tự tạo một phiếu nhập kho cho đơn này. Trong bảng hàng, cột Đã nhận đang là 0 vì hàng chưa về. Chatter bên phải ghi rõ bước chuyển RFQ → Purchase Order.

Bạn chỉ bấm một nút; phần tạo phiếu kho là Odoo tự lo — đúng tinh thần "các phần nối nhau" đã gặp ở phía bán hàng.

Bước 2: Xem phiếu nhập kho vừa sinh ra

Bấm vào nút Phiếu nhập kho ở Hình 1, Odoo mở phiếu:

Phiếu nhập kho WH/IN/00004, thanh trạng thái Nháp - Sẵn sàng - Hoàn tất đang ở Sẵn sàng, Nhập từ Nông trại Cà Phê Đắk Lắk, chứng từ gốc P00001, dòng Robusta nhu cầu 500 số lượng 500 kg

Hình 2: Phiếu WH/IN/00004 — mã IN nghĩa là nhập kho (đón hàng vào), ngược với OUT là xuất kho khi giao cho khách. Nhập từ Nông trại Cà Phê Đắk Lắk, ô Chứng từ gốc ghi P00001 (chính đơn mua vừa xác nhận — hai phiếu liên kết). Dòng hàng Robusta, Nhu cầu 500 / Số lượng 500 kg. Thanh trạng thái đang ở Sẵn sàng — phiếu đã sẵn, chỉ chờ hàng về thật để bạn xác nhận đã nhận.

Lưu ý: phiếu mới ở Sẵn sàng, chưa phải Hoàn tất. Hàng chưa thực sự vào kho — tồn kho Robusta lúc này vẫn chưa tăng. Việc "nhận hàng thật" là một bước riêng (bài sau).

RFQ với Đơn mua khác nhau chỗ nào?

Nhắc lại cho chắc — đây là ranh giới quan trọng:

  • RFQ (trước khi xác nhận): đang hỏi giá, chưa cam kết, không tạo phiếu kho, không phát sinh nghĩa vụ.
  • Đơn mua hàng (sau khi Xác nhận đơn hàng): đã cam kết mua. Odoo tạo phiếu nhập kho chờ hàng, và mở đường cho hoá đơn nhà cung cấp (nút "Tải lên hoá đơn mua hàng" đã xuất hiện ở Hình 1).

Nó song song hoàn hảo với phía bán: báo giá → đơn bán → phiếu giao. Bên mua là RFQ → đơn mua → phiếu nhập.

Vài lưu ý cho người mới

  • Xác nhận là cam kết — chỉ bấm khi đã chốt giá và số lượng với nhà cung cấp. Sau khi xác nhận, sửa đơn phiền hơn.
  • Phiếu nhập "Sẵn sàng" chưa làm tăng tồn. Đừng tưởng xác nhận đơn là có hàng ngay; phải nhận hàng thật (bài kế) tồn mới cộng.
  • Số hoá đơn/đơn mua bắt đầu bằng P (Purchase), giúp phân biệt với đơn bán bắt đầu bằng S.

Nhớ ba ý

  1. Xác nhận RFQ biến nó thành Đơn mua hàng — cam kết mua, chuyển sang nấc cuối của vòng đời.
  2. Odoo tự tạo phiếu nhập kho liên kết với đơn mua (chứng từ gốc), ở trạng thái Sẵn sàng chờ hàng.
  3. Đơn xác nhận chưa làm tăng tồn kho — tồn chỉ tăng khi bạn nhận hàng thật ở bước sau.

Phiếu nhập đã sẵn sàng, hàng cũng đang trên đường về. Phần 78 sẽ nhận hàng vào kho — xác nhận phiếu nhập và xem tồn kho tăng lên đúng số.