Không phải đơn nào cũng do khách tự ký online. Rất thường, khách đồng ý qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, và bạn là người xác nhận đơn trong hệ thống. Cú bấm "Xác nhận" tưởng nhỏ nhưng là ranh giới quan trọng nhất của một giao dịch: trước nó là một tờ báo giá có thể đổi tuỳ ý; sau nó là một cam kết — đơn hàng chính thức, mở đường cho giao hàng và thu tiền.
Bấm Xác nhận
Mở báo giá khách đã đồng ý, bấm nút Xác nhận. Báo giá lập tức đổi trạng thái:
Hình 1: Đơn S00003 sau khi xác nhận. Thanh trạng thái đã nhảy tới "Đơn bán hàng" (qua Báo giá → Báo giá đã gửi). Xuất hiện nút mới Tạo hoá đơn; có Ngày đặt hàng (22:34 15/9); bảng sản phẩm mọc thêm hai cột Đã giao và Đã xuất hoá đơn (đang 0). Chatter ghi lại: "Báo giá đã xác nhận — Quotation → Sales Order".
Ba thay đổi này cho thấy Odoo hiểu đơn giờ đã thật:
- Trạng thái "Đơn bán hàng": không còn là bản chào giá; đây là cam kết hai bên.
- Ngày đặt hàng được ghi — mốc để tính hạn giao, hạn thanh toán.
- Cột Đã giao / Đã xuất hoá đơn: Odoo bắt đầu theo dõi thực hiện — đã giao bao nhiêu, đã xuất hoá đơn bao nhiêu so với đơn.
Điều gì tự khởi động sau cú bấm
Xác nhận không chỉ đổi một nhãn. Nó kích hoạt cả chuỗi phía sau — tuỳ các app bạn đã cài:
- Sẵn sàng xuất hoá đơn: nút Tạo hoá đơn hiện ra để lập hoá đơn cho đơn này (phần sau bàn kỹ).
- Sẵn sàng giao hàng: nếu có app Kho, một phiếu giao hàng tự sinh để kho chuẩn bị hàng.
- Vào báo cáo doanh thu thật: giá trị đơn từ đây được tính là doanh số đã chốt, không còn là "kỳ vọng".
- Khoá chỉnh sửa dần: đơn đã xác nhận vẫn sửa được trong giới hạn, nhưng Odoo cảnh báo nếu thay đổi ảnh hưởng tới hoá đơn/giao hàng đã phát sinh.
Một cú bấm thay cho việc bạn phải tự nhớ "báo cho kho", "nhắc kế toán xuất hoá đơn", "cập nhật doanh số" — tất cả tự chạy.
Nhìn từ danh sách: quản lý đơn đã chốt
Đơn đã xác nhận rời khỏi danh sách báo giá và vào danh sách Đơn bán hàng:
Hình 2: Danh sách Đơn bán hàng (app Bán hàng). S00003 hiện ở đây với Ngày đặt hàng, Tổng 12.430.000, và cột Trạng thái hoá đơn: "Cần lập hoá đơn" — nhắc bạn đơn này đã chốt nhưng chưa xuất hoá đơn.
Tách hai danh sách rất tiện: báo giá là những cái đang chào (có thể mất); đơn bán hàng là những cái đã chốt (phải thực hiện). Cột Trạng thái hoá đơn ("Cần lập hoá đơn", "Đã lập hoá đơn hết") giúp bạn biết ngay đơn nào còn nợ bước xuất hoá đơn — không đơn nào chốt xong rồi bị quên thu tiền.
Một lưu ý trước khi bấm
Vì xác nhận là ranh giới quan trọng, hãy kiểm lần cuối trước khi bấm:
- Đúng khách, đúng địa chỉ giao/hoá đơn.
- Đủ và đúng sản phẩm, số lượng, giá, chiết khấu, thuế — sửa lúc còn là báo giá thì dễ; sau khi xác nhận và đã xuất hoá đơn thì phức tạp hơn.
- Điều khoản thanh toán hợp lý (phần sau bàn) để hạn nợ tính đúng.
Chốt là tốt, nhưng chốt một đơn sai lại kéo theo hoá đơn sai, giao hàng sai — nên năm giây rà lại là đáng.
Tóm lại
- Bấm Xác nhận biến báo giá thành Đơn bán hàng — từ bản chào thành cam kết.
- Sau đó: hiện nút Tạo hoá đơn, ghi Ngày đặt hàng, thêm cột Đã giao / Đã xuất hoá đơn, và tự khởi động giao hàng/hoá đơn/doanh thu thật.
- Đơn đã chốt vào danh sách Đơn bán hàng riêng, có Trạng thái hoá đơn để không quên thu tiền.
- Rà kỹ khách, sản phẩm, giá, thuế, điều khoản trước khi xác nhận — vì sửa sau khó hơn.
Trong đơn có một ô nhỏ quyết định khi nào khách phải trả tiền. Phần 64 sẽ đào sâu điều khoản thanh toán và thời hạn — "trả ngay", "30 ngày", "50% cọc" — và cách chúng ảnh hưởng tới dòng tiền của bạn.
