Trước khi bấm xác nhận đơn, có một ô nhỏ đáng dừng lại: Điều khoản thanh toán. Nó trả lời câu hỏi sống còn với dòng tiền: khách phải trả khi nào, và trả làm mấy lần? "Trả ngay" thì tiền về liền; "30 ngày" thì bạn cho khách nợ một tháng; "50% cọc, 50% sau 30 ngày" thì bạn nhận một nửa ngay để có vốn làm hàng. Chọn sai điều khoản không làm hỏng đơn, nhưng làm nghẽn tiền — thứ giết doanh nghiệp nhỏ nhanh hơn cả lỗ.
Odoo có sẵn nhiều điều khoản
Vào Kế toán/Hoá đơn → Cấu hình → Điều khoản thanh toán:
Hình 1: Danh sách Điều khoản thanh toán dựng sẵn — "Thanh toán ngay", "15 ngày", "30 ngày", "45 ngày", "Cuối tháng kế tiếp", "30% trả ngay, còn lại trả trong 60 ngày", "Trong 30 ngày, giảm 2% trong 7 ngày"… Mỗi cái là một quy tắc về khi nào tiền tới hạn.
Vài loại đáng biết:
- Thanh toán ngay: đến hạn ngay ngày lập hoá đơn — hợp bán lẻ, tiền mặt.
- N ngày (15/30/45): cho khách nợ N ngày — phổ biến với khách doanh nghiệp.
- Cuối tháng kế tiếp: gom mọi hoá đơn trong tháng, đến hạn cuối tháng sau — tiện cho khách gom sổ.
- Chiết khấu sớm ("giảm 2% nếu trả trong 7 ngày"): thưởng khách trả nhanh, giúp bạn thu tiền sớm.
Bạn chọn đúng loại khi lập đơn; và như đã thấy ở phần hồ sơ khách, nó tự lấy theo điều khoản mặc định của khách — khai một lần, dùng mãi.
Tự dựng một điều khoản: 50% cọc
Điều khoản mạnh nhất là loại chia nhiều đợt. Bấm Mới, tạo một điều khoản gồm nhiều dòng:
Hình 2: Điều khoản "Cọc 50%, còn lại sau 30 ngày". Mục Điều khoản đến hạn có hai dòng: 50% — 0 ngày (cọc ngay) và 50% — 30 ngày (phần còn lại). Panel Xem trước minh hoạ sống động: với hoá đơn 1.000, khoản 1 (500) đến hạn 15/09, khoản 2 (500) đến hạn 15/10 — Odoo tính sẵn từng mốc.
Cách dựng đơn giản: mỗi dòng ghi bao nhiêu phần trăm (hoặc số dư còn lại) đến hạn sau bao nhiêu ngày. Odoo cộng phải đủ 100%, và panel Xem trước cho bạn thử ngay với một số tiền mẫu để chắc chắn các mốc đúng ý — không phải nhẩm tay.
Kiểu này rất hợp đơn giá trị lớn (như đơn máy pha 12 triệu): lấy cọc để có vốn nhập/làm hàng, phần còn lại thu khi giao xong.
Điều gì xảy ra khi có điều khoản
Điều khoản không chỉ là chữ trên báo giá — nó điều khiển hoá đơn và nhắc nợ:
- Ngày đến hạn của hoá đơn được tính tự động theo điều khoản (không phải bạn tự cộng lịch).
- Với điều khoản chia đợt, một hoá đơn sinh nhiều mốc đến hạn — Odoo theo dõi từng khoản đã thu chưa.
- Báo cáo công nợ (tuổi nợ) dựa trên các ngày đến hạn này để cho biết ai đang trễ, trễ bao lâu.
Nói cách khác, chọn đúng điều khoản là bạn lập trình sẵn dòng tiền của mình — hệ thống tự biết ngày nào chờ tiền về, và tự nhắc khi khách trễ.
Vài lưu ý về dòng tiền
- Càng nợ dài, càng cần vốn: cho khách "60 ngày" nghĩa là bạn ứng vốn 2 tháng — cân nhắc với sức của mình.
- Cọc bảo vệ bạn: đơn lớn, khách mới nên lấy cọc; mất công làm hàng rồi khách đổi ý thì cọc gỡ phần rủi ro.
- Chiết khấu sớm là công cụ: một mức giảm nhỏ đổi lấy thu tiền nhanh thường đáng, nếu bạn đang cần dòng tiền.
- Thống nhất theo nhóm khách: khách VIP/quen được điều khoản dễ hơn; đặt điều khoản mặc định trên hồ sơ từng khách.
Tóm lại
- Điều khoản thanh toán quyết định khách trả khi nào và làm mấy đợt; ảnh hưởng trực tiếp dòng tiền.
- Odoo có sẵn nhiều loại (trả ngay, N ngày, cuối tháng, chiết khấu sớm); tự lấy theo mặc định của khách.
- Tự dựng điều khoản chia đợt (như 50% cọc + 50% sau 30 ngày) bằng nhiều dòng %; Xem trước để kiểm mốc.
- Điều khoản điều khiển ngày đến hạn hoá đơn và báo cáo công nợ; chọn cân với nhu cầu vốn và rủi ro.
Đơn hàng đã đủ khách, sản phẩm, thuế, điều khoản. Nhưng bản thân sản phẩm trong Odoo có nhiều loại rất khác nhau. Phần 65 mở app Sản phẩm và phân biệt ba loại nền tảng — lưu kho, tiêu hao, và dịch vụ — vì chọn sai loại là quản kho và tính giá vốn sai theo.
