Ngân hàng đề — PMP® Mock Exam Set II Exam

Tìm thấy 718 câu.

Câu 151 People
Charlie is in the initiation phase of a project. Although he is an experienced project manager, he has little experience with the type of project he is about to manage. However, his organization has completed projects which are very similar in scope, timeline, and cost, and the project managers that worked on these assignments are still around. Charlie decides to seek some of them out to learn what to expect and borrow project management resources like the stakeholder engagement matrix. Which level of knowledge is required?
  1. A Individual-level
  2. B Portfolio-level
  3. C Project-level
  4. D Surface-level
Xem giải thích

Đáp án

C — Cấp DỰ ÁN (project-level).

⚠ Đối chiếu bắt buộc — câu GẦN TRÙNG với #26555 lô 196: ⚠ cùng cấu trúc và CÙNG KHOÁ ĐÁP ÁN (cấp DỰ ÁN) ⚠ — ⚠ ở #26555, Eric gọi điện cho quản lý dự án của một dự án tương tự ở Đan Mạch và nhận mẫu hiện vật; ⚠ ở câu này, Charlie tìm các quản lý dự án trong chính tổ chức mình và mượn ma trận gắn kết bên liên quan. ⚠ Hash MD5 không bắt được vì đề bài khác nhau; hai khoá HOÀN TOÀN NHẤT QUÁN. ⚠ Điểm khác duy nhất đáng chú ý: ở đây các dự án tương tự nằm trong cùng tổ chức, nên tri thức này có tiềm năng nâng lên cấp TỔ CHỨC nếu được chuẩn hoá — xem phần dưới.

Vì sao đúng

⚠ Vì sao đây là tri thức cấp dự án: | Dấu hiệu trong đề | Ý nghĩa | |---|---| | ⚠ Học từ các DỰ ÁN CỤ THỂ đã hoàn thành | ⚠ tương tự về phạm vi, thời gian, chi phí | | ⚠ Trao đổi với các QUẢN LÝ DỰ ÁN của những dự án đó | ⚠ tri thức chảy từ dự án này sang dự án kia | | ⚠ Mượn HIỆN VẬT: ma trận gắn kết bên liên quan | ⚠ sản phẩm của một dự án cụ thể | | ⚠ Chưa có gì được ban hành thành chuẩn tổ chức | ⚠ nếu có thì mới là cấp tổ chức | | ⚠ Kết luận | ⚠ cùng logic với #26555 lô 196 |

Vì sao các phương án khác sai

  • A (cấp CÁ NHÂN) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ Charlie đang trò chuyện với TỪNG CÁ NHÂN, nên chữ "cá nhân" xuất hiện rất tự nhiên trong đầu: ⚠ nhưng ⚠ cấp cá nhân nghĩa là tri thức CÒN NẰM TRONG ĐẦU một người, chưa được chia sẻ ⚠ — ở đây tri thức đã được chuyển giao và có hiện vật đi kèm; ⚠ cách hỏi để phân biệt: tri thức đã ra khỏi đầu người sở hữu chưa?

  • B (cấp DANH MỤC — portfolio) — ⚠ là cấp quản lý tập hợp chương trình và dự án theo chiến lược; ⚠ đề không nói gì về việc chọn dự án hay phân bổ nguồn lực toàn tổ chức.

  • D ("surface-level") — ⚠ KHÔNG phải thuật ngữ chuẩn nào cả; ⚠ phương án bịa, cùng kiểu với #26535 lô 196 và #26587 cùng lô.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26555 lô 196 (câu gần trùng), ⚠ #26455/#26458 lô 194 (tri thức ẩn và hiện), ⚠ #26501 lô 195 (chia sẻ tri thức liên tục), ⚠ #26511 lô 195 (tài sản quy trình tổ chức), ⚠ #26519 lô 195 (ước lượng tương tự — cùng logic học từ dự án cũ).

⚠ BA CẤP ĐỘ quản lý tri thức — bảng chốt: | Cấp | Phạm vi | Ví dụ | |---|---|---| | ⚠ CÁ NHÂN | ⚠ trong đầu một người, chưa chia sẻ | ⚠ kinh nghiệm chưa ai được nghe | | ⚠ DỰ ÁN | ⚠ trong một dự án, hoặc trao đổi giữa các dự án | ⚠ bài học, hiện vật, mẫu — CÂU NÀY và #26555 lô 196 | | ⚠ TỔ CHỨC | ⚠ chuẩn hoá cho toàn tổ chức | ⚠ chính sách, mẫu chính thức, kho tri thức dùng chung | | ⚠ Dòng chảy lý tưởng | ⚠ cá nhân → dự án → tổ chức | | | ⚠ Chỗ hay tắc nhất | ⚠ từ DỰ ÁN lên TỔ CHỨC — vì không ai được giao nhiệm vụ nâng bài học của một dự án thành chuẩn chung | |

⚠ Cơ hội mà tình huống của Charlie đang bỏ lỡ: | Quan sát | Nội dung | |---|---| | ⚠ Tổ chức ĐÃ làm nhiều dự án rất giống nhau | ⚠ đề nói rõ: tương tự về phạm vi, thời gian, chi phí | | ⚠ Nhưng Charlie phải TỰ ĐI TÌM từng người để hỏi | ⚠ tri thức chưa được chuẩn hoá | | ⚠ Anh phải MƯỢN hiện vật từ cá nhân | ⚠ thay vì lấy từ một kho mẫu chính thức | | ⚠ Điều tổ chức nên làm | ⚠ biến các hiện vật này thành TÀI SẢN QUY TRÌNH: mẫu ma trận bên liên quan, mẫu kế hoạch, CSDL ước lượng cho loại dự án này — liên hệ #26511 lô 195 | | ⚠ Cái giá của việc không làm | ⚠ mỗi quản lý dự án mới lại phải đi hỏi lại từ đầu, và tri thức sẽ mất khi những người kia rời tổ chức |

⚠ Charlie đang làm đúng những gì: | Việc | Nội dung | |---|---| | ⚠ Nhận ra mình thiếu kinh nghiệm với LOẠI dự án này | ⚠ tự nhận thức là bước đầu — liên hệ #26469 lô 194 | | ⚠ Tìm người ĐÃ LÀM thay vì tự mò | | | ⚠ Làm việc này ở giai đoạn KHỞI ĐỘNG | ⚠ sớm nhất có thể, khi mọi lựa chọn còn mở | | ⚠ Xin cả tri thức ẨN (trò chuyện) lẫn HIỆN (hiện vật) | ⚠ liên hệ #26555 lô 196 | | ⚠ Việc anh nên làm thêm | ⚠ GHI LẠI những gì học được vào sổ bài học của dự án mình, và đề xuất PMO chuẩn hoá các mẫu đó — nếu không, người thứ tư trong tổ chức làm loại dự án này sẽ lại bắt đầu từ con số không |

Từ khoá nhận diện:

"học từ dự án cụ thể, mượn hiện vật của họ" → ⚠ cấp DỰ ÁN "còn nằm trong đầu một người" → ⚠ cấp cá nhân "ban hành thành chuẩn cho mọi dự án" → ⚠ cấp tổ chức "surface-level" → ⚠ thuật ngữ bịa

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Trước khi bắt đầu, bạn có tìm dự án tương tự đã làm không | | | Tổ chức bạn có kho mẫu hiện vật không | ⚠ hay mỗi người tự giữ bản của mình | | Bài học của dự án trước có tới được dự án sau không | |

Và điều mà việc Charlie phải đi gõ cửa từng người tiết lộ về tổ chức của anh: họ đã làm loại dự án này nhiều lần và học được rất nhiều — nhưng toàn bộ những gì học được vẫn đang nằm trong trí nhớ của vài cá nhân, và tổ chức thì chưa biết mình biết gì.

Câu 152 Process
Fernanda is the project manager for Project AB, which is in its third week of implementation, on budget, and one week ahead of schedule. Recently a new stakeholder that Fernanda has worked with in the past joined the project. What should Fernanda do after meeting them?
  1. A Add them to the communications plan.
  2. B Invite them to project meetings.
  3. C Update the stakeholder register.
  4. D Introduce them to the project team.
Xem giải thích

Đáp án

C — CẬP NHẬT SỔ ĐĂNG KÝ BÊN LIÊN QUAN.

Vì sao đúng

⚠ Vì sao cập nhật sổ đăng ký là việc tiếp theo: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Có bên liên quan MỚI thì sổ phải được cập nhật | ⚠ nhận diện bên liên quan là quy trình LẶP LẠI — liên hệ #26359 lô 192 | | ⚠ Sổ là nền cho mọi việc sau đó | ⚠ phân tích, chiến lược gắn kết, kế hoạch giao tiếp | | ⚠ Fernanda đã GẶP người đó rồi | ⚠ nên đã có thông tin để ghi vào | | ⚠ Ba phương án khác đều là HÀNH ĐỘNG dựa trên sổ | ⚠ nên chúng đến SAU | | ⚠ Kết luận | ⚠ ghi lại trước, hành động sau — thứ tự chuẩn của quản lý bên liên quan |

⚠ Chi tiết dễ gây nhầm: ⚠ Fernanda ĐÃ TỪNG làm việc với người này trước đây ⚠ — ⚠ điều đó KHÔNG cho phép bỏ qua bước ghi chép; ⚠ vai trò của họ trong dự án này có thể khác hẳn, và quan hệ cá nhân không thay thế được tài liệu dự án — liên hệ #26543 lô 196, nơi người kế nhiệm phải dựa vào tài liệu chứ không dựa vào trí nhớ của ai.

Vì sao các phương án khác sai

  • A (thêm họ vào kế hoạch giao tiếp) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ đây chắc chắn là việc phải làm, và làm rất sớm: ⚠ nhưng ⚠ nó là bước THỨ HAI ⚠ — muốn biết gửi cho họ thông tin gì, mức chi tiết nào, tần suất ra sao thì trước hết phải phân tích quyền lực, mức quan tâm và nhu cầu của họ, và những thứ đó được ghi ở sổ đăng ký; ⚠ liên hệ #26572 lô 196.

  • B (mời họ dự các cuộc họp dự án) — ⚠ hành động khi chưa biết họ cần dự họp nào; ⚠ mời sai người vào sai buổi làm phiền cả hai bên.

  • D (giới thiệu họ với đội dự án) — ⚠ việc tốt và nên làm, ⚠ nhưng cũng đến sau, và không phải mọi bên liên quan đều cần gặp đội.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26359 lô 192 (nhận diện bên liên quan là quy trình lặp lại), ⚠ #26453 lô 194 (kế hoạch gắn kết bên liên quan), ⚠ #26592 cùng lô (khảo sát kiến thức nền của bên liên quan), ⚠ #26543 lô 196 (ma trận giao tiếp bên liên quan), ⚠ #26497 lô 195 (bên liên quan bị bỏ sót).

⚠ TRÌNH TỰ khi có bên liên quan mới: | Bước | Việc | |---|---| | ⚠ 1. CẬP NHẬT SỔ ĐĂNG KÝ BÊN LIÊN QUAN | ⚠ đáp án — tên, vai trò, quyền lợi, ảnh hưởng, kỳ vọng | | ⚠ 2. PHÂN TÍCH: quyền lực, mức quan tâm, mức tham gia hiện tại và mong muốn | ⚠ liên hệ #26486 lô 195 — lưới quyền lực–quan tâm | | ⚠ 3. Cập nhật KẾ HOẠCH GẮN KẾT bên liên quan | ⚠ chiến lược riêng cho người này | | ⚠ 4. Cập nhật KẾ HOẠCH GIAO TIẾP | ⚠ phương án A — gửi gì, kênh nào, tần suất nào | | ⚠ 5. Hỏi sở thích nhận thông tin của họ | ⚠ liên hệ #26572 lô 196 | | ⚠ 6. Mời vào các buổi họp phù hợp, giới thiệu với đội nếu cần | ⚠ phương án B và D | | ⚠ Nguyên tắc | ⚠ cả bốn phương án đều là việc phải làm — đề chỉ kiểm tra bạn có biết cái nào ĐỨNG ĐẦU hay không; và cái đứng đầu luôn là GHI LẠI, vì mọi thứ sau đó đều lấy nó làm đầu vào |

⚠ SỔ ĐĂNG KÝ BÊN LIÊN QUAN chứa gì: | Mục | Nội dung | |---|---| | ⚠ Định danh | ⚠ tên, chức danh, tổ chức, vai trò trong dự án, liên hệ | | ⚠ Đánh giá | ⚠ kỳ vọng chính, ảnh hưởng, giai đoạn quan tâm nhất | | ⚠ Phân loại | ⚠ nội bộ hay bên ngoài, ủng hộ hay phản đối, quyền lực và mức quan tâm | | ⚠ Kiến thức nền | ⚠ liên hệ #26592 cùng lô | | ⚠ Sở thích giao tiếp | ⚠ liên hệ #26572 lô 196 | | ⚠ Vì sao nó là tài liệu NỘI BỘ | ⚠ nó chứa các đánh giá chủ quan, kể cả về người phản đối dự án — không phải tài liệu để công bố; liên hệ #26529 lô 195 |

⚠ Vì sao nhận diện bên liên quan là quy trình LẶP LẠI: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Người mới xuất hiện khi dự án tiến triển | ⚠ đúng tình huống của Fernanda | | ⚠ Vai trò và mức quan tâm của người cũ thay đổi | ⚠ liên hệ #26486 lô 195 — ô trên lưới không cố định | | ⚠ Nhân sự ở các tổ chức bên liên quan thay đổi | ⚠ liên hệ #26572 lô 196 — chủ sản phẩm mới | | ⚠ Giai đoạn dự án đổi thì bên liên quan quan trọng cũng đổi | ⚠ vận hành trở nên quan trọng ở giai đoạn cuối — liên hệ #26490 lô 195 | | ⚠ Nhịp rà soát nên có | ⚠ mỗi mốc hoặc mỗi kỳ báo cáo lớn — một sổ đăng ký bên liên quan không đổi suốt dự án gần như chắc chắn là một sổ không ai đọc lại |

Từ khoá nhận diện:

"bên liên quan mới tham gia" → ⚠ CẬP NHẬT SỔ ĐĂNG KÝ TRƯỚC "thêm vào kế hoạch giao tiếp" → ⚠ bước sau, cần phân tích trước "mời dự họp, giới thiệu với đội" → ⚠ các bước sau nữa "đã quen từ trước" → ⚠ không thay thế được việc ghi chép chính thức

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Sổ đăng ký bên liên quan của bạn cập nhật lần cuối khi nào | | | Có ai đang tham gia dự án mà không có tên trong sổ không | | | Khi có người mới, quy trình của bạn là gì | ⚠ hay chỉ là nhớ trong đầu |

Và lý do bước tẻ nhạt nhất lại luôn đứng đầu: một bên liên quan không có trong sổ sẽ không có trong kế hoạch giao tiếp, không có chiến lược gắn kết, và sẽ xuất hiện trở lại vào đúng ngày họ có điều muốn phản đối.

Câu 153 People
You are a new project manager and much of your project team is new to the organization. Some of the project team members are confused as to their roles and responsibilities and other team members have verbalized their goals and work in the project. You want to work with this new team to make certain they can rely on each other, put the value of the project foremost in the project, and work together to reach the definition of done. Which one of the following choices should you not stress during this forming stage of the project?
  1. A Building trust
  2. B Active listening
  3. C Risk-taking
  4. D Resolving conflict
Xem giải thích

Đáp án

C — CHẤP NHẬN MẠO HIỂM (risk-taking) — đây là điều KHÔNG nên nhấn mạnh ở giai đoạn Hình thành.

Vì sao đúng

⚠ Vì sao mạo hiểm chưa phù hợp ở giai đoạn Hình thành: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Đội MỚI, chưa tin nhau | ⚠ mạo hiểm đòi hỏi phải có LÒNG TIN trước | | ⚠ Nhiều người còn lẫn lộn về vai trò của mình | ⚠ đề nói rõ — chưa có nền tảng để dám thử | | ⚠ Mạo hiểm đòi an toàn tâm lý: dám sai mà không bị phạt | ⚠ thứ chỉ có ở giai đoạn Chuẩn hoá và Thể hiện | | ⚠ Đẩy đội mạo hiểm quá sớm sẽ tạo ra sợ hãi, không tạo ra sáng tạo | | | ⚠ Ba việc còn lại đều là NỀN TẢNG cần xây trước | | | ⚠ Kết luận | ⚠ đúng thứ tự: xây lòng tin trước, khuyến khích mạo hiểm sau |

Vì sao các phương án khác sai

  • D (GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ giai đoạn Hình thành thường được mô tả là lịch sự và ít xung đột, nên nhiều người nghĩ chưa cần bàn tới xung đột: ⚠ nhưng ⚠ chính vì giai đoạn BÃO TÁP chắc chắn sẽ tới nên phải thống nhất CÁCH xử lý bất đồng NGAY TỪ ĐẦU ⚠ — khi xung đột đã nổ ra thì không còn là lúc bình tĩnh soạn quy tắc; ⚠ liên hệ #26553 lô 196 và #26570 lô 196 — cùng một logic: đặt luật khi còn yên.

  • A (xây dựng LÒNG TIN) — ⚠ nền tảng của mọi thứ khác; ⚠ liên hệ #26469 lô 194 — tầng đáy của tháp Lencioni.

  • B (LẮNG NGHE CHỦ ĐỘNG) — ⚠ kỹ năng nền để hiểu nhau khi chưa quen; ⚠ liên hệ #26450 lô 194.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26384 lô 193 (mô hình Tuckman), ⚠ #26469 lô 194 (Lencioni — thiếu lòng tin), ⚠ #26590 cùng lô (đội hiệu suất cao), ⚠ #26553 lô 196 (quy tắc chung xây từ ngày đầu), ⚠ #26450 lô 194 (lắng nghe chủ động).

⚠ MÔ HÌNH TUCKMAN — nên nhấn mạnh gì ở từng giai đoạn: | Giai đoạn | Đặc điểm | Người dẫn dắt nên nhấn | |---|---|---| | ⚠ HÌNH THÀNH (forming) | ⚠ lịch sự, dè dặt, chưa rõ vai trò | ⚠ LÒNG TIN, vai trò rõ ràng, quy tắc chung, lắng nghe — CÂU NÀY | | ⚠ BÃO TÁP (storming) | ⚠ va chạm, tranh giành, bất đồng lộ ra | ⚠ giải quyết xung đột, giữ tranh luận ở mức NHIỆM VỤ | | ⚠ CHUẨN HOÁ (norming) | ⚠ hình thành cách làm việc chung | ⚠ củng cố chuẩn mực, bắt đầu trao quyền nhiều hơn | | ⚠ THỂ HIỆN (performing) | ⚠ tự tổ chức, hiệu suất cao | ⚠ MẠO HIỂM, đổi mới, cải tiến liên tục | | ⚠ GIẢI TÁN (adjourning) | ⚠ kết thúc, chia tay | ⚠ ghi nhận, bài học kinh nghiệm, chuyển giao | | ⚠ Nguyên tắc | ⚠ mạo hiểm và đổi mới là ĐẶC QUYỀN của giai đoạn THỂ HIỆN — chúng đòi một nền lòng tin mà đội mới hình thành chưa thể có | |

⚠ Vì sao MẠO HIỂM đòi lòng tin làm nền: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Mạo hiểm nghĩa là có khả năng THẤT BẠI công khai | ⚠ người ta chỉ dám khi biết thất bại không bị trừng phạt | | ⚠ Nó đòi dám nói ra ý tưởng chưa hoàn chỉnh | ⚠ liên hệ #26568 lô 196 — tính sáng tạo | | ⚠ Nó đòi tin rằng đồng đội sẽ đỡ cho mình | | | ⚠ Đội mới chưa có bằng chứng nào về điều đó | ⚠ họ chưa cùng nhau trải qua gì | | ⚠ Hậu quả nếu ép quá sớm | ⚠ người ta sẽ chỉ giả vờ mạo hiểm ở những chỗ an toàn, và đó là thứ tệ hơn cả không mạo hiểm — vì nó tạo ra cảm giác đội đang đổi mới trong khi không ai dám chạm vào việc thật sự khó |

⚠ Việc quản lý dự án nên làm ở giai đoạn Hình thành: | Việc | Nội dung | |---|---| | ⚠ Làm rõ VAI TRÒ và TRÁCH NHIỆM từng người | ⚠ vấn đề đề nêu ra trực tiếp — liên hệ #26571 lô 196 | | ⚠ Cùng đội xây QUY TẮC CHUNG | ⚠ liên hệ #26553 lô 196 | | ⚠ Làm rõ MỤC TIÊU và ĐỊNH NGHĨA HOÀN THÀNH | ⚠ đề nhắc tới điều này — liên hệ #26490 lô 195 | | ⚠ Tạo dịp để mọi người làm quen qua công việc | ⚠ liên hệ #26589 cùng lô — ghép cặp | | ⚠ Làm gương về lắng nghe và về việc thừa nhận mình chưa biết | | | ⚠ Kỳ vọng thực tế | ⚠ đừng mong hiệu suất cao ở giai đoạn này — đội mới cần thời gian, và việc ép tiến độ ngay tuần đầu thường đẩy đội vào giai đoạn Bão táp sớm hơn và nặng hơn |

Từ khoá nhận diện:

"giai đoạn Hình thành" → ⚠ nhấn LÒNG TIN, vai trò, quy tắc, lắng nghe "mạo hiểm, đổi mới" → ⚠ đặc quyền của giai đoạn THỂ HIỆN "giải quyết xung đột" → ⚠ thống nhất cách xử lý NGAY TỪ ĐẦU, trước khi Bão táp tới "lắng nghe chủ động" → ⚠ kỹ năng nền cho đội chưa quen nhau

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Đội bạn đang ở giai đoạn nào của Tuckman | | | Bạn có đang kỳ vọng hành vi của giai đoạn sau ở một đội đang ở giai đoạn trước không | | | Mọi người có biết rõ vai trò của mình không | ⚠ hỏi thẳng — câu trả lời thường bất ngờ |

Và sai lầm phổ biến nhất của người dẫn dắt một đội mới: đòi hỏi sự dũng cảm trước khi đã tạo ra sự an toàn — và rồi kết luận rằng đội này thiếu tinh thần đổi mới.

Câu 154 People
Kiera is a project manager for her organization, and she is utilizing a predictive approach for an interior design project for a conference center. This project has been in the newspapers as it will promote large events in the city's downtown and bring visitors from around the world. Hotels, restaurants, and other downtown businesses are excited about the change the improvement will bring to the city. Kiera also has stakeholders from the management company of the events to be held in the center, government officials, media, the public at large, and a host of vendors. As her team works, new stakeholders are discovered depending on their work in the project. One of the most frequent complaints that she gets is from stakeholders is that they are not informed of different project aspects. What document should Kiera create with her team to better inform stakeholders of work that may affect them as the project moves forward?
  1. A RACI matrix
  2. B Communications management plan
  3. C Information radiator on a public website
  4. D Stakeholder engagement plan
Xem giải thích

Đáp án

B — KẾ HOẠCH QUẢN LÝ GIAO TIẾP (communications management plan).

Vì sao đúng

⚠ Vì sao kế hoạch giao tiếp là công cụ đúng: | Dấu hiệu trong đề | Ý nghĩa | |---|---| | ⚠ Phàn nàn thường xuyên nhất là KHÔNG ĐƯỢC THÔNG TIN | ⚠ vấn đề nằm đúng ở lĩnh vực Giao tiếp | | ⚠ Nhiều nhóm bên liên quan rất khác nhau | ⚠ chính quyền, truyền thông, công chúng, nhà cung cấp, khách sạn, nhà hàng | | ⚠ Mỗi nhóm cần thông tin KHÁC NHAU | ⚠ kế hoạch giao tiếp quy định chính xác điều đó | | ⚠ Bên liên quan MỚI liên tục xuất hiện | ⚠ kế hoạch phải được cập nhật liên tục | | ⚠ Dự án có tiếng vang trên báo chí | ⚠ càng cần một kế hoạch có kỷ luật, không tuỳ hứng | | ⚠ Kết luận | ⚠ vấn đề về LUỒNG THÔNG TIN thì chữa bằng kế hoạch quản lý luồng thông tin |

Vì sao các phương án khác sai

  • D (KẾ HOẠCH GẮN KẾT BÊN LIÊN QUAN) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ hai kế hoạch này rất gần nhau và đều nói về bên liên quan: ⚠ nhưng ⚠ kế hoạch gắn kết nói về CHIẾN LƯỢC để đưa mỗi bên liên quan tới mức tham gia mong muốn ⚠ — còn ⚠ kế hoạch giao tiếp nói cụ thể AI NHẬN THÔNG TIN GÌ, QUA KÊNH NÀO, BAO LÂU MỘT LẦN; ⚠ phàn nàn ở đây rất cụ thể: không được thông tin — nên công cụ cần cũng phải cụ thể tương ứng; ⚠ liên hệ #26453 lô 194.

  • A (ma trận RACI) — ⚠ quy định TRÁCH NHIỆM công việc: ai làm, ai chịu trách nhiệm, ai được hỏi ý kiến, ai được thông báo; ⚠ nó có chữ "được thông báo" nhưng phạm vi là công việc trong đội, không phải luồng thông tin tới toàn bộ bên liên quan bên ngoài.

  • C (bảng thông tin công khai trên website) — ⚠ là một KÊNH cụ thể, không phải một kế hoạch; ⚠ nó có thể là một phần của giải pháp, nhưng không thay thế được việc xác định ai cần gì.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26539 lô 196 (bên liên quan chưa từng nhận báo cáo — rà kế hoạch giao tiếp trước), ⚠ #26477 lô 194 (cùng một báo cáo cho tất cả là gắn kết kém), ⚠ #26476 lô 194 (nội bộ hài lòng, khách hàng hoang mang), ⚠ #26453 lô 194 (kế hoạch gắn kết), ⚠ #26543 lô 196 (ma trận giao tiếp bên liên quan).

⚠ KẾ HOẠCH GIAO TIẾP và KẾ HOẠCH GẮN KẾT — phân biệt: | | Kế hoạch quản lý GIAO TIẾP | Kế hoạch gắn kết BÊN LIÊN QUAN | |---|---|---| | ⚠ Trả lời | ⚠ AI nhận THÔNG TIN GÌ, KÊNH nào, TẦN SUẤT nào | ⚠ LÀM SAO đưa họ tới mức tham gia mong muốn | | ⚠ Trọng tâm | ⚠ luồng thông tin | ⚠ thái độ và mức độ ủng hộ | | ⚠ Công cụ tiêu biểu | ⚠ ma trận giao tiếp, lịch báo cáo | ⚠ ma trận mức tham gia hiện tại và mong muốn | | ⚠ Chữa vấn đề gì | ⚠ "tôi không được biết" — CÂU NÀY | ⚠ "người này đang phản đối dự án" | | ⚠ Quan hệ | ⚠ hai kế hoạch bổ sung nhau và tham chiếu lẫn nhau — nhu cầu giao tiếp của từng bên liên quan là cầu nối giữa chúng | |

⚠ KẾ HOẠCH GIAO TIẾP nên trả lời những câu hỏi nào: | Câu hỏi | Ví dụ với dự án của Kiera | |---|---| | ⚠ AI cần thông tin | ⚠ chính quyền, đơn vị vận hành sự kiện, doanh nghiệp quanh khu, báo chí, công chúng, nhà cung cấp | | ⚠ Cần THÔNG TIN GÌ | ⚠ chính quyền cần giấy phép và tuân thủ; doanh nghiệp cần lịch thi công gây ảnh hưởng; báo chí cần thông cáo | | ⚠ Qua KÊNH nào | ⚠ họp, thư, cổng thông tin, họp báo, bảng thông tin công khai — phương án C là một trong các kênh | | ⚠ TẦN SUẤT bao nhiêu | | | ⚠ AI chịu trách nhiệm gửi | | | ⚠ Cơ chế PHẢN HỒI ra sao | ⚠ để phàn nàn tới được đúng chỗ thay vì lan ra báo chí | | ⚠ Với dự án có tiếng vang | ⚠ cần thêm quy định AI ĐƯỢC PHÁT NGÔN với báo chí — thiếu điều này là để ngỏ khả năng năm người trả lời năm kiểu, liên hệ #26540 lô 196 |

⚠ Vì sao dự án của Kiera đặc biệt khó về giao tiếp: | Yếu tố | Nội dung | |---|---| | ⚠ Bên liên quan rất ĐA DẠNG về loại | ⚠ từ cơ quan nhà nước tới công chúng nói chung | | ⚠ CÔNG CHÚNG là bên liên quan không có đầu mối | ⚠ phải giao tiếp qua kênh đại chúng | | ⚠ BÁO CHÍ vừa là bên liên quan vừa là kênh | ⚠ vai trò kép, cần xử lý cẩn thận | | ⚠ Bên liên quan mới liên tục xuất hiện | ⚠ nhận diện phải lặp lại — liên hệ #26594 cùng lô | | ⚠ Rủi ro lớn nhất | ⚠ một bên liên quan không được thông tin sẽ tìm thông tin ở nơi khác — và với dự án đang trên mặt báo, nơi khác đó thường là báo chí; liên hệ #26468 lô 194 |

Từ khoá nhận diện:

"phàn nàn không được thông tin" → ⚠ KẾ HOẠCH QUẢN LÝ GIAO TIẾP "người này đang phản đối, làm sao kéo họ về" → ⚠ kế hoạch gắn kết bên liên quan "ai làm, ai chịu trách nhiệm việc gì" → ⚠ ma trận RACI "bảng thông tin công khai" → ⚠ một KÊNH, không phải một kế hoạch

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Kế hoạch giao tiếp của bạn có bao nhiêu nhóm đối tượng | ⚠ chỉ một nhóm là dấu hiệu chưa phân tích | | Bên liên quan mới có được đưa vào kế hoạch không | ⚠ liên hệ #26594 cùng lô | | Có kênh nào để họ phản hồi lại bạn không | ⚠ giao tiếp một chiều luôn sinh ra phàn nàn |

Và điều mà lời phàn nàn "tôi không được thông báo" hầu như luôn thật sự có nghĩa: không phải là họ muốn nhiều thông tin hơn, mà là họ muốn biết mình sẽ được thông báo KHI NÀO và VỀ CÁI GÌ — vì sự bất định về luồng thông tin gây khó chịu hơn cả bản thân việc thiếu thông tin.

Câu 155 Process
You are hired at a consulting firm to lead an agile project. Your project team includes nine people, and the goal is to create an application for a client. The team has just completed its first sprint and the sprint demo, and you have invited the team and the product owner to meet for the sprint retrospective. Some of the team members do not think a retrospective is needed since this project has just begun. You disagree and offer several reasons why a retrospective is necessary. Which one of the following is not a goal accomplished in the retrospective?
  1. A Pushing the team to develop further and grow.
  2. B Increasing team morale and spirit.
  3. C Determining who has caused issues in the sprint.
  4. D Improving trust and transparency within the team.
Xem giải thích

Đáp án

C — XÁC ĐỊNH AI ĐÃ GÂY RA CÁC VẤN ĐỀ trong sprint — đây KHÔNG phải mục tiêu của hồi cứu.

Vì sao đúng

⚠ Vì sao truy tìm người có lỗi đi ngược bản chất hồi cứu: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Hồi cứu nhằm cải thiện CÁCH LÀM VIỆC, không nhằm quy trách nhiệm | ⚠ hướng vào hệ thống, không vào con người | | ⚠ Truy tìm người có lỗi GIẾT CHẾT sự cởi mở | ⚠ lần sau không ai dám nêu vấn đề thật | | ⚠ "Chỉ thị hồi cứu" nói rõ điều ngược lại | ⚠ giả định mọi người đã làm tốt nhất trong hoàn cảnh của họ | | ⚠ Phần lớn vấn đề đến từ HỆ THỐNG, không từ cá nhân | ⚠ liên hệ #26561 lô 196 — tối ưu cục bộ và điểm tắc nghẽn | | ⚠ Ba mục tiêu còn lại đều là mục tiêu thật | | | ⚠ Kết luận | ⚠ câu hỏi phủ định — chọn mục tiêu biến hồi cứu thành phiên toà |

Vì sao các phương án khác sai

  • A (thúc đẩy đội phát triển và trưởng thành hơn) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ chữ "thúc đẩy" (pushing) nghe hơi ép buộc, dễ bị đọc thành áp lực tiêu cực: ⚠ nhưng ⚠ cải tiến liên tục là mục tiêu TRUNG TÂM của hồi cứu ⚠ — cả trong Tuyên ngôn Agile lẫn trong khung Scrum; ⚠ một hồi cứu không dẫn tới thay đổi nào là một hồi cứu thất bại.

  • B (tăng tinh thần và khí thế của đội) — ⚠ mục tiêu thật: ⚠ hồi cứu là nơi ghi nhận điều đã làm tốt, không chỉ nêu điều chưa tốt.

  • D (cải thiện lòng tin và sự minh bạch trong đội) — ⚠ mục tiêu thật và có lẽ là giá trị lâu dài lớn nhất; ⚠ liên hệ #26590 cùng lô.

⚠ Về lập luận "dự án mới bắt đầu nên chưa cần hồi cứu": ⚠ đây chính là lúc hồi cứu có giá trị NHẤT ⚠ — ⚠ sprint đầu tiên là nơi lộ ra nhiều vấn đề quy trình nhất, và sửa chúng ngay sẽ có lợi cho toàn bộ các sprint còn lại; ⚠ liên hệ #26508 lô 195.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26508 lô 195 (hồi cứu giúp đội học từ trải nghiệm gần đây), ⚠ #26537 lô 196 (Lencioni — đổ lỗi cho nhau), ⚠ #26590 cùng lô (đội hiệu suất cao), ⚠ #26501 lô 195 (chia sẻ tri thức liên tục), ⚠ #26578 lô 196 (số liệu trung thực phụ thuộc vào lòng tin).

⚠ CHỈ THỊ HỒI CỨU (Retrospective Prime Directive) — Norm Kerth: | Nội dung | Ý nghĩa | |---|---| | ⚠ "Bất kể chúng ta khám phá ra điều gì, chúng ta tin rằng mọi người đã làm việc tốt nhất có thể…" | ⚠ "…với thông tin họ có, kỹ năng và năng lực của họ, nguồn lực sẵn có và hoàn cảnh lúc đó" | | ⚠ Vì sao phải đọc nó ở đầu buổi | ⚠ nó tuyên bố công khai rằng đây KHÔNG phải phiên toà | | ⚠ Tác dụng thật | ⚠ chuyển câu hỏi từ "AI làm hỏng" sang "CÁI GÌ đã khiến điều đó xảy ra" | | ⚠ Nhận xét | ⚠ đây không phải sự dễ dãi — chỉ thị này không nói rằng không có vấn đề; nó nói rằng vấn đề nằm ở hoàn cảnh và hệ thống, và đó là thứ ta THAY ĐỔI được, khác với tính cách con người |

⚠ MỤC TIÊU của hồi cứu: | Mục tiêu | Nội dung | |---|---| | ⚠ Nhìn lại điều gì đã làm TỐT | ⚠ để giữ và nhân rộng | | ⚠ Nhìn lại điều gì CHƯA TỐT | ⚠ và vì sao — nguyên nhân gốc, không phải thủ phạm | | ⚠ Ra HÀNH ĐỘNG CỤ THỂ cho sprint tới | ⚠ một tới ba việc, có người phụ trách | | ⚠ Xây LÒNG TIN và MINH BẠCH | ⚠ phương án D | | ⚠ Tăng tinh thần đội | ⚠ phương án B | | ⚠ Thúc đẩy đội trưởng thành liên tục | ⚠ phương án A | | ⚠ Điều KHÔNG thuộc mục tiêu | ⚠ quy trách nhiệm cá nhân, đánh giá hiệu suất, so sánh giữa các thành viên — những việc đó nếu cần thì diễn ra RIÊNG, không bao giờ trong hồi cứu |

⚠ Dấu hiệu một hồi cứu đang hỏng: | Dấu hiệu | Nội dung | |---|---| | ⚠ Luôn cùng một vài người nói | ⚠ liên hệ #26600 cùng lô — vai trò của người điều phối | | ⚠ Không ra được hành động nào | ⚠ hoặc hành động của lần trước không ai làm | | ⚠ Có mặt người quản lý đánh giá hiệu suất của đội | ⚠ sự hiện diện đó thay đổi hoàn toàn những gì người ta dám nói | | ⚠ Bắt đầu bằng việc điểm lại ai đã trễ việc gì | ⚠ đúng phương án C — và nó chấm dứt hồi cứu ngay từ phút đầu | | ⚠ Cách chữa | ⚠ đọc lại chỉ thị hồi cứu, đổi cách điều phối, và bảo đảm hành động của lần trước được thực hiện — không có gì phá hoại hồi cứu nhanh hơn việc đội thấy rằng nói cũng chẳng để làm gì |

Từ khoá nhận diện:

"xác định ai gây ra vấn đề" → ⚠ KHÔNG phải mục tiêu hồi cứu "cải tiến, tinh thần đội, lòng tin và minh bạch" → ⚠ ba mục tiêu thật "dự án mới bắt đầu nên chưa cần hồi cứu" → ⚠ ngược lại — đây là lúc nó có giá trị nhất "chỉ thị hồi cứu" → ⚠ tuyên bố mở đầu bảo vệ tính an toàn của buổi họp

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Hồi cứu của bạn có bao giờ nhắc tên ai kèm một lỗi không | | | Hành động từ hồi cứu trước đã làm chưa | | | Có ai trong đội im lặng suốt buổi hồi cứu không | |

Và ranh giới quyết định giá trị của mọi buổi hồi cứu: câu hỏi bạn đặt ra là "vì sao chuyện này xảy ra" hay "ai đã để chuyện này xảy ra" — hai câu nghe rất gần nhau, và chúng dẫn tới hai đội hoàn toàn khác nhau sau sáu tháng.

Câu 156 People
Nate is the project manager for an extensive project with many stakeholders. After emailing out the minutes from a recent meeting, one of the stakeholders responds to everyone included on the thread and notes that what is contained in the meeting minutes is not what they agreed to do during the meeting. Another stakeholder claims that the disputed decision was made several months ago. In response, another stakeholder forwards the meeting minutes from several months ago. The email chain quickly splits into several conversations. The meeting's original purpose is obscured, even though the project manager suspects that the disagreements are mainly due to semantics. How should all parties be surveyed to reach a consensus?
  1. A Small group communication
  2. B Interpersonal communication
  3. C Public communication
  4. D Mass communication
Xem giải thích

Đáp án

B — GIAO TIẾP LIÊN CÁ NHÂN (interpersonal communication).

Vì sao đúng

⚠ Vì sao giao tiếp liên cá nhân là cách khảo sát đúng ở đây: | Dấu hiệu trong đề | Ý nghĩa | |---|---| | ⚠ Nate NGHI NGỜ bất đồng chủ yếu do CÁCH HIỂU TỪ NGỮ | ⚠ vấn đề ngữ nghĩa chỉ gỡ được bằng đối thoại trực tiếp | | ⚠ Email đã rẽ thành nhiều nhánh, mất mục đích ban đầu | ⚠ kênh văn bản đang làm mọi thứ tệ hơn | | ⚠ Cần khảo sát TẤT CẢ các bên để đạt đồng thuận | ⚠ từng người một, để nghe được điều họ thật sự nghĩ | | ⚠ Giao tiếp liên cá nhân là trao đổi MỘT–MỘT hoặc nhóm rất nhỏ | ⚠ cho phép hỏi lại, làm rõ, xác nhận ngay | | ⚠ Nó có băng thông cao nhất | ⚠ có cả cận ngôn ngữ và phi ngôn ngữ — liên hệ #26505 lô 195 | | ⚠ Kết luận | ⚠ vấn đề nảy sinh vì kênh nghèo nàn, nên phải đổi sang kênh giàu nhất |

⚠ Nguyên tắc nền: ⚠ vấn đề càng NHẠY CẢM và càng MƠ HỒ thì càng cần kênh giàu ⚠ — ⚠ email hợp với thông tin rõ ràng cần lưu vết; ⚠ bất đồng về ý nghĩa của từ ngữ thì gần như không bao giờ giải quyết được bằng thêm một email nữa.

Vì sao các phương án khác sai

  • A (giao tiếp NHÓM NHỎ) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ họp một nhóm nhỏ để thống nhất lại nghe rất hợp lý, và đó chắc chắn là một bước Nate sẽ phải làm: ⚠ nhưng ⚠ đề hỏi cách KHẢO SÁT TẤT CẢ CÁC BÊN để đi tới đồng thuận ⚠ — trong một nhóm đang tranh cãi công khai qua email, họp chung ngay khi cảm xúc còn nóng thường làm bất đồng cứng lại; ⚠ nghe từng người trước, hiểu mỗi bên đang hiểu từ ngữ ra sao, rồi mới họp chung là trình tự hiệu quả hơn.

  • C (giao tiếp CÔNG CHÚNG) — ⚠ là nói trước một nhóm đông, một chiều; ⚠ hoàn toàn không phù hợp để gỡ một bất đồng.

  • D (giao tiếp ĐẠI CHÚNG) — ⚠ là truyền thông tới số đông qua phương tiện đại chúng; ⚠ càng không phù hợp.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26505 lô 195 (cận ngôn ngữ — thứ email không chở được), ⚠ #26474 lô 194 (5C của giao tiếp viết), ⚠ #26587 cùng lô (5C — câu đối chiếu), ⚠ #26601 cùng lô (đơn giản hoá giao tiếp cho đội đa ngôn ngữ), ⚠ #26450 lô 194 (lắng nghe chủ động).

⚠ CÁC MỨC ĐỘ GIAO TIẾP — bảng phân biệt: | Mức | Quy mô | Đặc điểm | Dùng khi | |---|---|---|---| | ⚠ LIÊN CÁ NHÂN | ⚠ một–một hoặc rất ít người | ⚠ hai chiều, băng thông cao nhất | ⚠ vấn đề nhạy cảm, mơ hồ, cần đồng thuận — CÂU NÀY | | ⚠ NHÓM NHỎ | ⚠ ba tới sáu người | ⚠ hai chiều, vẫn tương tác được | ⚠ ra quyết định nhóm, giải quyết vấn đề chung | | ⚠ CÔNG CHÚNG | ⚠ một người nói với nhóm đông | ⚠ chủ yếu một chiều | ⚠ thuyết trình, công bố | | ⚠ ĐẠI CHÚNG | ⚠ rất đông, không xác định | ⚠ một chiều hoàn toàn | ⚠ thông cáo báo chí, bản tin | | ⚠ MẠNG LƯỚI / xã hội | ⚠ nhiều điểm nối nhiều điểm | ⚠ phi tập trung | ⚠ cộng đồng thực hành, mạng nội bộ | | ⚠ Nguyên tắc chọn | ⚠ quy mô càng lớn thì băng thông càng thấp và tính hai chiều càng mất — vấn đề càng khó thì càng phải đi xuống phía trên bảng | | |

⚠ Vì sao EMAIL là kênh tệ nhất cho tranh cãi: | Vấn đề | Nội dung | |---|---| | ⚠ Mất cận ngôn ngữ và phi ngôn ngữ | ⚠ một câu trung tính rất dễ đọc thành gay gắt — liên hệ #26505 lô 195 | | ⚠ Độ trễ khiến hiểu lầm kịp lớn lên | | | ⚠ Chế độ trả lời tất cả biến bất đồng thành sự kiện công khai | ⚠ và người ta bảo vệ lập trường mạnh hơn khi có khán giả | | ⚠ Các nhánh hội thoại tách ra, không ai theo được toàn bộ | ⚠ đúng điều đang xảy ra với Nate | | ⚠ Không hỏi lại được ngay khi chưa rõ | | | ⚠ Quy tắc thực dụng | ⚠ sau hai lượt email qua lại mà chưa hiểu nhau thì DỪNG VIẾT và GỌI — mọi email thứ ba trong một chuỗi tranh cãi hầu như luôn làm tình hình xấu hơn |

⚠ Việc Nate nên làm theo trình tự: | Bước | Nội dung | |---|---| | ⚠ 1. DỪNG chuỗi email lại | ⚠ trả lời một câu ngắn: "tôi sẽ liên hệ riêng từng người để làm rõ" | | ⚠ 2. Trao đổi LIÊN CÁ NHÂN với từng bên | ⚠ đáp án — hiểu mỗi người đang hiểu thuật ngữ đó thế nào | | ⚠ 3. Xác định điểm bất đồng THẬT | ⚠ ngữ nghĩa hay nội dung — hai thứ này cần cách xử lý khác nhau | | ⚠ 4. Họp nhóm nhỏ để chốt và thống nhất định nghĩa | ⚠ phương án A thuộc bước này | | ⚠ 5. Ghi lại quyết định kèm ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ | ⚠ để không lặp lại | | ⚠ 6. Cải thiện chất lượng biên bản họp | ⚠ ghi rõ quyết định, người chịu trách nhiệm, và xác nhận ngay cuối buổi — liên hệ #26499 lô 195 | | ⚠ Nguyên nhân gốc | ⚠ biên bản họp gây tranh cãi nghĩa là quyết định đã không được xác nhận rõ NGAY TRONG BUỔI HỌP — chữa ở đó thì rẻ hơn nhiều so với chữa qua email vài tháng sau |

Từ khoá nhận diện:

"bất đồng do cách hiểu từ ngữ, cần khảo sát tất cả các bên" → ⚠ GIAO TIẾP LIÊN CÁ NHÂN "họp nhóm để chốt" → ⚠ bước sau, sau khi đã nghe từng người "nói trước nhóm đông" → ⚠ giao tiếp công chúng, một chiều "tranh cãi qua email" → ⚠ luôn là dấu hiệu phải đổi kênh, không phải viết thêm

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Có chuỗi email nào ở chỗ bạn đã qua ba lượt mà chưa ngã ngũ không | ⚠ đó là lúc phải gọi điện | | Biên bản họp của bạn có được xác nhận ngay cuối buổi không | | | Đội bạn có bảng thuật ngữ chung không | ⚠ rất nhiều tranh cãi thật ra là tranh cãi về định nghĩa |

Và điều mà Nate nhận ra sớm hơn phần lớn mọi người trong chuỗi email đó: họ không bất đồng về việc phải làm gì — họ bất đồng về nghĩa của những từ dùng để mô tả nó, và không có email nào chữa được điều đó.

Câu 157 Business Environment
You are a project manager for your organization. Your project has a BAC of $400,000 and is expected to last one year. The project work is scheduled to be completed in equal amounts each month. Currently, the project is in month three but is only 20 percent complete. You have spent $35,000 to complete the work. What is the planned value for this project?
  1. A $100,000
  2. B $80,000
  3. C $20,000
  4. D $35,000
Xem giải thích

Đáp án

A — 100.000 đô-la.

Vì sao đúng

⚠ Tính từng bước: | Bước | Phép tính | Kết quả | |---|---|---| | ⚠ BAC — ngân sách hoàn thành | ⚠ đề cho | ⚠ 400.000 đô | | ⚠ Thời lượng dự án | ⚠ đề cho | ⚠ 12 tháng, công việc chia ĐỀU mỗi tháng | | ⚠ Đang ở tháng thứ 3 | ⚠ đã trôi qua 3/12 = 25% thời gian | | | ⚠ PV — giá trị hoạch định | ⚠ 400.000 × 3/12 | ⚠ 100.000 ĐÔ | | ⚠ Kết luận | ⚠ PV chỉ phụ thuộc vào KẾ HOẠCH và THỜI GIAN ĐÃ TRÔI QUA | |

⚠ Điểm mấu chốt — PV KHÔNG liên quan tới thực tế: ⚠ hai con số "hoàn thành 20%" và "đã chi 35.000 đô" là DỮ LIỆU THỰC TẾ, không tham gia vào phép tính PV ⚠ — ⚠ PV trả lời câu hỏi "theo kế hoạch, tới giờ này lẽ ra đã phải làm được bao nhiêu giá trị"; ⚠ chúng là dữ kiện để tính EV và AC, hai đại lượng khác.

Vì sao các phương án khác sai

  • B (80.000 đô) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ đó chính là EV = 400.000 × 20% = 80.000, một đại lượng có thật và tính đúng: ⚠ nhưng ⚠ EV là GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC — công việc THỰC TẾ đã làm; PV là giá trị HOẠCH ĐỊNH ⚠ — ⚠ đây là cặp khái niệm bị lẫn nhiều nhất trong toàn bộ phần giá trị thu được, và đề cài đúng con số của cái kia làm nhiễu.

  • D (35.000 đô) — ⚠ chính là AC, chi phí thực tế; ⚠ cũng là một con số có sẵn trong đề.

  • C (20.000 đô) — ⚠ không khớp phép tính nào; ⚠ có thể là kết quả của việc nhầm lẫn giữa các tỉ lệ phần trăm.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu — BỘ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC: ⚠ #26478 lô 194 (tính CV — cùng dạng bài rải đều theo tháng), ⚠ #26559 lô 196 (tính EAC), ⚠ #26459 lô 194 (đọc ý nghĩa CPI), ⚠ #26462 lô 194 (CPI và SPI), ⚠ #26523 lô 195 (EVM trải suốt dự án).

⚠ Bảng đầy đủ cho bài này: | Đại lượng | Phép tính | Kết quả | |---|---|---| | ⚠ BAC | ⚠ đề cho | ⚠ 400.000 | | ⚠ PV | ⚠ 400.000 × 3/12 | ⚠ 100.000 — ĐÁP ÁN | | ⚠ EV | ⚠ 400.000 × 20% | ⚠ 80.000 — phương án nhiễu B | | ⚠ AC | ⚠ đề cho | ⚠ 35.000 — phương án nhiễu D | | ⚠ SV = EV − PV | ⚠ 80.000 − 100.000 | ⚠ −20.000 → TRỄ tiến độ | | ⚠ CV = EV − AC | ⚠ 80.000 − 35.000 | ⚠ +45.000 → DƯỚI ngân sách | | ⚠ SPI = EV ÷ PV | ⚠ 80.000 ÷ 100.000 | ⚠ 0,80 — trễ | | ⚠ CPI = EV ÷ AC | ⚠ 80.000 ÷ 35.000 | ⚠ ≈ 2,29 — rất tiết kiệm | | ⚠ Đọc tổng thể | ⚠ dự án TRỄ nhưng TIẾT KIỆM — tổ hợp thường gặp khi thiếu nguồn lực: không đủ người làm nên vừa chậm vừa chưa tiêu tiền; liên hệ bảng bốn tổ hợp ở #26459 lô 194 | |

⚠ BA CON SỐ NỀN — phân biệt cho chắc: | Ký hiệu | Tên | Trả lời câu hỏi | |---|---|---| | ⚠ PV | ⚠ giá trị HOẠCH ĐỊNH | ⚠ theo KẾ HOẠCH, tới giờ đã phải làm được bao nhiêu giá trị | | ⚠ EV | ⚠ giá trị THU ĐƯỢC | ⚠ THỰC TẾ đã làm được bao nhiêu giá trị | | ⚠ AC | ⚠ chi phí THỰC TẾ | ⚠ đã TIÊU bao nhiêu tiền | | ⚠ Mẹo nhớ | ⚠ PV = kế hoạch; EV = việc; AC = tiền — ba câu hỏi hoàn toàn khác nhau, và mọi công thức EVM chỉ là cộng trừ chia của ba số này | | | ⚠ Lỗi phổ biến nhất | ⚠ lấy PHẦN TRĂM HOÀN THÀNH nhân với BAC rồi gọi đó là PV — đó là EV; PV luôn tính theo THỜI GIAN đã trôi qua theo kế hoạch | |

⚠ Cách nhận diện dữ kiện trong bài toán EVM: | Câu chữ trong đề | Cho ra đại lượng nào | |---|---| | ⚠ "ngân sách dự án là X" | ⚠ BAC | | ⚠ "kéo dài N tháng, chia đều, đang ở tháng M" | ⚠ PV = BAC × M/N | | ⚠ "hoàn thành P phần trăm" | ⚠ EV = BAC × P% | | ⚠ "đã chi Y" | ⚠ AC | | ⚠ "lẽ ra phải hoàn thành Q phần trăm" | ⚠ PV = BAC × Q% — cách cho PV thứ hai, liên hệ #26559 lô 196 | | ⚠ Thói quen tốt | ⚠ gạch chân từng dữ kiện và gán nhãn PV, EV, AC trước khi đọc câu hỏi — làm vậy thì mọi bài EVM đều trở thành bài số học đơn giản | |

Từ khoá nhận diện:

"giá trị hoạch định (PV)" → ⚠ tính theo THỜI GIAN đã trôi qua trong kế hoạch "hoàn thành 20%" → ⚠ cho ra EV, không phải PV "đã chi 35.000" → ⚠ AC quy tắc vàng → ⚠ PV không bao giờ dùng tới dữ liệu thực tế

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Bạn có đo được EV không | ⚠ rất nhiều dự án chỉ theo dõi AC và tưởng đó là đủ | | Bạn có nhầm "đã chi bao nhiêu" với "đã làm được bao nhiêu" không | | | Dự án của bạn đang ở tổ hợp nào trong bốn tổ hợp CPI–SPI | |

Và điều mà bài toán này minh hoạ rõ nhất: một dự án có thể tiêu ít hơn kế hoạch rất nhiều mà vẫn đang gặp rắc rối — vì tiết kiệm được tiền do chưa làm việc thì không phải là tiết kiệm, đó là chậm trễ mặc áo tiết kiệm.

Câu 158 Process
Andrea wants to make sure that her team meetings at Seaworth Specialties go well and that everyone can add their thoughts and ideas within the allotted time. As the facilitator, she should make sure that she
  1. A Has each person write down their thoughts on paper before they are required to present them
  2. B Assists the team members that have not spoken much by asking them their thoughts on a relevant topic
  3. C Discusses the overview at the start of each meeting
  4. D Limits all discussion from a single person to two minutes or less per topic
Xem giải thích

Đáp án

B — HỖ TRỢ những thành viên ít phát biểu bằng cách HỎI Ý KIẾN họ về một chủ đề liên quan.

Vì sao đúng

⚠ Vì sao đây là kỹ năng điều phối đúng: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Mục tiêu của Andrea là MỌI NGƯỜI đều đóng góp được | ⚠ đề nói rõ điều này | | ⚠ Người ít nói thường có ý kiến giá trị nhưng không tự chen vào | ⚠ đặc biệt là người hướng nội — liên hệ #26403 lô 193 | | ⚠ Hỏi VỀ MỘT CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN, không hỏi chung chung | ⚠ chi tiết quan trọng — câu hỏi cụ thể dễ trả lời hơn nhiều | | ⚠ Đó là MỜI chứ không phải ÉP | ⚠ giữ được sự tôn trọng | | ⚠ Người điều phối chịu trách nhiệm về TIẾN TRÌNH, không về nội dung | ⚠ cân bằng lượt nói là đúng việc của họ | | ⚠ Kết luận | ⚠ can thiệp nhẹ, có mục tiêu, đúng vai trò |

Vì sao các phương án khác sai

  • A (bắt mỗi người viết suy nghĩ ra giấy trước khi được yêu cầu trình bày) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ viết trước là kỹ thuật thật và rất hiệu quả — nó chính là nền của kỹ thuật nhóm danh nghĩa, liên hệ #26445 lô 194: ⚠ nhưng ⚠ chữ "BẮT BUỘC" và "được YÊU CẦU trình bày" biến nó thành một thủ tục cứng nhắc áp cho mọi cuộc họp ⚠ — nó tốn thời gian trong một buổi vốn đã có giới hạn và không phù hợp với mọi loại nội dung; ⚠ kỹ thuật đó dành cho việc thu thập ý tưởng có cấu trúc, không phải cho việc điều phối một cuộc họp thường ngày.

  • D (giới hạn mỗi người tối đa hai phút cho mỗi chủ đề) — ⚠ kiểm soát bằng luật cứng; ⚠ nó chặn được người nói quá nhiều nhưng không giúp người ít nói mở lời, và làm cuộc họp thành máy móc.

  • C (trình bày tổng quan ở đầu mỗi buổi) — ⚠ là việc tốt và nên làm, ⚠ nhưng nó không liên quan tới mục tiêu mọi người đều đóng góp được; ⚠ liên hệ #26557 lô 196.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26445 lô 194 (kỹ thuật nhóm danh nghĩa), ⚠ #26440 lô 194 (thu ý kiến riêng rồi họp lại), ⚠ #26557 lô 196 (hai phút đầu buổi họp), ⚠ #26403 lô 193 (bên liên quan hướng nội), ⚠ #26597 cùng lô (hồi cứu — ai cũng phải được nói).

⚠ KỸ NĂNG ĐIỀU PHỐI — cân bằng sự tham gia: | Kỹ thuật | Nội dung | |---|---| | ⚠ MỜI ĐÍCH DANH bằng câu hỏi cụ thể | ⚠ "chị An làm phần tích hợp — theo chị điều này ảnh hưởng thế nào?" — đáp án của câu này | | ⚠ Đi VÒNG TRÒN cho một câu hỏi | ⚠ ai cũng có lượt, không ai phải giành | | ⚠ Chia nhóm nhỏ rồi báo cáo lại | ⚠ người ngại nói trước đám đông vẫn nói được trong nhóm ba người | | ⚠ Viết trước rồi chia sẻ | ⚠ phương án A — hiệu quả nhưng dành cho việc thu ý tưởng có cấu trúc | | ⚠ Dùng công cụ ẩn danh | ⚠ liên hệ #26406 lô 193 — kỹ thuật Delphi | | ⚠ Ngắt người nói quá dài một cách lịch sự | ⚠ "cảm ơn anh, ta nghe thêm ý khác nhé" | | ⚠ Nguyên tắc | ⚠ can thiệp NHẸ NHẤT có tác dụng — luật cứng cho mọi người là cách sửa một vấn đề của vài người, và nó luôn tốn nhiều hơn lợi |

⚠ Vì sao câu hỏi phải CỤ THỂ khi mời người ít nói: | Câu hỏi tồi | Câu hỏi tốt | |---|---| | ⚠ "Chị có ý kiến gì không?" | ⚠ "Chị phụ trách phần kiểm thử — theo chị lịch này có khả thi không?" | | ⚠ Đặt người ta vào thế phải tự tìm chủ đề | ⚠ cho họ một điểm bám cụ thể | | ⚠ Dễ nhận được câu "không, tôi ổn" | ⚠ khó trả lời qua loa hơn | | ⚠ Có thể khiến người ta thấy bị chiếu đèn | ⚠ thể hiện rằng bạn biết họ am hiểu mảng đó | | ⚠ Sắc thái quan trọng | ⚠ mời người ít nói là để nghe HIỂU BIẾT của họ, không phải để kiểm tra xem họ có chú ý không — và người được hỏi cảm nhận được sự khác biệt đó ngay lập tức |

⚠ Vì sao người ít nói không đồng nghĩa với ít đóng góp: | Lý do im lặng | Nội dung | |---|---| | ⚠ Hướng nội — cần thời gian xử lý trước khi nói | ⚠ liên hệ #26403 lô 193 | | ⚠ Khác biệt văn hoá về việc phát biểu trong nhóm | ⚠ liên hệ #26316 lô 191 | | ⚠ Rào cản ngôn ngữ | ⚠ liên hệ #26601 cùng lô | | ⚠ Vị thế thấp hơn trong nhóm | ⚠ người mới, người trẻ, nhà thầu | | ⚠ Chưa thấy an toàn để nói | ⚠ liên hệ #26469 lô 194 | | ⚠ Hệ quả nếu không xử lý | ⚠ cuộc họp sẽ phản ánh quan điểm của những người nói to nhất chứ không phải quan điểm tốt nhất — và đó là một cách rất tốn kém để ra quyết định |

Từ khoá nhận diện:

"bảo đảm mọi người đều đóng góp được" → ⚠ MỜI NGƯỜI ÍT NÓI bằng câu hỏi CỤ THỂ "bắt mọi người viết ra giấy" → ⚠ kỹ thuật thật nhưng cứng nhắc cho họp thường ngày "giới hạn hai phút mỗi người" → ⚠ chặn người nói nhiều, không giúp người nói ít "trình bày tổng quan đầu buổi" → ⚠ việc tốt nhưng không liên quan tới mục tiêu này

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Trong buổi họp gần nhất, ai không nói câu nào | | | Bạn có biết họ am hiểu mảng nào để hỏi đúng không | | | Người nói nhiều nhất chiếm bao nhiêu phần trăm thời gian | |

Và điều mà một người điều phối giỏi làm khác người chủ trì thông thường: họ không cố gắng nói ít đi để nhường lời — họ chủ động tạo ra một chỗ trống có hình dạng vừa vặn cho người đang im lặng bước vào.

Câu 159 People
Yolanda is a scrum master for Project APP41, which has stakeholders in Belgium, France, Portugal and the United States. All stakeholders share a common language, but not all stakeholders are as fluent as others, which has caused communication errors and misunderstandings between Yolanda and the stakeholders in the past. What is the first thing Yolanda should do to mitigate this risk?
  1. A Do nothing. This is an acceptable risk to the project.
  2. B Simplify communications to ensure all stakeholders can understand the updates.
  3. C Determine which stakeholders are having trouble and get reports translated for them.
  4. D Determine which stakeholders are having trouble and get them language tutors.
Xem giải thích

Đáp án

B — ĐƠN GIẢN HOÁ giao tiếp để bảo đảm mọi bên liên quan đều hiểu được nội dung cập nhật.

Vì sao đúng

⚠ Vì sao đơn giản hoá là việc ĐẦU TIÊN: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Áp dụng cho TẤT CẢ, không cần biết ai đang gặp khó | ⚠ giải pháp phổ quát, không phân biệt ai | | ⚠ Làm được NGAY, không tốn chi phí | ⚠ chỉ cần đổi cách viết | | ⚠ KHÔNG khiến ai phải thừa nhận mình chưa thạo ngôn ngữ | ⚠ rất quan trọng — hỏi thẳng là đặt người ta vào thế khó | | ⚠ Đề hỏi việc ĐẦU TIÊN để GIẢM NHẸ rủi ro | ⚠ và đây là biện pháp giảm nhẹ hiệu quả nhất trên mỗi đơn vị công sức | | ⚠ Người bản ngữ cũng hưởng lợi | ⚠ văn bản rõ ràng tốt cho tất cả | | ⚠ Kết luận | ⚠ sửa NGUỒN phát thông tin thay vì sửa từng người nhận |

⚠ Nguyên tắc thiết kế đáng nhớ: ⚠ khi một rào cản ảnh hưởng tới một số người mà bạn không biết chính xác là ai, hãy thay đổi thứ áp cho TẤT CẢ ⚠ — đó cũng chính là tinh thần của thiết kế phổ quát.

Vì sao các phương án khác sai

  • C (xác định ai đang gặp khó rồi dịch báo cáo cho họ) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ dịch thuật là giải pháp triệt để nhất và thể hiện sự chu đáo: ⚠ nhưng ⚠ nó chậm, tốn kém, và bước "xác định ai đang gặp khó" buộc người ta phải tự nhận mình chưa thạo ⚠ — nhiều người sẽ không nhận, vì đó là điều khó thừa nhận trước đồng nghiệp; ⚠ và đề hỏi việc ĐẦU TIÊN — dịch thuật là biện pháp bổ sung về sau, không phải bước một.

  • D (tìm gia sư ngôn ngữ cho những người gặp khó) — ⚠ giải pháp DÀI HẠN cho một vấn đề CẦN GIẢI QUYẾT NGAY; ⚠ và nó đặt gánh nặng lên người nhận thay vì lên người gửi.

  • A (không làm gì, đây là rủi ro chấp nhận được) — ⚠ đề nói rõ đã CÓ lỗi giao tiếp và hiểu lầm XẢY RA rồi; ⚠ nó không còn là rủi ro để chấp nhận — nó đã là vấn đề; ⚠ liên hệ #26584 cùng lô.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26474 lô 194 (Kyle và 5C — email dài với đội đa ngôn ngữ), ⚠ #26587 cùng lô (5C — câu đối chiếu), ⚠ #26598 cùng lô (bất đồng do ngữ nghĩa), ⚠ #26316 lô 191 (khác biệt văn hoá), ⚠ #26575 lô 196 (đội đa quốc gia chia sẻ tri thức).

⚠ ĐƠN GIẢN HOÁ GIAO TIẾP — làm cụ thể thế nào: | Việc | Nội dung | |---|---| | ⚠ Câu NGẮN, một ý một câu | ⚠ tránh mệnh đề lồng nhau | | ⚠ Dùng từ THÔNG DỤNG | ⚠ tránh từ hiếm và từ hoa mỹ | | ⚠ Tránh THÀNH NGỮ và ẩn dụ | ⚠ thứ khó nhất với người dùng ngôn ngữ thứ hai | | ⚠ Tránh viết tắt không giải thích | | | ⚠ Dùng gạch đầu dòng, bảng, hình ảnh | ⚠ hình ảnh vượt qua rào cản ngôn ngữ tốt nhất | | ⚠ Nêu YÊU CẦU ở ngay câu đầu | ⚠ liên hệ #26474 lô 194 | | ⚠ Có bảng THUẬT NGỮ chung cho dự án | ⚠ liên hệ #26598 cùng lô | | ⚠ Cách kiểm chứng | ⚠ yêu cầu người nhận DIỄN GIẢI LẠI bằng lời của họ — liên hệ #26499 lô 195; đó là cách duy nhất biết chắc thông điệp đã tới nơi |

⚠ Bộ giải pháp đầy đủ cho rào cản ngôn ngữ — theo thứ tự triển khai: | Thứ tự | Biện pháp | Chi phí | |---|---|---| | ⚠ 1 | ⚠ ĐƠN GIẢN HOÁ mọi giao tiếp — đáp án | ⚠ gần như bằng 0 | | ⚠ 2 | ⚠ Xác nhận đã hiểu bằng cách diễn giải lại | ⚠ rất thấp | | ⚠ 3 | ⚠ Bảng thuật ngữ chung, tài liệu trực quan | ⚠ thấp | | ⚠ 4 | ⚠ Gửi tài liệu TRƯỚC buổi họp để có thời gian đọc | ⚠ thấp — liên hệ #26458 lô 194 | | ⚠ 5 | ⚠ Dịch các tài liệu quan trọng | ⚠ trung bình — phương án C | | ⚠ 6 | ⚠ Hỗ trợ học ngôn ngữ | ⚠ cao, dài hạn — phương án D | | ⚠ Nguyên tắc | ⚠ làm từ trên xuống — bốn bước đầu gần như miễn phí và giải quyết được phần lớn vấn đề; chỉ khi chúng chưa đủ thì mới tới hai bước tốn kém phía dưới | |

⚠ Vì sao KHÔNG nên bắt đầu bằng việc "xác định ai gặp khó": | Vấn đề | Nội dung | |---|---| | ⚠ Người ta ngại thừa nhận mình chưa hiểu | ⚠ nhất là trước đồng nghiệp và cấp trên | | ⚠ Nó biến một vấn đề chung thành vấn đề của vài cá nhân | | | ⚠ Có thể gây cảm giác bị đánh giá về năng lực | ⚠ liên hệ #26460 lô 194 — Status trong SCARF | | ⚠ Và ngay cả người thạo ngôn ngữ cũng có lúc hiểu sai | ⚠ hiểu lầm không chỉ do ngôn ngữ | | ⚠ Cách tiếp cận tốt hơn | ⚠ nói với cả nhóm: "tôi sẽ viết ngắn gọn và rõ hơn để mọi người dễ theo dõi" — đặt trách nhiệm lên NGƯỜI GỬI, đó vừa đúng về nghiệp vụ vừa giữ được thể diện cho tất cả |

Từ khoá nhận diện:

"bên liên quan khác mức thông thạo ngôn ngữ, việc ĐẦU TIÊN" → ⚠ ĐƠN GIẢN HOÁ GIAO TIẾP "dịch tài liệu" → ⚠ biện pháp bổ sung về sau, không phải bước một "gia sư ngôn ngữ" → ⚠ giải pháp dài hạn cho vấn đề trước mắt "chấp nhận rủi ro" → ⚠ sai vì hiểu lầm ĐÃ xảy ra — nó là vấn đề, không còn là rủi ro

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Báo cáo của bạn có dùng thành ngữ hay viết tắt không giải thích không | | | Bạn có bao giờ hỏi lại xem người nhận hiểu thế nào không | | | Đội đa quốc gia của bạn có bảng thuật ngữ chung không | |

Và điều mà việc đơn giản hoá giao tiếp mang lại ngoài mục đích ban đầu: văn bản viết cho người dùng ngôn ngữ thứ hai gần như luôn rõ ràng hơn với tất cả mọi người — kể cả với chính người viết ra nó, khi họ đọc lại sáu tháng sau.

Câu 160 Process
Elsie is a junior project manager at your firm, and you are responsible for training her on risk management and monitoring policies. She asks what should result from risk monitoring. What will you not tell her to expect because of risk monitoring?
  1. A Budget change requests.
  2. B Changes to the business case.
  3. C Updates to the risk register.
  4. D Changes to the risk management plan.
Xem giải thích

Đáp án

B — THAY ĐỔI TÌNH HUỐNG KINH DOANH (changes to the business case) — đây KHÔNG phải kết quả của giám sát rủi ro.

Vì sao đúng

⚠ Vì sao tình huống kinh doanh không phải đầu ra của giám sát rủi ro: | Lý do | Nội dung | |---|---| | ⚠ Tình huống kinh doanh nằm NGOÀI ranh giới dự án | ⚠ nó thuộc về tổ chức, được lập TRƯỚC khi dự án tồn tại | | ⚠ Nó do NHÀ TÀI TRỢ và tổ chức sở hữu, không do quản lý dự án | | | ⚠ Giám sát rủi ro tạo ra đầu ra TRONG phạm vi dự án | ⚠ cập nhật tài liệu, yêu cầu thay đổi, thông tin hiệu năng | | ⚠ Nếu rủi ro lớn tới mức đe doạ tình huống kinh doanh thì phải LEO THANG | ⚠ quyết định thuộc về nhà tài trợ — liên hệ #26585 cùng lô | | ⚠ Ba phương án còn lại đều là đầu ra thật | | | ⚠ Kết luận | ⚠ câu hỏi phủ định — chọn thứ nằm ngoài thẩm quyền của quy trình này |

Vì sao các phương án khác sai

  • A (YÊU CẦU THAY ĐỔI NGÂN SÁCH) — ⚠ phương án gây nhiễu mạnh nhất vì ⚠ ngân sách nghe cũng "lớn" và cũng thuộc về tổ chức, dễ bị xếp cùng nhóm với tình huống kinh doanh: ⚠ nhưng ⚠ yêu cầu thay đổi là ĐẦU RA CHÍNH THỨC của giám sát rủi ro ⚠ — khi một rủi ro xảy ra hoặc dự phòng không đủ, quản lý dự án nộp yêu cầu thay đổi; ⚠ anh ta không tự duyệt, nhưng việc tạo ra yêu cầu chính là đầu ra của quy trình.

  • C (CẬP NHẬT SỔ ĐĂNG KÝ RỦI RO) — ⚠ đầu ra hiển nhiên nhất: ⚠ rủi ro đóng, rủi ro mới, đổi mức, rủi ro tồn dư — liên hệ #26564 lô 196.

  • D (THAY ĐỔI KẾ HOẠCH QUẢN LÝ RỦI RO) — ⚠ đầu ra thật: ⚠ nếu cách quản lý rủi ro hiện tại không hiệu quả thì chính kế hoạch đó phải sửa.

Ghi nhớ

⚠ Đối chiếu: ⚠ #26493 lô 195 (rà soát rủi ro liên tục), ⚠ #26564 lô 196 (bốn khái niệm rủi ro), ⚠ #26551 lô 196 (tác nhân kích hoạt), ⚠ #26548 lô 196 (dự phòng bất trắc), ⚠ #26585 cùng lô (leo thang khi vượt thẩm quyền).

⚠ GIÁM SÁT RỦI RO — đầu ra chính thức: | Đầu ra | Nội dung | |---|---| | ⚠ Thông tin hiệu năng công việc | ⚠ các ứng phó có hiệu quả không, mức phơi nhiễm rủi ro hiện tại | | ⚠ YÊU CẦU THAY ĐỔI | ⚠ gồm cả thay đổi ngân sách và tiến độ — phương án A | | ⚠ Cập nhật KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN | ⚠ gồm kế hoạch quản lý rủi ro — phương án D | | ⚠ Cập nhật TÀI LIỆU DỰ ÁN | ⚠ sổ đăng ký rủi ro, sổ vấn đề, sổ bài học — phương án C | | ⚠ Cập nhật TÀI SẢN QUY TRÌNH tổ chức | ⚠ mẫu, danh sách kiểm, dữ liệu lịch sử về rủi ro | | ⚠ Điều KHÔNG có trong danh sách | ⚠ thay đổi TÌNH HUỐNG KINH DOANH — nó là tài liệu của tổ chức, được rà soát ở các cổng giai đoạn hoặc khi nhà tài trợ quyết định, không phải đầu ra của một quy trình trong dự án |

⚠ TÌNH HUỐNG KINH DOANH — vì sao nó nằm ngoài dự án: | Khía cạnh | Nội dung | |---|---| | ⚠ Được lập TRƯỚC khi dự án được phê duyệt | ⚠ nó là lý do dự án tồn tại | | ⚠ Trả lời câu hỏi: vì sao tổ chức nên đầu tư vào việc này | ⚠ lợi ích, chi phí, phương án thay thế, rủi ro ở mức cao | | ⚠ Do NHÀ TÀI TRỢ sở hữu | | | ⚠ Được rà soát ở các CỔNG GIAI ĐOẠN | ⚠ để quyết định có tiếp tục dự án không | | ⚠ Quản lý dự án CUNG CẤP THÔNG TIN cho việc rà soát đó | ⚠ nhưng không tự sửa nó | | ⚠ Khi nào rủi ro chạm tới tình huống kinh doanh | ⚠ khi tổng mức rủi ro lớn tới mức lợi ích không còn vượt chi phí — lúc đó việc của quản lý dự án là LEO THANG với số liệu đầy đủ, và quyết định dừng hay tiếp tục thuộc về nhà tài trợ; liên hệ #26585 cùng lô |

⚠ Ranh giới thẩm quyền — một chủ đề lặp lại khắp đề PMP: | Thuộc quản lý dự án | Thuộc tổ chức / nhà tài trợ | |---|---| | ⚠ Cập nhật tài liệu dự án | ⚠ phê duyệt tình huống kinh doanh | | ⚠ Nộp yêu cầu thay đổi | ⚠ duyệt yêu cầu thay đổi lớn | | ⚠ Dùng dự phòng bất trắc | ⚠ duyệt chi dự trữ quản lý — liên hệ #26488 lô 195 | | ⚠ Điều chỉnh cách thực hiện trong đường cơ sở | ⚠ quyết định dừng hoặc đổi hướng dự án | | ⚠ Đề xuất và phân tích | ⚠ quyết định chiến lược | | ⚠ Nguyên tắc chung | ⚠ quản lý dự án có toàn quyền TRONG đường cơ sở đã duyệt, và có nghĩa vụ LEO THANG mọi thứ vượt ra ngoài nó — biết ranh giới này là một trong những điều được kiểm tra nhiều nhất trong đề |

Từ khoá nhận diện:

"thay đổi tình huống kinh doanh" → ⚠ KHÔNG phải đầu ra của giám sát rủi ro "yêu cầu thay đổi ngân sách" → ⚠ đầu ra thật — nộp yêu cầu, không tự duyệt "cập nhật sổ đăng ký rủi ro" → ⚠ đầu ra hiển nhiên nhất "thay đổi kế hoạch quản lý rủi ro" → ⚠ đầu ra thật khi cách làm hiện tại không hiệu quả

Ba việc kiểm chứng: | Việc | Cách | |---|---| | Bạn có biết tình huống kinh doanh của dự án mình nói gì không | ⚠ rất nhiều quản lý dự án chưa từng đọc nó | | Nó có còn đúng sau những gì đã xảy ra không | ⚠ nếu không, đó là việc phải báo cáo lên | | Bạn có phân biệt được việc mình quyết được và việc phải leo thang không | |

Và câu hỏi mà Elsie nên hỏi tiếp sau bài học này: nếu giám sát rủi ro cho thấy dự án không còn đáng làm nữa, tôi phải làm gì? — và câu trả lời không phải là tự sửa tình huống kinh doanh, mà là mang bằng chứng đó tới đúng người, càng sớm càng tốt.